Ni måste bli mer digitala – 3 tips för att väcka kollegerna

FRÅGA: Jag som avdelningschef på ett större företag upplever att det finns en viss skepsis hos mina medarbetare när det gäller vår digitaliseringsprocess. Det skämtas bort, ungefär som ett misslyckat projekt som ledningen kommer att avbryta inom kort.

Men så är det ju inte. Hur kan jag få medarbetarna att förstå allvaret i förändringsresan? Hur kan jag bli tillräckligt tydlig utan att behöva säga till på skarpen? Och hur lägger jag fram de svårigheter som kan uppstå?

/Malin

Carin Forsling svarar:

Det första steget är att se till att du själv förstår ditt företags övergripande riktning gällande digitaliseringen, och hur din avdelning spelar en roll i att förverkliga detta. Säkerställ att du själv enkelt kan förklara vart företaget i stort är på väg, vilka drivkrafterna är samt huvuddraget i hur man ser resan dit (fokusområden, ambitionsnivå, milstolpar, hastighet).

Här gör många misstaget att slarva med att svara tillräckligt tydligt på frågan ”Varför?”. Var därför extra noga med att förklara både de risker som finns om digitaliseringen inte tas på allvar men fram-för allt möjligheterna – både för din avdelnings verksamhet och för medarbetarna. För många innebär en ökad digitalisering att man till exempel kommer att lägga mindre tid på administration.

För att göra framtidsbilden extra engagerande och greppbar, kan du ta fram två-tre berättelser från olika fiktiva personers perspektiv som visar hur ni som företag kommer att upplevas i framtiden. Jag tänker på till exempel kund, medborgare, arbetsledare, anställd i butik/fabrik/vårdcentral, eller sett från olika roller inne på ert företag. Genom detta gör du era visioner lättare att förstå och ta till sig för varje enskild medarbetare.

Men tänk på att undvika alltför detaljerade berättelser eller att placera dem i en framtid för långt bort, de ska varken fungera som en arbetsbeskrivning eller kännas som science fiction.

Jag tycker även att du ska vara tydlig kring de utmaningar som förändrings-resan kommer att innebära och hur du vill se att dina medarbetare ska bidra.

För att förklara skiftet kan en enkel ’från-till-modell’ hjälpa. Det vill säga, vi går från ett synsätt där teknik ska stötta definierade verksamhetsprocesser till att teknik omdefinierar verksamhetsprocesser fundamentalt, från vattenfall till agilt arbetssätt, från uppdelning i it-projekt och verksamhetsprojekt till funktionsöverskridande digitala affärsutvecklingsprojekt.

Till sist vill jag understryka vikten av att kontinuerligt kommunicera kring förändringsresan, dess framsteg och goda exempel.

Här är det bra med några nyckeltal som enkelt visar  i vilken riktning arbetet går, till exempel andel ärenden som går i digitaliserade flöden.

Var också fortsatt transparent kring utmaningarna och hur de ska tacklas så att medarbetarnas farhågor i någon mån bekräftas men också ses som konstruktivt hanterade. Det är viktigt för att bygga förtroendet – arbetet upplevs gemensamt och ”på riktigt”.