18 sätt att inte döda dina möten

Hur mycket av din arbetstid upptas av möten? En tredjedel? Hälften? Ännu mer?
Ett 1,5 timmar långt möte med tio deltagare kostar cirka 7 000 kronor. Eller en halvtidstjänst om ni har mötet varje vecka.

Organisationskonsulten Tom Demarco kritiserade vid ett tillfälle chefen för ett av USA:s största företag, för deras enorma mängd övertid. »Vad skulle ni göra om det var förbjudet med övertid och ni ändå måste hålla alla era tidsplaner?«
»Då måste vi verkligen göra något åt alla dessa sammanträden« svarade chefen.

Möten, sammanträden och konferenser är ett gissel. Det finns inget som chefer och medarbetare avskyr så mycket som orden »vi måste ha ett möte«. Ändå är det ingen som säger stopp. Få tycks känna ansvar för möteskulturen, eller ska vi säga mötesvansinnet. Det är »någon annan« som ska göra något åt det. Men om till och med vi chefer känner så, vem ska då ta kontrollen?

Det finns eoner av tid att spara för dig som vill jobba tidseffektivt utifrån devisen »tid är pengar«. För i slutändan hindrar mötena oss från att arbeta med uppgifter som faktiskt genererar pengar.

Naturligtvis finns det möten som är nödvändiga. Genom att rensa i mötesdjungeln får du också mer energi över till de möten som verkligen är viktiga och kanske även ork att göra dessa mer effektiva.

Tänk på möten som om de vore flyg i business class, något man bara gör när man verkligen, verkligen måste. Med andra ord, börja behandla din mötestid som den dyrbara resurs den är.

Först och främst behöver vi förståelse varför vi sitter i möten; Det svenska konsensustänket kräver möten. Det är en god sak eftersom konsensus hindrar oss från att fatta de allra mest våghalsiga och riskabla besluten.

Men när det går för långt får vi en politisk möteskultur. Vi sitter i möte för att skydda våra egna ryggar, bevaka våra intressen, göra oss synliga. Det är då möten börjar kosta pengar.

Många möten hålls dessutom av ren slentrian, utan att ifrågasättas. En organisation hade exempelvis varje vecka ett samverkansmöte mellan sina fem avdelningar. Sammanlagt deltog ett 30-­tal personer. Avdelning för avdelning, person för person, rapporterade vad de hade gjort under veckan som gått. Alla sa ungefär samma saker. Mötena varade i tre timmar.

Först när organisationen hyrde in en effektivitetskonsult fick de syn på det vansinniga i att så många människor satt sig igenom så långa möten där inget beslutades. Det räckte alldeles utmärkt med att en person från varje avdelning deltog. Raskt hade man frigjort 300 arbetstimmar i månaden, det vill säga två heltidstjänster.

Även de mest nödvändiga möten mår ofta bra av att styras upp. Alla har vi väl varit med om att mötet skulle börja kl. 13.00, men först 13.10 har alla dykt upp. Efter­som det inte finns någon agenda hoppar deltagarna planlöst mellan olika punkter vilket får hälften av deltagarna att mejla och pilla på sina mobiler och den andra hälften att frustrerat titta på klockan. Särskilt när långrandige Kalle tar luft och aldrig vill sluta …

När mötet är slut vet ingen vad som egent­ligen beslutats. Förde någon till äventyrs anteckningar kommer protokollet ut till deltagarna för sent, vilket resulterar i att man får rekapitulera allt på nästa möte. Om nu någon kommer ihåg. Det är inte heller någon som följer upp vad man bestämde mellan mötena, så samma olösta frågor finns kvar nästa gång också.
Inte underligt att vi hatar möten.

Men vem ska då styra upp dem? Tomten? Vd? Eller kanske du och jag och alla andra? Om du föregår med gott exempel genom att förbereda de möten du leder, skicka ut en agenda i god tid, börja i tid, tala om att du förväntar dig att andra kommer i tid, leda samtalet – vad händer då?

Bli ett mötesproffs – 18 punkter:
1. Kalla inte till mötet via gruppmejl utan via er gemensamma kalender.
2. Skriv en tydlig agenda och skicka ut i god tid.
3. De viktigaste frågorna ska stå först, de oviktiga sist. Ha en punkt för övriga frågor på slutet.
4. Boka alltid in en halv­ timme i din kalender före de möten som du ska leda. Då hin­ner du förbereda dig.
5. Bestäm hur långt mötet ska vara och håll tiden.
6. Förbjud e­postande och fipplande med mobiler.
7. Låt någon föra anteck­ningar direkt i datorn och koppla upp den så att alla kan läsa under mötets gång.
8. Hänvisa till punkten övriga frågor när det dyker upp nya frågor eller när mötes­punkter spårar ur.
9. Var inte långrandig och säg inte samma sak som andra just sagt. Avbryt andra som är det.
10. Sammanfatta vad ni har kommit överens om när ni är klara så att alla verkligen har förstått.
11. Gör en tydlig plan för vad som ska göras, av vem och när det ska vara klart.
12. Följ upp vad ni kom överens om, mellan era möten.

Döda onödiga möten
13. Behandla möten som en dyrbar resurs. Räkna ut vad varje möte kostar.
14. Hitta alternativ. Kan ni mötas virtuellt, tala på telefon?
15. Förlägg inte möten när ni vet att många deltagare är upptagna av viktigare saker eller har deadlines.
16. Ifrågasätt. Måste just du vara med? Kan du låta någon annan gå i ditt ställe eller räcker det med att du inleder eller avslutar? Detsamma gäller övriga. Ingen ska delta för säkerhets skull.

Mötet med dig själv viktigast
17. Viktigast av alla möten, det enda du inte får ställa in, är planeringsmötet med dig själv varje vecka.
18. Avsätt tid varje fredag eftermiddag för att samla ihop lösa trådar. Det är den tiden som är bäst för att upp­datera din att göra­-lista, göra en prioriteringsordning och lista några få viktiga saker som du ska klara av under nästa vecka.

Fotnot: Artikeln är hämtad ur pocketguiden »Få mer gjort« som följer med Chef nr 10 2011.