Från förslagslåda till besparingar och vinst

Med en allt hårdare konkurrens gäller det att ständigt hitta nya, smartare sätt att arbeta.

På Nordic Sugars två anläggningar i Skåne, raffinaderiet i Arlöv och fabriken i Örtofta, har man ett förslagssystem där målet är att varje medarbetare ska lämna i genomsnitt två förslag per år. Ett mål man uppnått under en följd av år.

Förra året gav förslagen en nettobesparing på 1,7 miljoner kronor.

”Ledningsgruppen och avdelningscheferna har ansvar för att förslagsverksam­heten fungerar. Det ligger sedan till grund för ett bonussystem för cheferna”, säger Ulf Landström, processingenjör och förslagsgeneral på Nordic Sugar.

1. Förslagslåda

Förslagsverksamhetens it-baserade system be­­står av två delar.

Den ena delen är ett webbaserat gränssnitt där medarbetarna kan skriva in sina förslag. Den delen av it-syste­met kan nås från alla datorer på företaget. Där kan man också se vilka förslag man själv och andra har lämnat och söka bland alla förslag.

”Då ser man om det redan finns en lösning på problemet. I det ligger mycket av lönsamheten, att det finns en sådan mängd förslag att man inte behöver uppfinna hjulet igen, för att an­vända en gammal metafor”, säger Ulf Landström, processingenjör och förslagsgeneral på Nordic Sugar.

2. Sortering och gallring

Den andra delen i systemet är en databas där förslagen samlas in. Varje förslag ska ha en angiven mottagare; det ska riktas till den avdelning förslagsställaren anser ska bedöma och använda förslaget.

På varje avdelning finns en ansvarig, avdelningschefen eller någon som ansvaret har delegerats till, som avgör om förslaget kommit till rätt avdelning och i annat fall skickar det vidare.

På avdelningen avgör man vilka idéer som kan omsättas i praktiken. Det brukar vara omkring en av fem.

Men alla förslag som överhuvudtaget lämnas in belönas med en blomstercheck.

”Det handlar om att få volym på förslagsstäl­landet. Om människor uppmuntras att ta ini­tiativ och komma med idéer, kommer så småningom riktigt viktiga och lönsamma förslag”, säger Ulf Landström.

3. Bedömning och poängsättning

Alla förslag som bedöms går att använda poängsätts utifrån två huvudkriterier:

A. Relationen mellan förslagsställaren och förslaget:

Om idén i första hand berör förslagsställarens dagliga arbetsuppgifter blir poängen lägre.

Om förslaget i stället berör verksamhet längre från förslagsställaren eller är mer övergrip­ande, ger det högre poäng.

”Det ingår i ditt eget ansvar att förbättra och utveckla ditt eget arbete och din egen arbetsmiljö, därför ger sådana förslag lägre poäng än sådant som kräver att du är insatt i andra delar av verksamheten”, säger Ulf Landström.

B. Lönsamhet eller annat värde:

För att bedöma om förslaget har värde i pengar, miljö, arbetsmiljö eller något annat, har de som hanterar förslagen hjälp av ett antal frågor. Frågorna ska ge svar på om förslaget kan vinstberäknas eller ej, och om dess originalitet.

Exempel på frågor: Leder förslaget till

● rationaliseringar?

● användning på flera områden?

● metodförbättringar?

● bättre arbetsrutiner?

● materialbesparing?

● ökad trivsel?

Poängen sätts på en skala från 0 till 5. Därefter räknas poängen för ”relation” respektive ”lönsamhet” samman.

4. Belöning

Alla förslag som genom­förs belönas, med presentkort eller pengar, som står i relation till lönsamheten eller värdet av förslaget. I snitt genomförs varje år 20 procent av de inlämnade förslagen på Nordic Sugar.

Under årens lopp har det kommit flera förslag som gett stora kostnads­besparingar – eller för­bättringar för miljö och arbetsmiljö.

”Ett exempel är ett förslag på hur man kunde spara energi. Det gav en besparing på 800 000 kronor per år, och de tre som kom med idén fick 63 000 kronor att dela på”, säger Ulf Landström.

Besparingseffekten brukar vara i cirka tre år.