chef-9
Smart och metodiskt kom Norrköpingsföretaget Swedhandling tillrätta med jobbstrul och ineffektivitet. Vd Rickard Andersson berättar hur de gjorde. Foto: Susanne Lundbäck

Vi minskade jobbstrulet – med 97 procent

Det började med en problemlista med nära 200 punkter
I dag är de nere på fem.
Logistikföretaget Swed Handling har hittat vägen ut ur jobbstrulet – och blivit lönsammare än någonsin.

Logistiktrassel, missförstånd och otympliga interna rutiner. En hel del onödig tid gick åt till att reda upp saker som gått fel på logistikföretaget Swed Handling i Norrköping.

Men det var före förvandlingen.

Swed Handling har minskat jobbstrulet rejält – med svindlande 97 procent för att vara exakt.

Denna text är ett samarbete mellan Chef och ManpowerGroup.
Undersökningen Manpower Work Life har i flera år hjälpt ManpowerGroup att bli experter på trenderna på arbetsmarknaden. Sedan 2006 har undersökningen regelbundet analyserat svenska folkets syn på arbete, karriär och arbetsliv. 

Work Life är Sveriges största arbetslivspanel med 20 000 personer och är är representativ för Sveriges arbetsföra befolkning med avseende på ålder, kön och bostadsort.

Undersökningen om effektivitet och strul på jobbet genomfördes under september 2016 och 4 398 personer har svarat på frågorna. Se mer om undersökningen här.

”Det är alltid lurigt att sticka ut hakan och säga att allt är löst. Då kommer det nya problem”, garderar sig vd Rickard Andersson. Men han och kollegorna hos Sveriges ledande kemikalieleverantör har all anledning att vara nöjda med sin välförtjänt väloljade arbetsvardag. Något som inte kommit gratis. Ett målmedvetet och tufft arbete ligger bakom.

Läs också: Effektivitetsexperten: ”Så gör du slut med jobbstrulet”

Swed Handlings vd Rickard Andersson och säljaren Camilla Hess ser resultat att vara glada för.

Foto: Susanne Lundbäck

Vändpunkten kom för fem år sedan, med en flytt för det snabbväxande företaget.
”Först tänkte vi att mycket kanske skulle lösa sig med den nya, moderna anläggningen. Men det var ju inte bara anläggningen som varit ineffektiv tidigare. Det var våra interna processer. Vår leveranssäkerhet och interna logistik var inte tillräckligt bra”, konstaterar en självkritisk Rickard Andersson.
Där och då bestämde sig ledningsgruppen för att ta tag i den där irriterande, frustrerande härvan som slukar så mycket av både tid, energi, trivsel och lönsamhet på svenska arbetsplatser. Ett intensivt arbete tog sin början.
”Vi tog in en extern konsult som katalysator i arbetet. Han ställde frågor, ledde processkartläggningen och rapporterade av till ledningsgruppen.”

Så mycket tid förlorar vi på jobbstrul varje dag

Strul på jobbet slukar mycket tid på svenska arbetsplatser, visar ManpowerGroups färska undersökning av svenska arbetsplatser. Upp mot 45 minuter per dag för medarbetare och 60 minuter för chefer försvinner ner i ett frustrerande svart hål orsakat av teknikstrul, oönskade avbrott, missförstånd, meningslösa möten och otydligheter.
1. Offentlig förvaltning 45 minuter
2. Industritillverkning 44 minuter
3. IT, telecom 42 minuter
4. El-, värme- och vattenförsörjning 41 minuter
5. Finansverksamhet 41 minuter
6. Fastighetsverksamhet 40 minuter
7. Konsultverksamhet 40 minuter
8. Utbildning 40 minuter
9. Hälsa, sjukvård, läkemedel40 minuter
10. Byggverksamhet 39 minuter
11. Annat 39 minuter
12. Parti- och detaljhandel 36 minuter
13. Transport, lager och spedition 35 minuter
14. Hotell och restaurang 26 minuter
Källa: Manpower Work Life

Läs mer: Här hittar du Manpower Groups Work Life-undersökningar

Just blicken utifrån tror Rickard Andersson har varit värdefull. Likaså var en utomstående person en tillgång när medarbetare sedan skulle involveras för att identifiera problem och gnissel i maskineriet.
”Kanske vågar man inte säga exakt vad man tycker, om chefen sitter intill.”

Ett jobb i seminarieform, där en representant från varje del av leveranskedjan på företaget deltog, blev verktyget för att identifiera problem, bromsklossar och återvändsgränder – och hitta lösningar.
”Vi följde vägen för en order hela vägen fram till dess den är levererad och fakturerad, med alla tänkbara sidospår. Vi hittade många brokiga processer och förbättringsmöjligheter”, minns Rickard Andersson.

Medarbetare fick själva beskriva sin situation och komma med förslag på lösningar, som ledningen sedan stämde av veckovis. Ofta blev det ett ”ja” till den föreslagna åtgärden.
Att få inblick i andra avdelningars situation gav många på företaget en aha-upplevelser och större förståelse.

Läs också: Kaffe eller stängd dörr? Här är svenska chefers knep för att bli mer effektiva

Punkt för punkt, dag för dag, bockade man sedan av problemlistan. Steg för steg närmade man sig uppsatta mål och KPI:er.

Särskilt två forum visade sig vara värdefulla, och är fortfarande viktiga, i arbetet på Swed Handling.
Processgruppen träffas varje arbetsdag klockan 8:30 med en representant från varje avdelning. I ett kort möte på 10-15 minuter går man igenom föregående och kommande dag och fångar upp eventuella problem.

Processgruppens punkter är sedan ett stående inslag på varje veckas ledningsgruppsmöte. Här tar man beslut om åtgärder på nya problem och följer upp tidigare åtgärder.
”75-80 procent har handlat om rutinförändringar och kommunikation från avdelning till avdelning. Förr hade vi närmare 200 punkter, stort och smått. Nu har vi betat av allt, infört nya rutiner och tillsatt ansvariga. I dag är ledningsgruppen nere i 4-5 problempunkter när vi sätter oss”, säger Rickard Andersson.

Ett kort möte varje morgon har gjort massor för att få bort strul och ineffektivitet på Swed Handling. Produktionsledaren Nicklas Ljungberg.

Foto: Susanne Lundbäck

Det har funnits mycket att bevisa från ledningshåll.
”För att ledningsgruppen ska kunna gå med höga huvuden internt under ett sånt här arbete måste vi motivera och leverera, annars slår det tillbaka på oss. Det blir väldigt mycket jobb när man ska lyfta alla stenar. Det är bra att vara förberedd på det mentalt och inte dra igång annat samtidigt”.

Resultatet märks inte bara i form av en mycket behändig ”att-göra-lista”.
Det tuffa målet på 99 procents leveranssäkerhet har överträffats två år i rad och kundnöjdheten är mycket högre än tidigare.
”Vi har blivit bäst i vår bransch på leveranssäkerhet. Tack vare det har vi både kunnat behålla de kunder vi har och det har också varit en avgörande faktor när vi fått nya kunder.”

Läs också: Gör slut med jobbstrulet – proffstipsen som tar dig ur mejlfällan och gör dig mer effektiv

En annan deleffekt märks i förhållandet till leverantörer.
”Leverantör som inte levererar i tid ställer till med strul för oss. Händer det i dag så begär vi möte med leverantören och en åtgärdsplan. Förbättrar de sig inte så hittar vi en ny. Vi är bättre kravställare mot våra leverantörer, mer specifika nu”.

Nils Hanning och kollegorna på kemikalieleverantören Swed Handling har lyckats minska jobbstrulet med 97 procent. De har det lugnare på jobbet än tidigare, trots både högre produktivitet och bättre lönsamhet.

Foto: Susanne Lundbäck

Rickard Andersson beskriver arbetstempot i dag som betydligt lugnare än för tre år sedan, trots högre omsättning och att Swed Handling levererar mer produkter, på samma personal. Men det som överraskat Rickard Andersson mest är nog ändå inte det ökade resultatet.
”En effekt som var svår att överblicka innan var att folk var så himla positiva till att jobba för företaget och jobba fram förbättringar. Att många tog så stort ansvar. Att delta och se resultatet drog med sig så mycket. Stämningen är väldigt mycket bättre och vi har minskad personalomsättning. Folk är stolta över att jobba för oss.”

Text: Malin Kaldo

Relaterade artiklar

sjalvledarskap-2
Personlig effektivitet

Självledarskap – frihet som kräver tydlighet från chefen

För att självledarskap – en nödvändig ingrediens i distansarbetet – ska fungera krävs mer än ”bara” motivation. Tydlighet kring mål och förväntningar är av yttersta vikt, visar en färsk doktorsavhandling.
Anna Almlöf, rektor på Solberga Förskolor. Bilden är ett montage.
Beslutsfattande

Rektorn Anna Almlöf: ”Min största oro är att föräldrarna inte ska orka hålla ut”

De yrkesgrupper som inte kan jobba på distans bär just nu ett tungt lass, till exempel vårdpersonal och pedagoger. Hur lyckas man leda och motivera i en sådan komplex situation? Anna Almlöf är rektor på Solberga förskolor i Lanna.
korttidsarbete
Arbetsrätt

Korttidsarbete – så funkar det

Regeringens nya system för korttidsarbete kan innebära ekonomiska lättnader för många corona-drabbade verksamheter. Här är vad du behöver veta som chef.
trecheferkris
Verksamhetsutveckling

3 chefer med kriserfarenhet: Så hanterar vi utmaningarna

Fastighetskraschen på 90-talet, finanskrisen 2008, startups som går överstyr. Även om coronakriser kan bli den värsta av dem alla finns det värdefulla erfarenheter från förr. Chef frågat tre chefer som tagit sig igenom kriser och konkurser om deras viktigaste lärdomar.
leifchef
Motivation

”Chefen är extra viktig i det här läget”

Vad kan man lära sig som chef av att folk bunkrar toapapper? Hur mycket betyder chefen just nu? Och hur säger man upp någon via videosamtal? Det är några av frågorna ledarskapsexperten och psykologen Leif E Andersson svarade på i Chefs Facebookgrupp.
jobbahemmamedbarn
Personlig effektivitet

Distansjobba när alla är hemma – så lyckas du

Stökigt att jobba på distans när barnen inte kan vara i skolan? Psykologen Anna Bennich ger sina bästa tips för att vårda och hålla igång jobbet – och relationerna.

ergonomi
Hälsa

Så gör du hemmakontoret ergonomiskt riktigt

Ländrygg, skulderblad och nacke tar stryk. Speciellt om du tillhör ostbågs-arbetarna i tv-soffan. Så här ordnar du till en enkel men ergonomiskt riktig arbetsplats hemma.
vargtopp
Beslutsfattande

”Varje människa måste få synas i krisen”

Hur balanserar man sin personliga oro med den stabilitet som krävs av en som ledare? Varg Gyllander, expert på kriskommunikation, svarade på frågor i Chefs nya facebookgrupp Chefa i coronakris.