Bli mer effektiv

Hon har även ett stort kontaktnät av kunder och ett professionellt nätverk att hålla vid liv. Det räcker att slänga en hastig blick på hennes skrivbord för att inse att det är mer än fullt upp.

”Allting börjar med att du måste besluta dig för att skaffa kontroll”, säger Nina Norén, organisationskonsult på Workways som utvecklar individers och organisationers arbetssätt och utbildar i personlig effektivitet.

”För att skapa dig nya vanor måste du komma till insikt om dig själv. Börja med att analysera dig själv – vad du har för styrkor och svagheter i din roll som chef. Sedan kan du börja bygga din instrumentbräda för att få styrning och kontroll på ditt liv.”

Bestäm dig för vad du ska göra för att bli mer effektiv, sätt en målbild hur du vill vara som effektiv chef och se även till att följa upp den målbilden. Men kom ihåg att det måste få ta tid. Din strävan mot att få mera gjort ska inte bli ännu ett dåligt samvete.

”Ingen är perfekt! Se dig som en idrottare och träna utifrån målbilden. Det är okej att göra fel, du måste ju pröva olika metoder. Återigen som idrottaren som kanske testar att hoppa på ett annat sätt och sedan märker att det inte fungerar”, säger Nina Norén.

Verktyg: Så får du bukt med vanliga effektivitetsproblem

Mobilterror
Skyll inte på mobilen, analysera din vardag i stället. Kommer du ofta ut från möten och har massvis med mobilsvar att täcka upp för? Då bör du undvika att ha ett nytt möte bokat direkt inpå. Ta för vana att avsätta tid för eget arbete direkt efter mötet, då blir det inte samma panik.

”Många mobilfrågor är från medarbetare som är osäkra, ska jag säga ja eller nej, vågar vi gå vidare. Då har du inte delegerat ansvar i rätt utsträckning. Bli inte för irriterad när de söker dig på mobilen bara för att fråga om detaljer som ´vilken färg ska det vara på stolarna´, tänk att du kan vara mer tydlig med delegeringen. Börjar du systematiskt att ta varje puck en i taget rensar du sakta men säkert bort en del av ogräset”, säger Nina Norén.

Full inkorg
Behandla inte inkorgen som en förvaringsplats för referensmaterial. Dels blir du stressad av alla signaler som breven sänder till din hjärna varje gång du ser dem, dels riskerar verkligen viktiga brev att försvinna och glömmas bort i massan.

”Du skulle aldrig hantera din papperspost i brevlådan hemma som du hanterar din inbox i datorn. I så fall skulle du gå ut till brevlådan, öppna och läsa all post, stoppa tillbaka arton grejer i lådan och ta med dig två in. Brukar du markera mejl som olästa? Gör du samma sak hemma, klistrar igen kuvert igen och lägger tillbaka? Eller brukar du skicka tillbaka mejl till dig själv igen så att de lägger sig överst? Skulle du gå med din egen post till gula brevlådan och låta brevbäraren komma med dem nästa dag?”, frågar Wilhelm Hast.

Nej, så snart du har öppnat en mejl ska det bort ur inboxen. Du kan skapa mappar för att sortera bort brev du inte vill åtgärda med en gång. Mapparna kan ha rubriker som ”att spara”, ”att agera på i dag”, ”att besvara”, ”att läsa” och så vidare. Gör ett system så att du inte behöver öppna ett brev och fundera över vad du ska göra med det mer än en gång.

Sega möten
”Så fort jag tänker ordet möte tänker jag syfte! Behövs det över huvud taget ett möte?”, frågar Nina Norén.

Mötets syfte ska vara välformulerat och tydligt. Det kan vara att fatta beslut, informera, diskutera eller brainstorma fram något. Efter syftet kommer målet som ska vara specifikt uttryckt, vad är det som ska uppnås?

”Målen styr vilken tid mötet tar och även vilka deltagarna blir. Ska det fattas beslut måste de beslutsfäiga vara med, ska det informeras måste så många som möjligt som ska nås av informationen komma.”

Var kritisk när du tänker igenom antalet deltagare. Bryt mönster av typen ”han måste vara med annars blir han ledsen”. Det handlar om respekt för allas tid. De som blir kallade ska också kritiskt tänka över om de behövs på mötet, kanske räcker det om de är med på en del av mötet.

”Som chef är du ett föredöme utan dess like. Om du kommer i tid, det vill säga några minuter före mötet, kaffekoppen är hämtad och dokumenten med, och också börjar på utsatt tid så vrider du om kulturen om man är van att vänta på sen ankomst. Om du tillåter sen ankomst så sprider det sig direkt, det går på några veckor att rasera en god möteskultur. Man gör ju som chefen gör.”

Stökigt skrivbord
Är du typen som säger ”jag vet precis vad som finns i högarna, mitt system fungerar fint”? Gott så.

Men att vara välorganiserad handlar egentligen inte om hur rörigt det är på skrivbordet – det handlar om hur röran påverkar din produktivitet.

Om du håller rent på skrivbordet undviker du att få störande signaler. Du blir fokuserad och kan arbeta mer effektivt. Idealet är att tömma skrivbordet vid slutet av varje dag, för naturligtvis måste du ha papper och annat framme just när du arbetar med dem. Men nästa dag bör det vara tomt när du sätter dig igen, möjligen kan det viktigaste dokumenten som du ska arbeta med på morgonen ligga kvar.

Alla andra papper ska sorteras bort i plastmappar, pärmar, hängarkiv eller vilket system som nu passar dig och din verksamhet bäst. Du har säkert något område som verkligen fungerar för dig, kanske din adressbok eller din datorstruktur. Kopiera den.

”Har du ordning och reda bland dina papper får du en inre trygghet av att enkelt kunna hitta dina saker”, säger Nina Norén.

Det är också en fördel om dina medarbetare kan hitta bland dina papper med enkla instruktioner.

Ingen planeringstid
Det fungerar dåligt att försöka hålla saker i huvudet hela tiden eftersom de poppar upp och stör dig när du minst anar det. Det har många upptäckt och använder sig därför av att göra-listor så att alla kom ihåg sätts på pränt i stället för att skvalpa runt i minnet.

Men den stora skillnaden mellan att jobba mot att göra-listor och verkligen planera är att prioritera och tidsbestämma de olika aktiviteterna. Prioritera måste du göra eftersom att göra-listan ändå mest liknar en önskelista. Tidsbestämma aktiviteterna måste du göra för att saker och ting verkligen ska bli gjorda.

”Börja en veckoplanering med att tänka igenom vilka tre fyra saker som ska ha hänt den här veckan för att du ska känna att det har varit en bra vecka. Sedan handlar det om att planera in dem i kalendern först, innan allt annat haglar in”, säger Wilhelm Hast.

”I själva planeringen och tidsättandet av aktiviteter är vi ofta tidsoptimister. Om vi tror att det tar två timmar är det kanske mer realistiskt att det tar fyra timmar. Men det lär man sig snart att uppskatta bättre”, säger Nina Norén.

Därför är uppföljning en viktig beståndsdel i planeringen. Kontrollera vid veckans slut vad tiden i den gångna veckan egentligen gick åt till. Var det till hälften oförutsedda händelser? Om det är så din arbetsvardag ser ut måste du också planera in tid för att hantera det oförutsedda.

”Självklart uppstår ändå brandkårsutryckningar eftersom vissa saker är utanför vår kontroll, men om du avsätter tid en gång i veckan till att planera blir det lättare att hantera. Och själva planeringen får du träna på, det går snabbare ju mer du tränar”, säger Nina Norén.

När veckoplaneringen börjar flyta på märker du att du automatiskt får utrymme att tänka mer långsiktigt. Då kan du börja ställa dig själv frågan ”vad ska ha hänt fram till jul för att jag ska känna att det här har varit en bra höst”.