Chefens mötesskola

Svenska arbetsplatser är värda en mötesrevolution! En bra start är mer kunskap om hur viktiga bra och effektiva möten verkligen är – och hur vi gör för att få bättre möten på jobbet. Det lär du dig här i Chefens mötesskola.
”Möten är det viktigaste ledarskapsverktyget chefer har. De lägger vägen från strategi till måluppfyllnad och är chefens viktigaste kanal till medarbetarna”, säger Sylvia Nylin, vd på Svenska Möten, som brinner för att hjälpa Sveriges företag och organisationer till bättre och mer effektfulla möten.

Hon menar att möten i allmänhet, och personliga möten i synnerhet, är en superkraft för företag.
”Bra möten frigör den kollektiva intelligensen”, konstaterar Sylvia Nylin.

Chefer och ledare spelar en nyckelroll om vi ska få till bättre möten på svenska arbetsplatser. Inte bara för att de sitter i möten mest av alla, faktiskt uppåt 25 år av sitt liv, enligt statistik från Meeting Quality Index, en årlig undersökning som Svenska Möten låter göra.

Som chef har du också ett stort mandat att påverka och besluta om nya rutiner och införa nya strukturer kring era möten.

Chefer sprider värderingar och är ansikte både utåt och inåt i en organisation. Det du gör och bryr dig om spelar roll för andra. Om du prioriterar att skapa bra möten, så kommer andra också att göra det. På samma sätt som brist på mötesstruktur och engagemang hos en chef smittar.

Ansvaret för att skapa bättre och mer effektiva möten landar till stor del på chefens axlar. Ofta utan vare sig utbildning eller förberedelsetid.
”När du är ny som chef får du ofta lära dig om arbetsrätt, att hålla svåra samtal och mycket annat. Men sällan hur man leder möten. Trots att just det är en stor del av ledares jobb”, säger Sylvia Nylin.

Här i Chefens mötesskola hjälper Chef och mötesexperterna på Svenska Möten dig en bra bit på vägen – med ny möteskunskap, inspiration, struktur och strategier.

Se till att få de möten som du, dina kollegor och kunder förtjänar. Möten som lyfter ditt ledarskap, din och dina medarbetares effektivitet och öppnar nya dörrar till både ökad lönsamhet och arbetsglädje.

Möten i en organisation skvallrar mycket om hur både effektivitet, företagskultur och lönsamhet i stort ser ut. Är det låg energi, brist på fokus och oklart kring syftet med mötet som du har hamnat i? Ja då finns det tyvärr en överhängande risk att samma brist på riktning och engagemang återspeglar sig i arbetsplatsen i stort.
Här riskerar man inte bara gäspningar och mobilsurf i smyg under långdragna möten, utan allt från ökande sjukskrivningstal, projekt som kör fast och slokande rörelseresultat.

En organisation som satsar på bättre möten får en satsning på bra ledarskap, ökat engagemang, starka team, sund arbetsmiljö och bättre lönsamhet på köpet.

”Nu pratas det ofta om att engagera medarbetare, att inkludera alla i verksamheten.  Organisationer ska bli syftesdrivna och ha en tydlig riktning. För att få det här att hända krävs bra möten med medarbetare. Det är via möten som du som chef kan få det här att hända”, konstaterar Sylvia Nylin.

Trenden går mot mer agila och självstyrande organisationer.
”Det ställer höga krav på dig som individ och ledare. Du behöver ha en mognad, en självinsikt, som gör att du förstår dina egna och andras drivkrafter och har goda intentioner och verksamhetens bästa i fokus.”

Forskning pekar på att chefer som lyckas bygga upp en effektiv och dynamisk möteskultur i sina team blir mer effektiva, både som beslutsfattare och i att skapa framgång och lönsamhet för de företag eller organisationer där de leder.
Till exempel tycks det i högpresterande bolag finnas en högre andel chefer med förmåga att engagera sina medarbetare i möten och få igång diskussioner. Här vågar kollegor både ifrågasätta och utmana men man ser också till att allas röst blir hörd.
Ny forskning från McKinsey pekar mot att just kvaliteten på diskussionen och meningsutbytena är den allra viktigaste förutsättningen för framgångsrikt beslutsfattande.

Med tydliga riktlinjer och en bra struktur för möten skapas både samsyn kring vad som behöver göras och en transparens kring när, var och hur beslut fattas i organisationen.

En plan över de möten som ska äga rum under året – från interna avdelningsmöten till den årliga konferensen för hela företaget – gör det tydligt för alla vilka frågor som hör hemma var. En bra och genomtänkt mötesstruktur innebär att alla möten får rätt fokus och ingenting lämnas åt slumpen. Det skapar trygghet och effektivitet.

Som chef eller ledare för ett team sätter du med en genomtänkt mötesstruktur upp dina egna förutsättningar för att kunna leda din grupp.
”Bygget av en bra mötesstruktur behöver inte börja uppifrån. Du kan börja där du står”, säger Sylvia Nylin på Svenska Möten.

Kommer du in som ny chef så kliver du ofta också rakt in i en ärvd mötesstruktur. Då behöver du ta dig tid att bygga en egen fungerande mötesstruktur.

”Alla företag har någon typ av ledningssystem och mötesstruktur, även om det inte alltid är uttalat”, säger Sylvia Nylin.
Det är den mötesstrukturen ni behöver utvärdera.
”Börja på den högsta nivån, med era ledningsmöten.”

Hon leder vidare genom punkterna som följer efter det, för att bygga en användbar och skräddarsydd mötesstruktur.

Skissa gärna upp en bild av när under året de olika bärande mötena för att rulla verksamheten infaller.

När chefer bygger sin egen mötesstruktur är det lätt att fastna i hierarkiskt tänk.
”Ofta görs mötesstrukturen i silos, varje chef gör sin. Men glöm inte tvärmöten. Vilka möten behöver ni för att samarbeta över avdelningsgränserna”, frågar Sylvia Nylin.

Gör en möteskartläggning och skaffa struktur – lite på samma sätt som du skulle ta dig an en hopplöst rörig garderob. 

Tänk dig en kaosgarderob. Där finns ofta fina favoritplagg och klassikerna som passar till allt. Men det är svårt att hitta och använda dem i den osorterade röran och högarna med urvuxet, trasigt och hopplöst omodernt. Bara du öppnar garderobsdörren så känner du hur handlingskraft, energi och inspiration byts ut mot en suck. Något dör inombords.

Lite samma känsla som när du kliver in i ett mötesrum på en arbetsplats där det saknas struktur och mål för möten. Där sitter vi av tid, i urvuxna, trasiga och utdaterade möten. Så kan vi ju inte ha det!

Sortera era möten i fyra olika kategorier, utifrån syfte:

Sitter du kvar med möten som inte tydligt passade in under någon av de fyra punkterna?
Då ska de antagligen läggas i det som i en garderobsrensning skulle vara ”slänga-högen”.

Finns det möten som överlappar varandra eller fungerar som dubbletter? Möten som har ett bra syfte, men som inte används så smart som de skulle kunna?
De hamnar i ”ändra-högen”. Gör dig av med dubbletter och undersök med chefskollegor och medarbetare om de ser sätt att bättre och mer effektivt nå fram till det syfte ni har med mötet.

Några av mötena hamnar säkert också i ”spara-högen”. De som fungerar väl. Möten där både du som chef och dina medarbetare får en tydlig bild hur ni ska gå vidare direkt efter mötet.

För att försäkra er om att de användbara möten ni nu har sorterat fram också fortsatt är användbara i er jobbvardag krävs några gemensamma riktlinjer och ett arbetssätt kring möten som alla är överens om.

Berätta för alla medarbetare hur företaget eller organisationen förhåller sig till möten och vilka regler som gäller. Var tydlig med vilka förväntningar som finns på era möten. Förklara hur den mötesstruktur ni enats om är tänkt att fungera under arbetsåret, inför budget, lönesamtal, etc.

Ge vägledning till medarbetare och chefer om hur de praktiskt ska gå till väga för att planera, hålla och följa upp möten som ger effekt och driver verksamheten framåt. Här är en mötespolicy till stor hjälp.

Uppdatera mötesstrukturen minst en gång per år, till exempel inför terminsstart. Stanna också upp och revidera möten när syfte och mål förändras eller ni går in i en ny fas. Stäm av med medarbetare kring hur de tycker att mötesstrukturen fungerar, till exempel i utvecklingssamtal.

Att få till ett bra möte är både mötesledarens och mötesdeltagarnas ansvar.
”Det blir lätt så att allt som inte är bra landar på chefen. Man pratar mindre om medarbetaransvaret. Ett bra möte är både mötesledaren och mötesdeltagarens ansvar. Mötesdeltagare har ett ansvar att vara aktiv på mötet. Det är inte okej att sitta på läktaren och sedan gnälla efteråt”, säger Sylvia Nylin på Svenska Möten.

Mötesdeltagare har flera viktiga uppgifter. En av dem kan vara att tacka nej till att vara med.
”Förstår du inte varför du är inbjuden eller vad du ska bidra med? Fråga den som bjudit in. Kanske räcker föredragande på en punkt, istället för att sitta med i hela mötet? Förstår du fortfarande inte varför du ska vara med, så tacka nej till mötet.”

Det behöver vara uttalat okej att tacka nej till möten. Sylvia Nylin beskriver beskriver ett moment 22 i svensk möteskultur:
”Svenskar är fostrade i en demokratisk kultur där man är väldigt rädd för att inte inkludera. Alltså bjuder man in många till möten. Mötesdeltagare vågar sedan inte tacka nej, eftersom de inte vill stöta sig med chefen.”

En mötespolicy beskriver varför man har möten och vad de ska bidra till. Den är en bra hjälp för att tydliggöra vad som förväntas av både mötesledare och mötesdeltagare under ett möte.

Här är de riktlinjer som Svenska Möten själva har tagit fram för sina egna möten:

För större externa möten eller konferenser ska alltid en ansvarig projektledare utses med tydliga mandat, instruktioner om syfte, mål, vilka förväntningar som finns samt budget. Projektledaren sätter i sin tur ihop en arbetsgrupp beroende på vilka kunskapsområden som behövs för det aktuella mötet.

Projektledaren ansvarar för helheten och arbetar enligt företagets rutiner för större evenemang. Han eller hon håller i kommunikationen med alla berörda och ser till att alla delar följs upp, inklusive:

Chefer som ifrågasätter mötesslentrian och ser till att själva bli bättre mötesledare tar enkelt jobbhjältepoäng.

Medarbetare märker att chefen värnar om deras tid och gör möten till ett effektivt arbetsredskap i en tydlig struktur. En duktig mötesledare får positiv respons från sin grupp, något som i förlängningen ger bättre självkänsla som chef.
”Börjar du ha bra möten kommer du bli en poppis chef. Det goda exempel du står för kommer också smitta av sig på hela organisationens möteskultur.”

Du har  redan lärt dig om mötesstruktur och vad som är grunden för en bra mötesledare och mötesdeltagare. Nu behövs bara det där lilla extra, det som får upp engagemanget och energin när du leder ett möte och verkligen sätter avtryck.
”Bra möten är inte rocket science. Små saker kan göra ett möte bättre”, säger Sylvia Nylin på Svenska Möten.

”Vissa har en talang som naturligt gör dem till riktigt bra mötesledare. Men alla kan lära sig. Det handlar om metodik och träning”, säger Sylvia Nylin.

Digitala möten och möten på distans är ofta både nödvändigt och mer hållbart. Men som mötesledare får du ett tuffare jobb.
”Väldigt mycket går förlorat via digitala kanaler. Man tappar nyanser och ser inte hur människor reagerar. När man ska resonera och vara kreativ blir det mycket effektivare att träffas. Det går att känna energin i rummet och det är en viktig signal för hur man ska leda mötet vidare.”

Ett distansmöte ställer högre krav på tydlighet och struktur och det är ännu viktigare att både mötesledare och mötesdeltagare är väl förberedda.
”Du fråntas ju delvis sinnena som känner av vad som händer i rummet. Vem ser ut att vilja säga något? Vad säger kroppsspråket om hur övertygad en person känner sig om ett beslut?”

Här är det nödvändigt att ha överenskomna spelregler för mötet.
”Hur ska man markera att man vill ha ordet? Säger jag kanske mitt namn, Sylvia, för att markera att jag vill säga något härnäst? Kom överens om hur mötesledaren ska leda mötet. Kanske förklarar hen i inledningen av mötet att alla vid varje punkt i turordning får säga sitt, för att undvika att prata i munnen på varandra.”

Sylvia Nylin förordar att man så långt som möjligt har personliga möten.

Här är några störande situationer som kan uppstå i möten och som de flesta av oss nog känner igen. Sylvia Nylin, vd på Svenska Möten, tipsar om hur du kan hantera dem – klicka på pilarna för att se förslag på strategier.

Situation: Du märker hur energin sjunker i mötet och mötesdeltagare tappar fokus.

Situation: Någon säger något spydigt eller angriper en annan mötesdeltagare.

Situation: En av mötesdeltagarna kollar något som inte verkar ha med mötet att göra på sin mobil.

Situation: En person tar väldigt mycket plats i mötet.

Situation: En person sitter tyst under mötet.

Situation: En person kommer sent till mötet

Situation: En medarbetare får förhinder och kan inte vara med på ett möte.

I förändring och tuffa tider blir ett sammansvetsat team viktigare än någonsin. Ledare med en förmåga att få folk att mötas kring gemensamma mål och utbyta kunskap och idéer är de som skapar framgång för företag och blir attraktiva framöver.
”Bra möten är en framtidsinvestering”, säger Sylvia Nylin på Svenska Möten.

Det är också ett sätt att bygga effektiva och lönsamma team. Möten är en viktig komponent i arbetet med att skapa psykologiskt trygga team, ett begrepp som blivit omtalat efter en forskningsstudie hos Google för några år sedan där man tittade på vad som gör ett team verkligt effektivt och starkt i förändring. Nyckeln visade sig vara trygghet.

I trygga team är man mer benägna att be om hjälp, att erkänna misstag och testa nya sätt att organisera sig. Man oroar sig inte för vad kollegorna ska tycka och tänka. Genom det lär sig medlemmarna nya saker, och genom att lära sig nya saker blir de mer effektiva.

När en chef börjar arbeta fokuserat med att skapa bättre möten och bättre kommunikation i sin grupp så sätter det ofta igång en rörelse.
”Bra möten kan ge ringar på vattnet hela vägen ut i en organisation och bli en bärande del i kulturen på arbetsplatsen”, säger Sylvia Nylin.

Googles slutsats är att det här visar var man ska fokusera som chef: Att bygga en tillåtande företagskultur, där man bland annat vågar prova nytt.

Att använda era vardagliga möten för det här är utmärkt för att bygga på och stärka teamkänslan.

Ta en titt igen på de fem förutsättningarna här ovanför. Hur kan du få in mer av det de beskriver som en del i era olika möten?

Fundera på: