Bli en samtalsbefrämjare

Har du fingertoppskänsla, kan läsa av en annan persons tillstånd, bekräfta och sammanfatta så att medarbetaren själv kommer på lösningen? Grattis, du kan titulera dig samtalsbefrämjare.
Drar du igång en monolog om dig själv, om hur du brukar göra, hur du själv skulle lösa saken och avslutar det hela med en order, när en medarbetare vill ha stöd och hjälp? Aj då. Du är en samtalssabotör. Men lugn, det går att lära sig en samtalsstil som fungerar.
I boken »Hör du vad jag säger? Fyra öron – en samtalsmodell som fungerar« (Natur och kultur) redogör författarna Ylva Ellneby och Barbro von Hilgers om skillnaden mellan de båda typernas sätt att prata.
Här är snacket du kan hoppa över – och pratet som du och din personal vinner på.

Säg inte:
»Om jag vore som du skulle jag göra så här för att hinna klart.«
När en medarbetare berättar om ett problem och behöver råd är »Om jag vore du«-meningar inte utvecklande. Dina sätt att lösa uppgifter kanske inte passar alla. Risken är att din medarbetare känner sig avsnoppad, oviktig och inte tagen på allvar. Du får aldrig igång en dialog där ni kan vrida och vända på saken för att hitta lösningen.
Säg i stället:
»Förstår jag dig rätt – det är svårigheter med att få klart allt före deadline?«
Att upprepa det din medarbetare just sagt, fast med dina egna ord, är en strategi som ger lugn åt situationen.
Du tillför inte samtalet något i detta läge, bara speglar det. Den du pratar med får då en chans att stanna upp, reflektera, och se saken ur flera perspektiv. Du tvingar inte fram en snabb lösning utan ger medarbetaren en chans att välja sina ord omsorgsfullt för att beskriva situationen.

Säg inte:
»Det är synd att du inte vill ta på dig fler arbetsuppgifter.«
Här har du satt dig till doms över medarbetaren. Det är ett effektivt sätt att döda ett samtal.
Väljer du meningar som börjar med »Det är synd att du…« eller liknande har du stängt dörren till en konstruktiv dialog.

Säg i stället:
»Å ena sidan vill du ta på dig uppgiften, å andra sidan är du tveksam.«
Hjälp din medarbetare att sammanfatta motstridiga känslor som kan komma vid exempelvis förändringar av arbetsuppgifterna.
Ofta är personen mer upp­tagen med att greppa läget än att sortera motstridiga känslor.
Att sammanfatta läget hjälper medarbetaren att fokusera. Att följa upp med »Vad är det som får dig att tveka?« är ett bra sätt att ringa in problemet.

Säg inte:
»Du har problemet därför att du löser uppgiften si eller så.«
Att ta sig tolkningsrätt och/eller ställa diagnos och tala om för folk varför de har problem främjar ingen, mer än möjligen dig själv som får dina egna sanningar bekräftade.
Väljer du att prata på liknande sätt kommer din medarbetare att värja sig och samtalet glider över i något helt annat. Ni hamnar i ett dödläge där båda vill ha rätt.

Säg i stället:
»Du säger att det är problem med det här. Hur menar du då?«
Ibland är det svårt att förstå var problemet egentligen ligger. Att ställa följdfrågor är ett sätt att lättare förstå situationen.
Här hjälper du både din medarbetare och dig själv att förstå problemet. Du hjälper honom eller henne att strukturera tankarna – och kanske komma på lösningen själv.
Din öppna fråga kan bli förlösande när medarbetaren tvingats omformulera sig.

Säg inte:
»Jaså, var det inget allvarligare än så du ville prata om.«
Visst, ibland kan det vara bra att gjuta olja på vågorna för att inte förvärra en situation och göra den till kris i onödan.
Men du har ingen aning om hur allvarligt din medarbetare tagit saken.
Han eller hon kan känna sig åsidosatt om du dämpar och slätar över. Att bagatellisera är ett säkert sätt att få slut på ett samtal, men kanske inte på ett problem.

Säg i stället:
»Du verkar bekymrad
över det här.«
Detta handlar om förmågan
att uppfatta andras
känslomässiga tillstånd och här krävs känselspröt.
Genom att öppna samtalet visar du att det är tillåtet att prata, men du pressar inte medarbetaren på svar.
Du visar att du är observant och villig att lyssna och lämnar bollen till din medarbetare.