Vi minskade jobbstrulet – med 97 procent

Logistiktrassel, missförstånd och otympliga interna rutiner. En hel del onödig tid gick åt till att reda upp saker som gått fel på logistikföretaget Swed Handling i Norrköping.

Men det var före förvandlingen.

Swed Handling har minskat jobbstrulet rejält – med svindlande 97 procent för att vara exakt.

”Det är alltid lurigt att sticka ut hakan och säga att allt är löst. Då kommer det nya problem”, garderar sig vd Rickard Andersson. Men han och kollegorna hos Sveriges ledande kemikalieleverantör har all anledning att vara nöjda med sin välförtjänt väloljade arbetsvardag. Något som inte kommit gratis. Ett målmedvetet och tufft arbete ligger bakom.

Vändpunkten kom för fem år sedan, med en flytt för det snabbväxande företaget.
”Först tänkte vi att mycket kanske skulle lösa sig med den nya, moderna anläggningen. Men det var ju inte bara anläggningen som varit ineffektiv tidigare. Det var våra interna processer. Vår leveranssäkerhet och interna logistik var inte tillräckligt bra”, konstaterar en självkritisk Rickard Andersson.
Där och då bestämde sig ledningsgruppen för att ta tag i den där irriterande, frustrerande härvan som slukar så mycket av både tid, energi, trivsel och lönsamhet på svenska arbetsplatser. Ett intensivt arbete tog sin början.
”Vi tog in en extern konsult som katalysator i arbetet. Han ställde frågor, ledde processkartläggningen och rapporterade av till ledningsgruppen.”

Just blicken utifrån tror Rickard Andersson har varit värdefull. Likaså var en utomstående person en tillgång när medarbetare sedan skulle involveras för att identifiera problem och gnissel i maskineriet.
”Kanske vågar man inte säga exakt vad man tycker, om chefen sitter intill.”

Ett jobb i seminarieform, där en representant från varje del av leveranskedjan på företaget deltog, blev verktyget för att identifiera problem, bromsklossar och återvändsgränder – och hitta lösningar.
”Vi följde vägen för en order hela vägen fram till dess den är levererad och fakturerad, med alla tänkbara sidospår. Vi hittade många brokiga processer och förbättringsmöjligheter”, minns Rickard Andersson.

Medarbetare fick själva beskriva sin situation och komma med förslag på lösningar, som ledningen sedan stämde av veckovis. Ofta blev det ett ”ja” till den föreslagna åtgärden.
Att få inblick i andra avdelningars situation gav många på företaget en aha-upplevelser och större förståelse.

Punkt för punkt, dag för dag, bockade man sedan av problemlistan. Steg för steg närmade man sig uppsatta mål och KPI:er.

Särskilt två forum visade sig vara värdefulla, och är fortfarande viktiga, i arbetet på Swed Handling.
Processgruppen träffas varje arbetsdag klockan 8:30 med en representant från varje avdelning. I ett kort möte på 10-15 minuter går man igenom föregående och kommande dag och fångar upp eventuella problem.

Processgruppens punkter är sedan ett stående inslag på varje veckas ledningsgruppsmöte. Här tar man beslut om åtgärder på nya problem och följer upp tidigare åtgärder.
”75-80 procent har handlat om rutinförändringar och kommunikation från avdelning till avdelning. Förr hade vi närmare 200 punkter, stort och smått. Nu har vi betat av allt, infört nya rutiner och tillsatt ansvariga. I dag är ledningsgruppen nere i 4-5 problempunkter när vi sätter oss”, säger Rickard Andersson.

Det har funnits mycket att bevisa från ledningshåll.
”För att ledningsgruppen ska kunna gå med höga huvuden internt under ett sånt här arbete måste vi motivera och leverera, annars slår det tillbaka på oss. Det blir väldigt mycket jobb när man ska lyfta alla stenar. Det är bra att vara förberedd på det mentalt och inte dra igång annat samtidigt”.

Resultatet märks inte bara i form av en mycket behändig ”att-göra-lista”.
Det tuffa målet på 99 procents leveranssäkerhet har överträffats två år i rad och kundnöjdheten är mycket högre än tidigare.
”Vi har blivit bäst i vår bransch på leveranssäkerhet. Tack vare det har vi både kunnat behålla de kunder vi har och det har också varit en avgörande faktor när vi fått nya kunder.”

En annan deleffekt märks i förhållandet till leverantörer.
”Leverantör som inte levererar i tid ställer till med strul för oss. Händer det i dag så begär vi möte med leverantören och en åtgärdsplan. Förbättrar de sig inte så hittar vi en ny. Vi är bättre kravställare mot våra leverantörer, mer specifika nu”.

Rickard Andersson beskriver arbetstempot i dag som betydligt lugnare än för tre år sedan, trots högre omsättning och att Swed Handling levererar mer produkter, på samma personal. Men det som överraskat Rickard Andersson mest är nog ändå inte det ökade resultatet.
”En effekt som var svår att överblicka innan var att folk var så himla positiva till att jobba för företaget och jobba fram förbättringar. Att många tog så stort ansvar. Att delta och se resultatet drog med sig så mycket. Stämningen är väldigt mycket bättre och vi har minskad personalomsättning. Folk är stolta över att jobba för oss.”

Text: Malin Kaldo