Driv igenom din budget

Plötsligt är det budgetdags – igen. Hur kunde ett år gå så fort? Att jobba med produktionen, tänka och planera framåt och att leda personalen är en sak. Men att hålla på med siffror, nej det är inte din grej.

Kanske har du skjutit upp det oundvikliga i det längsta. Gruvat och hittat på ursäkter för att slippa ta tag i budgeten och allt arbete som den medför. Som chef har du ju alltid tidsbristen att skylla på. I alla fall inför dig själv.

Känner du så här är du inte ensam. För många chefer är just arbetet med budgeten jättejobbigt och en källa till stor stress.

Då är det lätt att luta sig mot ekonomichefen och låta henne eller honom göra jobbet. Och sedan snabbt sätta sig in i siffrorna innan det är dags att presentera budgetförslaget för ledningen.

Men att arbeta så är inte speciellt smart i längden. Utan koll på pengarna och prognoserna kommer du inte att kunna göra ditt jobb lika bra. Och kanske riskerar du också din position när andra lyckas bättre med sina budgetar.

Som chef och ansvarig för budgeten gäller det att ha full koll ända från start.
God tid är inte ett par dagar innan budgeten ska vara klar. Det handlar om flera veckor, kanske månader, av tankearbete och research.

Visst kommer det att ta mycket tid. Men vill du verkligen ha de där extra pengarna till din avdelning för att kunna satsa på ett nytt projekt eller nyanställa, är det värt slitet.

Tänk också på att du ska leva med din budget 365 dagar. Det är utifrån budgeten som målen sätts – de mål som du blir mätt utifrån, kanske varje vecka eller åtminstone varje månad.

Den chef som har gått med på en alltför positiv intäktsbudget vet vad det handlar om – att under ett helt år bli bedömd utifrån orealistiska siffror. Dessutom är det nära på omöjligt att få medarbetarna att jobba för målen om du inte själv tror på dem. Och vad händer då med drivkraften?

Blev du rädd nu? Bra – dags att börja räkna.

Som avdelningschef kan det kanske vara lätt att bara se sin egen avdelnings behov. Men försök att lyfta blicken – sätt dig »i en helikopter« och betrakta företaget och din avdelning från ovan.

»Det är viktigt att förstå att du är en del av en hierarki och att din del ska haka i de andra delarna. Utgå från företagets eller organisationens strategi och mål, även om du befinner dig långt nere i hierarkin«, säger Gunilla Arhén, vd och grundare av chefsutvecklings- och mentorprogrammet Ruter Dam.

Vad är det som du vill göra? Hur passar det ihop med företagets mål och vision? Hur kan du argumentera för din sak?
Försök hitta argumenten som visar att det du vill göra kommer att gagna hela företaget.

Säg till exempel så här:
»Jag har gjort en marknadsundersökning som visar att vi har en potentiell marknad som vi har missat. Jag behöver xx kronor för att låta en person driva projektet under ett halvår. Min prognos är att det kommer att ge xx nya kunder vilket innebär xx kronor i intäkter.«

Dina argument kommer att bli mycket starkare i och med att du sätter in dem i ett sammanhang. Visa vad du kan bidra med, vad du behöver för att göra det – och hur det kommer att bidra till att målet för företaget uppnås.

»Även en mellanchef ska kunna se helheten och vad som är bäst för företaget. Han eller hon ska inte bara jobba för att optimera budgeten för sin avdelning«, säger Hans Eliasson, styrelseproffs som har tre decenniers erfarenhet som vd på skogsmaskinföretagen Cranab och Komatsu Forest.

Tänk på att du har informationsövertaget gentemot dem du ska presentera din budget för. Du känner din avdelning bättre än någon annan.  Det kan du utnyttja.

Fundera också igenom alla frågor du kan tänkas få när du ska presentera din budget. Räkna på allt som du vill få igenom i din budget och var konkret. När tror du att företaget har räknat hem en satsning i ökade intäkter? Var realist. Om du tror att det kommer att ta två år för en satsning att bli lönsam så säg det.

Var noga med att plocka fram nackdelarna med dina förslag. Det skapar känslan av att du verkligen har tänkt på allt och dessutom får det din chef eller styrelse att bli mindre benägen att hitta sina egna nackdelar.

Men för att lyckas få igenom sin budget räcker det inte med att bara vara väl förberedd med fakta. Den smarta chefen ser till att vara lite taktisk också.

Det är bra att i god tid se till att förankra budgeten. Men se till att du förankrar på rätt sätt, för varje företag och organisation har sin speciella kultur. Om alla exempelvis springer runt och pratar om sin budget, så gör du samma sak.

Samtala med människor. Stäm av, hör vad de har att säga. Du kan få massor med tips och idéer om saker som du inte hade tänkt på tidigare.

Dessutom kanske du får frågor som du inte har svar på. Det är bättre att få dem i god tid, så att du hinner ta reda på svaren innan det är dags att lägga fram budgeten för ledningen.

Att lobba är egentligen samma sak som att prata med människor. Så lite korridorsnack kanske inte är så dumt när det kommer till kritan.

Tänk dig in i ledningens situation. Den ska fatta beslut om en massa pengar. Visst måste det vara bra mycket bättre att komma till beslutsmötet och redan ha god kännedom om det man ska besluta om, än att få all information på plats?

När du planerar själva presentationen av budgeten är det bra att ta sig en ordentlig funderare på hur du ska göra – rent praktiskt.

Ett tips är att ta reda på hur det brukar gå till i företaget eller organisationen. Om det är brukligt att komma med mycket sifferinformation, power point-presentationer och andra skriftliga underlag – gör det! Är det i stället korta och koncisa presentationer som gäller så anpassa dig till det.

Se till att din presentation är snygg och prydlig. Ofta får mottagarna dina siffror innan ni ses och det är viktigt att de inte behöver ägna en massa tid åt att förstå din uppställning.

Om presentationen är pedagogisk och snygg slipper de känna sig dumma och ni kan börja på plus när ni möts.
»Utgå från dem som du ska prata inför. Försök lista ut vad ledningsgruppen ’går igång’ på. Varje företag eller organisation har sin agenda«, säger Anna Martinsson, managementkonsult på Consultus.

Kanske är det nedskärningar på gång. Eller nya marknader i Asien. Eller kanske ett nytt projekt som är på tapeten. Väv in detta i din presentation och koppla till det du vill göra. Hänvisa till strategier, visioner och redan fattade beslut.

»Fundera på vilka frågor som kan komma från dem som sitter och lyssnar. Vad kommer ekonomichefen att fråga om? Hur kommer vd att resonera om din budget? Det är smart att ha förberett bra svar«, fortsätter Anna Martinsson.

Men ibland går det ändå inte som man tänkt, trots att man förberett sig enligt konstens alla regler. Kanske får man inte ledningen med sig och budgetförslaget röstas ner.

»Stå ut med att allt inte går som du vill alla gånger och ta det inte personligt. Så går det för alla. Ställ i stället frågor om hur ledningen skulle vilja ha det och inse att du är en del i ett stort sammanhang«, säger Gunilla Arhén. ¶