Skapa ordning i kaoset på en kvart

Som projektledare i grossistbranschen var David Stiernholm själv i stort behov av mer struktur. Han gjorde det mesta på uppstuds och kunde aldrig släppa jobbet.

Av en slump fick han David Allens klassiker om vardagseffektivitet »Getting things done« i sin hand och började införa metoderna i sin vardag.

Det hade han nytta av när han sedan fick ett arbete som ställföreträdande vd.
»Jag ville göra livet enkelt, eftersom jag i grunden är en njutningsmänniska och inte vill tänka för mycket på jobbet på min fritid.«

När han sedan började arbeta som konsult var hans affärsidé att hjälpa företag med strategifrågor. Men det var något annat de egentligen behövde.

»Jag märkte att strategierna sällan genomfördes. Det var alltid något annat som kom emellan. Först och främst behövde de hjälp med den personliga effektiviteten. Sedan kunde de ägna sig åt ledarskapet.«

Nu arbetar han som struktör, och hjälper bland annat chefer att få ordning i jobbkaoset.

De vanligaste strukturmissarna chefer gör är:

•  man samlar »att göra«-noteringar på flera olika ställen. I mejlen, på post it-lappar, i datorn och i mötesanteckningar.
•  man sorterar inte sina mejl i mappar.
•  man samlar högar med papper som innehåller underförstådda »att-göra«- uppgifter.

Har din egen situation blivit olidlig?

Så här skapar du ordning om du har…

…en kvart
Satsa på en projektöversikt. Lista eller gör en mindmap över de projekt eller satsningar du driver just nu. Det kan både vara långsiktiga projekt som löper över flera år, eller ett inköp som kräver flera steg.
På varje projekt skriver du ner vad som är ditt nästa steg. Är det att ringa någon, skicka ett mejl, eller väntar du på besked?

David: »De som gör en projektöversikt känner ofta att de har bättre överblick och att de rör sig framåt.«

…en timme
Satsa på en komplett »att göra«-lista. 
Töm huvudet på allt du har att göra. Samla ihop alla lappar, alla mötesanteckningar och alla andra påminnelser som ligger och skräpar. 
Formulera listan i punkter som är konkreta uppgifter. Exempelvis »Ring x«, »mejla y«, »köp gem«.

När du har fått ner allt, kategorisera uppgifterna. Antingen efter:
– Vilket projekt de tillhör.
– Vilken kontext du ska utföra dem i; vid datorn, vid telefonen, med en kollega.
– Hur långt tid uppgiften tar; fem minuter, en kvart, en halvtimme.

…en dag

Satsa på en röjardag. Målet är att få struktur på högarna.
Redan innan du börjar, gör en projektöversikt och en att göra-lista, så du vet hur du ska kategorisera det som finns i högarna.
 Gå igenom hög för hög, se om det finns något i dem som är en att göra-uppgift. När du skrivit ner den, släng materialet. Om du måste spara, kategorisera i olika högar. Köp sedan in hängmappar, pärmar, brevkorgar eller plastfickor för förvaring.
Försök att hålla dig till så få system som möjligt. Om du förvarar material i både pärmar, mappar, korgar och tidskriftssamlare är risken stor att du tappar strukturen.