mattias_tornblom

”Chefer – här är läxan inför nästa kris”

Ta tillvara lärdomarna. Hitta dina guldkorn. Och undvik att ha en taxi på uppfarten med taxametern på.
Det är några råd som Mathias Törnblom på Dustin vill skicka med till chefer – inför nästa kris.

Pandemin har skakat om våra arbetsplatser. En hel värld har ställts inför nya utmaningar.
Verksamheter och företag har gått igenom en påtvingad crash course i krisledarskap. Här finns viktiga lärdomar – och en nödvändig läxa för chefer att göra, inför nästa kris.
”För det kommer definitivt bli en nästa gång”, säger Mathias Törnblom, Customer Technology Evangelist på Dustin, som hjälper företag att hitta rätt IT-produkter och tjänster.

I sina många möten och nära kontakt med Dustins företagskunder har Mathias Törnblom fått en bra överblick över pandemins effekter på svenska verksamheter.

Han menar att det är nu, med de tuffa erfarenheterna och insikterna i färskt minne, som vi kan börja lindra nästa smäll. Om vi inte var förberedda den här gången, så får vi se till att bli det inför nästa kris.
”Gör översynen och ta lärdom av det som har varit. Våga ta ut svängarna, tänk till kring möjliga framtida kriser: Vad är det värsta som kan inträffa?”

Gör sedan planer utifrån det.
”De som hade en krishanteringsplan på plats och snabbt förstod vad det handlade om har klarat sig bättre.”

Ofta finns en plan och rutiner för sådant som brand i byggnaden, inbrott eller allvarliga sjukdomsfall på jobbet.
”Men en kris med global påverkan hade få förberett sig för.”

”Gör upp en lista för att få ordning och reda. En lista på era processer, på det ni har och det som kan uppstå. Hur får vi snabbt ekonomisk kontroll i ett krisläge? Hur går vi upp till ett stabsläge för ledningsgruppen? Vad ska vi fatta beslut om först?”

”Det underlättar i en kris att ha en lista som grund – för att kunna bocka av, delegera och hantera saker i rätt ordning. Automatisera bort det som går. Det gör dig trygg.”

Det betyder inte att du inte ska vara kreativ och flexibel i en kris. Det behövs också. Men checklistan ger utrymme att våga och kunna göra andra nödvändiga saker, som kan vara helt oförutsedda och omöjliga att planera för.

Mathias Törnblom på Dustin har checklistan för bättre flyt på den digitala arbetsplatsen.

Läs också: Checklista för flow på din digitala arbetsplats

Om krisplanering är den första delen av chefers och ledningars läxa från den här krisen, så är människorna och medarbetarna du omger dig med nästa.
”Se till att ha någon som kan hjälpa dig att lyfta blicken i en kris. Fundera redan nu vem det kan vara. I en kris blir vi annars lätt hemmablinda och ser bara det egna.”

Det gäller också att minnas det du som chef har sett av dina medarbetares kapacitet, initiativkraft och förmågor under en kris.
”När vi alla sitter i samma krisbåt, så kommer det finnas de som kliver fram och börjar ro. Även om det betyder att göra arbetsuppgifter man inte är van vid.”

”De här guldkornen i organisationen kommer att få saker att förändras. Ta tillvara personerna som steppade upp och blev till informella ledare i krisen – hur kan du som chef och hur kan ni som verksamhet stärka dem framåt?”

Vissa har tvingats hugga i extra mycket. Mathias Törnblom menar att mellanchefer är de som i den här krisen drabbas hårdast bland cheferna.
”Jag har sett och ser hur de gör 12-15-timmarsdagar för att hålla verksamheten på benen. Vad gör du som är högre chef, för att dina mellanchefer ska må bra?”

Förmågan att hantera rädsla är en annan nyckel.
”Rädsla är ingen bra grej i kris. Gör det tryggt runt omkring dig. Kommunicera transparent. Det kommer att uppstå massor av frågor som du aldrig i din vildaste fantasi kan förutse. Men då är det du som chef som behöver säga ”Jag äger den frågan” och ta reda på det som behövs. Det är din roll som ledare.”

När du inte kan ge svar, så säg det.
”Förklara det viktiga just nu, i korta meddelanden. Förmedla det viktigaste som berör var och en. Det fördjupande och mer detaljerade kan istället finnas tillgängligt när medarbetarna är mottagliga för det.”

”Förstå också vem som är mottagaren och kommunicera där de befinner sig. Vi har en väldigt speciell situation på våra arbetsplatser just nu med generationer i olika läge – vissa äldre medarbetare skulle säkert uppskatta en lapp på skrivbordet, medans de allra yngsta skulle antagligen nås bäst med TikTok.”

Förmågan att hantera plötsliga förändringar är avgörande både under krisartade negativa händelser, som den pågående pandemin, men också vid plötsligt uppkomna positiva möjligheter.
”Allt handlar om hur vi tar tillvara förändring.”

”De verksamheter som vi ser att det går bra för i den här krisen är de med möjlighet att förändra sig snabbast. De som är flexibla, använder skalbara tjänster och köper tjänster där de gör mest nytta.”

”Det är som skillnaden mellan taxi och att ha egen bil. Om jag åker till Arlanda 10 gånger på ett år och då får en bil som står utanför dörren när jag behöver den och tar mig till rätt plats för totalt 4000 kronor, så är det smart och betydligt billigare än att ha en egen bil, eller att ha en taxi som står på uppfarten dygnet runt…”

Så se över de tjänster ni har och hur de fungerar bäst för er om ni snabbt måste skala upp eller ner i verksamheten. Kanske finns det några taxibilar som står nästan ständigt parkerade med taxametern på?

7 råd till chefer – som gör skillnad i kris

Dustin har tillsammans med med analys och rådgivningsföretaget Radar tagit fram en sjustegsplan för praktiskt agerande under kriser. Punkterna är något som både IT-avdelning och ledning kan hålla sig i.

  1. Stoppa blödning. Få stopp på verksamhetens akuta blödning. Oavsett om det handlar om chockeffekter i ekonomin där vi måste få strikt kontroll på pengaflöden, eller om det handlar om intrång i IT-verksamhet, så måste åtgärder sättas in omedelbart.
  2. Stoppa utflödet. Både av det som påverkar kostnader och av information. All information, internt eller till externa parter och kunder, ska endast delges genom officiella kanaler eller efter godkännande. Rykten, desinformation och spekulationer är en stor risk.
  3. Kommunicera. Skapa transparens genom att kommunicera tydligt, enkelt och frekvent. Kommunicera vad förändringar som görs innebär, på både kort och långt sikt. Det är viktigt att alla team får höra informationen direkt och inte via sekundära källor.
  4. Ersätt och uppgradera kompetens. Om en kris som drabbar stora delar av en bransch, en nation eller till och med har global påverkan så blir det viktigt att säkra kompetens och resurser. Vad har vi nu? Vad behöver vi i nästa steg? Organisationer med omvärldsbevakning, ständigt lärande och kompetensutveckling som en del av sitt DNA får fördelar, inte minst när den akuta krisen går in i en återhämtningsfas eller en omorientering i ”det nya normala”.
  5. Identifiera krishjältar. Det behöver inte vara chefer eller ledare, utan är allt som oftast personer som har arbetat i verksamheten under lång tid och kliver fram och kavlar upp ärmarna när det hettar till.
  6. Lyft era hjältar. De som blir hjältar i kris har ofta byggt upp stora informella nätverk och kommunikationskanaler som kan hjälpa hela verksamheten att förstå vad som händer. De har andras tillit och förtroende, något som kan bli värdefullt om ni tvingas genomföra omfattande och jobbiga förändringar. Ta tillvara hjältarna i krishanteringen – men undvik att tillsätta roller bara för att undvika eget ansvar.
  7. Ta fram plan B och C. Planer behöver ändras och strategier bör löpande anpassas efter situationen. Ta fram planer för olika omständigheter. Att snabbt kunna utvärdera olika alternativ och agera ger en trygghet och minskar risken för misstag.

Text: Malin Kaldo

Denna text är ett annonssamarbete mellan Chefs innehållsstudio och Dustin.

Dustin hjälper företag att förenkla sin IT-vardag. Vi utmanar hela tiden oss själva för att du enklare ska kunna hitta rätt IT-produkter och tjänster. Samtidigt vill vi att du ska känna dig trygg i att kunna göra hållbara val. Därför erbjuder vi dig nu ett ännu större utbud av tjänster, lösningar och rådgivning.

Läs mer

Relaterade artiklar

Några personer sitter på ett kontor framför sina datorer. De har på sig munskydd
Arbetsmiljö

Så lyckas du med hybridkontoret

Tillbaka efter semestern. Rakt in i hybridmötets era. För det är väl ingen konst att hålla gemensamma möten med dem som är på kontoret och de som deltar på distans? Jo, gapet är större än du kanske tror. Så här gör du för att alla ska känna sig inkluderade.

En somrig bild på en person som sitter i gräset (man ser bara personens ben) med en kopp kaffe i en handen och en den andra handen på en bok. Bredvid Till vänster i bilden syns en röd, vacker fjäril.
Motivation

Chefens skönaste sommarläsning

Semester och läge att koppla av med en bra bok. Under juli uppdateras inte chef.se lika ofta.

Kvinna med solhatt ligger på gräsmatta och läser en bok.
Motivation

Chefens skönaste sommarläsning

Semester och läge att koppla av med en bra bok. Här är några av sommarens hetaste boktips, om allt från padel och sönderfallande parallellsamhällen till pirrigt kärlekstrassel i småstad. Chefsinsikterna får du på köpet.

Bild på Arvid Axland och på glassmenyn.
Kommunikation

Med glass på rekryteringsmenyn

Att låta kandidaterna i en rekryteringsprocess få välja glass med olika personliga egenskaper är det senaste knepet i kommunikationsbyrån Pools rekryteringsprocess. Ett knep som var tänkt som en rolig grej men som också ledde till seriösa fördelar.

En illustration av en man som ligger ihopkrupen och ser ut att lyssna mot golvet/skrivbordet.
Kommunikation

Lyssna mer på rykten i arbetslivet

En ny svensk forskningsstudie vill nyansera bilden av rykten som något ovidkommande. Studien visar istället varför det kan vara farligt för dig som chef att vifta bort rykten som trams.

En hand håller upp en skylt som det står Interimschef på mot en jeansblus som bakgrund.
Karriär

Så lyckas du med interimschefen

Allt fler blir interimschefer i ett allt mer flytande arbetsliv, visar forskning. Men för att det ska lyckas på arbetsplatsen gäller det att göra på rätt sätt.

En hand i svenska flaggans färger som visar tummen ner.
Karriär

Svenskar mest missnöjda med jobbet

Fler svenskar planerar att söka nytt jobb det närmaste året jämfört med övriga européer, visar en ny studie. Den visar också att svenskar verkar uppskatta sin chef mer när de arbetar hemifrån än på plats på arbetet.

webbkurs_gdpr_1800
Om chef

Information för dig som är kund hos Chef

Mediebolaget Chef Stockholm AB och utbildningsbolaget Mgruppen kommer att gå samman under namnet Chefakademin.  Denna information berör samtliga personer som är registrerade kunder hos Chef.