Struktur i 8 steg: Stefan Falks metod för effektiv administration

De administrativa uppgifter som skjuts upp är, enligt en undersökning i Chef i november 2015, dokumentation av saker som hänt, policydokument som krishantering, jämställdhets- och mångfaldsplaner och pappersarbete kring strategifrågor som verksamhetsutveckling och omorganisation.

Struktur i åtta steg är ledarskapsutvecklaren Stefan Falks bästa råd för att lyckas ta tag i administrationen innan den blir en surdeg.

Lösning: Strukturera mera

1. Börja med att sortera bort allt du inte behöver göra, men som du gör av gammal vana.

 2. Skapa en översikt över dina administrativa arbetsuppgifter.

3. Dela upp i obligatoriskt och frivilligt. Frivilligt kan till exempel vara att du alltid gör dina checklistor på torsdagar.

4.  Dela sedan upp den obligatoriska administrationen i planerat och återkommande.

5. Sortera det planerade. Skapa dig en bild av hur mycket och hur ofta.

6.  Sortera det oplanerade. Dela upp det i vad som är lätt och svårt.

7. När du har fått överblick kan du dels se om det verkligen är så mycket som du tror, dels göra en plan och ett beslutsträd. Och du har fått perspektiv.

8. Boka därefter in den tid som krävs i din almanacka så att du inte behöver vara ute i sista sekund.

Tips: Det som är lätt behöver du inte lägga någon tid på och det som är svårt behöver du göra lätt. Det gör du genom att ta reda på vad det beror på att det är svårt; om du till exempel saknar information eller gör det vid fel tillfälle.