Checklista för flow på din digitala arbetsplats

Kontor står tomma, samtidigt som flitens lampa lyser hos alla hemmajobbare. Den digitala arbetsplatsen, där vi jobbar tillsammans online, är här för att stanna.
Med öppen-dörr-möten och annat nytänk kan chefer förbättra den nya arbetsvardagen.

Annonssamarbete
Dustin

Publicerad

Text: Chefs innehållsstudio

Mathias Törnblom på Dustin har checklistan för bättre flyt på den digitala arbetsplatsen.
Mathias Törnblom på Dustin har checklistan för bättre flyt på den digitala arbetsplatsen.

Pandemin har tömt mängder av kontor på medarbetare – som istället har flyttat in på den digitala arbetsplatsen, hemma hos sig själva.

Videomöten och online-fika har blivit vardag. Nya digitala verktyg och arbetssätt börjar sätta sig.

Den digitala arbetsplatsen är här för att stanna.
”Pandemin går över men sättet att jobba kommer att bestå”, säger Mathias Törnblom, Customer Technology Evangelist på Dustin, som hjälper företag att hitta rätt it-produkter och -tjänster

Kontorsflykten har varit en massiv utmaning för arbetsgivare och chefer. Men vårens lätt panikartade åtgärder för att få hemarbetet och medarbetarnas digitala arbetsplatser att fungera hjälpligt, byts nu mot mer strategiska och långsiktiga tankar kring it-investeringar och ledarskap på den digitala arbetsplatsen.
”Alla behöver ta en funderare på vad som är smart för verksamheten framåt. Hur fortsätter man bygga den egna digitala arbetsplatsen? Vi har till exempel många som är nyfikna på molntjänster idag”, säger Mathias Törnblom.

”De som har klarat sig bäst hittills är de som har flexibla och skalbara digitala tjänster som snabbt kan anpassas. De som låst fast sig i dyra fasta it-investering har inte samma möjligheter.”

Organisationer behöver också se på hur det digitala ledarskapet ska stärkas.

Att leda ett team på plats ger daglig kontakt, möjlighet till småprat vid kaffeautomaten och en chans att stämma av och kolla läget i förbifarten. Med chefen hänvisad till en skärm uppstår ett nytt läge, som också kan ha fördelar.

Mattias Törnblom berättar om chefen med medarbetare utspridda runt om i Norden och ständiga flygresor.
”Han upplever att han och medarbetarna har fått bättre balans i livet nu. Saknaden efter det fysiska mötet finns självklart där, men han konstaterar också att han nu faktiskt träffar sina medarbetare oftare. ’Tidigare kunde vi också skjuta upp saker, tills vi skulle ses nästa gång. Nu agerar vi direkt istället’, förklarade han.”

För att få ut mer av det positiva – och mindre av det negativa – med flytten till den digitala arbetsplatsen vill Mathias Törnblom skicka med några viktiga punkter till chefer.

Chefens checklista för den digitala arbetsplatsen

Red ut kommunikationstrasslet

Nej, du är inte ensam om att inte minnas i vilken meddelandekanal du fick reda på vad. Frustrationen och förvirringen växer hos distansarbetare. Konversationerna som skedde på kontoret sker idag i så många olika kanaler.
”Många har adderat flera nya kommunikationsverktyg sedan i våras. Nu finns många nya grupper där vi har möten på olika sätt: snabbmöten, diskussionstrådar, Whatsapp, Zoom, Teams, Slack, email…”, säger Mathias Törnblom.

Hos Microsoft 365 finns informationen sökbar, men för de med ett hopplock av tjänster är det antagligen dags att börja städa upp bland grupper och kanaler.
”Vi behöver också enas om vett och etikett: vilken typ av diskussion för vi var? Hur länge ska en konversation pågå? När är det dags att rensa?”

Säkra digitala arbetsverktyg

Den digitala arbetsplatsen gör företagen mer utsatta för cyberattacker. It-säkerheten är viktigare än någonsin.
”Ju mer horisontellt utspridda vi är och ju fler kontaktpunkter som finns, desto svårare är it-säkerheten att hantera”, förklarar Mathias Törnblom.

För många har flytten från kontoret till den digitala arbetsplatsen inneburit en flytt utanför brandväggar, där medarbetare nu sitter med anslutningar på osäkra hemmanätverk.

Den mänskliga faktorn är den största säkerhetsrisken. Att råka klicka på en länk med virus är lätt hänt. En post-it på skärmen med lösenord kan kännas enklare än att använda en lösenordshanterare.
”Den totala säkerheten på bolaget blir inte bättre än den individuella medarbetaren. Vi lägger ju inte husnyckeln utanför vår dörr, så varför gör vi så med vår digitala information? Vi måste bli noggrannare med våra digitala nycklar. Chefer behöver ta taktpinnen och initiera bred utbildning i it-säkerhet. Påminn också hela tiden: med små roliga videos, med stränga tillsägelser… It-säkerheten får inte glömmas bort.”

Utbildning i digitala arbetssätt

Avancerade digitala verktyg gör ingen nytta om användarna inte fått utbildning i hur de används.
”Utbildning i de nya verktygen och arbetssätten är en nyckel. Min uppskattning är att 95 procent av användarna i Teams inte har fått en ordentlig utbildning i verktyget. De har bara kastats in i det och ska nu ha sin vardag där. Några fattar direkt och springer iväg före, men som ledare behöver du se till att alla kommer med.”

Fixa forum som fattas

Den digitala arbetsplatsen är ofta effektiv, men behöver också mötesforum för samarbete mellan avdelningar, spontan kreativitet, bygge av arbetsplatskultur och möjligheten att bara snacka lite.
Skapa de här forumen om de inte finns.”

”En chef jag pratat med har öppen-dörr-möte. 10 minuter på förmiddagen och 10 minuter på eftermiddagen sitter han med sin kaffekopp på en videolänk som alla är välkomna att titta in på om de vill”, berättar Mathias Törnblom.

Småprat om helgen, vad man sett för serie, vilket fika som är godast – allt och inget kommer upp.
”Det blir mjuka frågor och snack med de som råkat titta förbi. På en vecka hinner han prata lite med alla. En oväntad sidoeffekt är att han har märkt hur de digitala veckomötena samtidigt blivit mer effektiva. Alla vet ju redan vad som händer med alla, så behovet av chit chat vid de mötena försvann.”

Servicedesk för hemmajobbare

Hur har er it-support ställt om för att hantera flytten till den digitala arbetsplatsen? Hur hanterar man omställningen till mer osäkra it-miljöer? Dyker det upp nya typer av ärenden? Var ser helpdesk att det behövs mer kunskap hos medarbetarna?
”Vår interna helpdesk hos Dustin ser faktiskt en minskning i antalet ärenden totalt. Min gissning är att våra omkring 1800 medarbetare tar större ansvar själva nu och anpassar sig efter de möjligheter de har.”

Tillitsfullt och coachande ledarskap

Den digitala arbetsplatsen ger chefen minskad möjlighet till kontroll. Ökad tillit behövs.
”Flera chefer jag har pratat med upplever att deras organisationer har blivit mer självgående. Att stora delar av organisationen har vuxit. För att man måste.”

Ett bra ledarskap på den digitala arbetsplatsen behöver vara tydligt, men också rusta medarbetare framåt, menar Mathias Törnblom.
”Ge informationen som behövs för arbetet just idag, men coacha också framåt. Även medarbetare som hela tiden frågar vad de ska göra, har ofta svaret själv. Är du tillräckligt mogen som chef så kan du hjälpa dem att lirka fram det.”

Text: Malin Kaldo