En dag på utbildningen Ny som chef

Det är en uppsluppen atmosfär i utbildningslokalen på Skogshem & Wijk på Lidingö i Stockholm. Utbildningsledare Aurora Sparre och programansvarig Anna Olcén har i utbildningen Ny som chef lagt upp ett fullspäckat program med flera givande övningar för de nyblivna ledarna.

Att vara ny i sin chefsroll kan kännas både svårt och lite läskigt. Kanske ska du bli chef över dina kollegor eller så är du helt ny i en grupp med inarbetade rutiner. Deltagarna på ledarskapsutbildningen är i olika åldrar, med olika bakgrunder och erfarenheter vilket skapar en bra dynamik och en möjlighet att lära av varandra.

Under de första dagarna har de gått igenom olika utvecklingsfaser för medarbetare så väl som hos sig själva. Många frågeställningar väcks och tillsammans med Aurora och Anna benar de ut olika scenarion de kan tänkas ställas inför som nyblivna chefer.

Att ta till sig mycket information på relativt kort tid kan i vanliga fall kännas överväldigande, men i Chefakademins ledarskapsutbildningar handlar det om att konkretisera, reflektera och dela erfarenheter för att engagera varje deltagare.

”Det är fullständigt omöjligt att hela tiden veta vad alla era medarbetare behöver för att få rätt förutsättningar att lyckas i sina enskilda projekt. Därför finns ett värde att berätta vad ni som chef gör och har lärt er och sedan försöka hitta ett gemensamt språk”, menar Aurora.

”Det handlar om kvalitativa samtal där båda parter enas om vad som skapar bästa möjliga förutsättningarna för medarbetaren att genomföra sitt uppdrag. Med ett gemensamt språk kan de komma till er och berätta vad de behöver snarare än att ni ska sitta och gissa hela tiden”, förklarar Aurora när de pratar om begreppen engagemang och kompetens hos medarbetarna.

”För er som tycker om diagram kan jag visa i ett vad som händer i de olika faserna med kompetens och engagemang kopplat till Situationsanpassat ledarskap”, fortsätter hon och målar upp ett i flera färger.

Hon frågar gruppen hur en kurva för kompetensen skulle kunna se ut om den ritades som en linje.

”Det är brant i början!”, svarar en deltagare.

Aurora nickar och frågar hur kompetensen kan röra sig ur ett utvecklingsperspektiv och om någon skulle kunna komma upp och rita.

Det uppstår en fnissig stämning när en av deltagarna går fram till tavlan och Aurora skämtar om likheterna med skolundervisningen. Alla är fokuserade på det som sker och har nära till skratt. Det märks att gruppen har börjat lära känna varandra.

Aurora frågar hur det ser ut i början, och vad som kan hända över tid. Tillsammans hjälps gruppen åt att skapa en bild av hur en kompetens- och engagemangskurva kan se ut. Medan deltagaren målar vidare i diagrammet frågar Aurora hela tiden hur han tänker.

De kommer fram till att ju mer en medarbetare får öva på en ny arbetsuppgift, desto mer växer kompetensen över tid. I takt med det kan hen många gånger också få ett högre engagemang inom det specifika området.

”Men vad händer om engagemanget sviktar trots att medarbetare får tid att öva?”, undrar deltagaren.

”Det handlar om att ständigt följa upp, visa uppskattning för det som funkar och vara intresserad av det som inte fungerar”, säger Aurora. ”Visst kan det komma en dipp i engagemanget hos medarbetare av en rad olika anledningar, med det kommer tillbaka och allra helst med stöd från er som chefer.”

Upplägget i Ny som chef kretsar mycket kring om hur man som chef kan matcha lämplig ledarstil till medarbetare i olika faser, i relation till roll och arbetsuppgifter – så kallat situationsanpassat ledarskap.

Hur gör man för att motivera en nyanställd som befinner sig i utvecklingsfas ett, som kännetecknas av låg områdeskompetens men högt engagemang, eller en mer erfaren medarbetare som kan kategoriseras i utvecklingsfas fyra (hög kompetens och högt engagemang), kopplat till de uppgifter hen utför?

Här får deltagarna stöd från programlitteraturen, men innan de får facit har de i uppgift att i grupp diskutera hur man som chef kan tänka när det kommer till att sätta upp mål och möta variationer i motivationen. När de är klara får de gå upp och skriva ner sina gemensamma svar på ett blädderblocksblad.

Det blir en livlig diskussion efteråt och tillsammans kopplar de sedan de teoretiska delarna till egna aktuella situationer på sina respektive arbetsplatser.

”Det är viktigt att ni återkommer och fortsätter att ställa frågor till era medarbetare. Det handlar om att lyssna för att förstå vad medarbetaren behöver, ber om och ifall de kan behöva ytterligare vägledning”, förtydligar Aurora.

Deltagarna får även utrymme att berätta om sina egna erfarenheter och utmaningar. En av deltagarna tar upp ett problem hon har brottats med sedan hon blev befordrad till chef:

”Precis i början var det tänkt att vi nya chefer skulle få en egen ledarskapsutbildning, men det blev aldrig av. Jag upplevde det som respektlöst att jag inte fick ta del av det när jag vet hur brant inlärningskurvan för nya chefer kan vara. Hur gör man i en sådan situation?”

Aurora: ”Jag skulle ta bort ordet respektlöst, för det lägger så stort avstånd mellan dig och din chef. Det kan verkligen vara frustrerande att inte få det vi behöver givet en speciell situation. Men det är inte elakhet som ligger bakom de beslut som fattas av närmsta chef.”

Deltagaren: ”Men borde inte en stor arbetsgivare som har flera mellanchefer veta vad det innebär att vara ny som chef?”

Aurora: ”Det kan man tycka, men vi är människor i system som tyvärr glömmer saker. Det vi kan göra är att påminna och be om utbildning och stöttning. Då hjälper vi våra chefer och oss själva på samma gång.”

Deltagaren: ”För mig är det vi lärt oss hittills verkligen en aha-upplevelse. Att se det här resonemanget och hur jag som chef ska agera, men jag har insett att även jag som anställd behöver stöd i min chefsroll från min chef.”

Programansvarig Anna Olcén svarar: 

”Det är otroligt viktigt att prata med både sina medarbetare och chefer om utvecklingsmodellerna vi har pratat om här så att ni gemensamt får de bästa förutsättningarna att lyckas.”

”Det är lätt att man blir otålig och tänker ’hon/han borde ju förstå!'”, fortsätter Aurora.

”Men försök att vara tålmodiga och tydliga i all kommunikation, både med era medarbetare såväl som era chefer. Det är när man kör fast som den verkliga utmaningen och utvecklingspotentialen ligger; vad är det som saknas, vad skulle hjälpa och hur ska vi gå vidare?”, summerar Aurora när den andra programdagen börjar lida mot sitt slut.