5 steg: Gör slut med den digitala röran
Svordomar över dokument som ”försvinner i molnet”. Letande efter information. Onödigt dubbelarbete.
Digital oreda äter tid på svenska arbetsplatser.
Annonssamarbete: Canon
En arbetsplats kan se prydlig ut på ytan, men dölja ett digitalt kaos. En oreda som får följder. När digital dokumenthantering och informationsflöden inte fungerar kommer medarbetare i kläm. Frustration och stress växer.
”Trots att digitaliseringen pågått länge så är det här fortfarande ett stort problem. De flesta har inte en fullt fungerande digital arbetsplats. Faktiskt blir jag ofta förvånad när jag är ute hos kunder och ser hur många utvecklingsmöjligheter det fortfarande finns”, säger Lisa Köllerström som jobbar med att hjälpa kunder hos Canon Business Center att få ordning på digitala strukturer.
Det här är ett viktigt problem för chefer och ledning att ta tag i.
”Ny teknik blir annars till ineffektiva processer som tar mycket tid, istället för att frigöra tid. Det blir frustration när man inte hinner det man ska. När medarbetare slipper leta runt efter information frigörs tid. Tid som istället kan användas till sådant som får bolaget att växa, ta nya marknader, få bättre kundnöjdhet.”
Vissa funktioner på arbetsplatser drabbas extra hårt av digital oreda: som ekonomi, hr, sälj- och marknadsavdelningar. Många branscher hanterar också otroligt mycket dokumentation: som bank och finans, utbildning, försäkringsbolag, tillverkningsindustrin och många fler.
Fördelarna är många för chefer som tar tag i otymplig hantering av digitala dokument och information, menar Lisa Köllerström, ansvarig för Canons erbjudande mot B2B.
”Belöningen blir ordning och reda och bättre kontroll. Dessutom får organisationen ofta en nyfiken och ny syn på förbättring av digitala processer: Kan inte det här flödet också förenklas?”
Chefer som orkar ta tag i problemet märker snabbt effekt på flera plan.
”Förståelsen för andras arbetsuppgifter ökar. Som medarbetare ser jag tydligare min roll och hur jag bidrar till att det går bättre för företaget. Engagemanget får ett lyft.”
En ordning-och-reda-kultur byggs upp. Förbättringarna ger ringar på vattnet. Lisa Köllerström ser det tydligt ute hos de kunder som Canon jobbar med.
”Fler och fler i bolaget börjar koppla på de förbättringar som görs. Mycket går också att bygga efter kundernas processer.”
Problemen med digital oreda ser ut på olika sätt
”Många har köpt in nya system, men saknar en tydlig plan för hur man ska strukturera och arbeta i dem för att det ska bli effektivt”, säger Lisa Köllerström.
Andra kan ha bra planer och vara igång, men kör fast när olika system och plattformar, som löne- och ekonomisystem, crm- och affärssystem och servrar i molnet inte går att samordna.
”Man sitter med många olika lösningar.”
Både anställda och kunder kan behöva lägga onödig tid på att leta efter viktig information djupt nere i olika mappstrukturer.
Kanske krävs tidsödande handpåläggning för att flytta information till rätt plats.
”Mycket inkommande information kommer digitalt, men sedan fins inte alltid ett automatiserat sätt att föra informationen vidare. Kanske behöver någon mejla eller skanna in informationen?”
Sökfunktioner begränsas ofta inom system. Med smarta verktyg kan man söka på tvären, genom alla olika system och plattformar. För hur var det nu med det senaste mötesprotokollet – ligger det i Slack-kanalen, på servern eller hade det mejlats ut till dem som var med?
Olika versionshanteringar föder osäkerhet, liksom rutiner kring att döpa dokument. Att ett viktigt avtal är döpt till: ”slutgiltigt_DetHärGäller_Nytt_maj2017 _utkast_AnnaB” kanske ändå inte garanterar att det är just den versionen som gäller?
”Istället kan man ha ett system där du ser alla versioner och historik. Du blir direkt presenterad det senaste, men kan gå tillbaka till tidigare versioner.”
Bekvämt också för prislistor, broschyrer och annat som ska uppdateras regelbundet.
Sedan finns också den viktiga säkerhetsaspekten.
”Hur vet vi att endast de som har rätt att se eller redigera i dokument har tillgång till dem? Tydliga regler för behörigheter behövs.”
Med GDPR har reglerna skärpts för hur personuppgifter hanteras och lagras. I exempelvis system för hr, ekonomi och marknad finns både en mängd känsliga uppgifter, men kanske också viss information som behöver vara tillgänglig för alla?
Text: Malin Kaldo
Steg för steg: Rensa i digi-röran
Få ordning på arbetsplatsens digitala dokumentröra.
”Vi har fem faser vi alltid jobbar efter”, säger Lisa Köllerström om metoden som hon och hennes kollegor på Canon Business Center använder för att hjälpa sina kunder.
- Analys– Identifiera vad ni ska börja med. Vad är viktigast för kundnöjdhet, hållbarhetsperspektiv, effektivitet in på ny marknad? Kartlägg hur de mest tidsödande informations- och dokumentationsflödena ser ut, gärna i en workshop där berörda medarbetare finns med. Hur ser processen ut och var tar informationen vägen? Kan vi kapa steg eller vinna tid någonstans? Uppmuntra idéer kring förbättringar. När medarbetare finns med från start blir det både enklare att göra sig en bild av den praktiska tillämpningen och att få med sig alla när nya rutiner eller system sedan ska börja användas.
- Funktion och design– Här sätter man sig ner i team och tittar på hur man tekniskt och funktionsmässigt vill jobba framåt, utifrån resultaten av analysen. Det är viktigt att det här drivs som ett tydligt projekt, med dedikerade resurser, tid och projektledare, både på företaget och hos en eventuell konsult. Teknisk design och funktionsspecifikationer tas fram, liksom en policy för hur man ska jobba framåt. Vilka inställningar och behörigheter ska gälla? Vilka rutiner ska följas?
- Implementation – Informera i god tid innan de tekniska förändringarna införs. Börja gärna några veckor innan. Informera om vad som kommer att ske, hur det ska ske, varför det sker och vad syftet är. Berätta om vilka system som installeras och när utbildningar för att lära sig det nya drar igång.
Kommunikationsmaterial och information i arbetslokalerna och på hemsida och intranät behövs, kanske som en film? Ge svar på vad förändringen innebär konkret för mig som medarbetare och vad vi vill uppnå med den. - Löpande drift – När förändringen är gjord gäller det att ha resurser som ser till att allt fungerar som det ska, kan svara på frågor från användare och som övervakar systemet.
- Uppföljning/utveckling– Fungerar det som tänkt? Vad kan vi skruva på eller utveckla vidare? Ett par veckor efter det att det nya har införts är det viktigt att checka av att allt funkar, att medarbetare har kommit igång med att arbeta i det nya. Behövs mer utbildning? Sedan behövs ytterligare en uppföljning efter ännu en tid. En viktig del är också att ha utvecklingsmöten.
