Bli kvitt digitala bromsklossar
Stupa inte på kan-själv-mentalitet och chefens eget ego.
Experterna hjälper dig att få flow och lyckas med nästa digitaliseringsprojekt.
Annonssamarbete: Canon
Digitaliseringsprojekt har blivit vardag i de flesta organisationer. Ändå skapar de fortfarande ofta både stress och osäkerhet och kan bli en utmaning för chefer.
Det tycks rentav finnas en laddning i själva begreppet digitalisering, som triggar igång föreställningar och får följdeffekter.
”Digitalisering är ju nästan en informell masspsykos. Personer som Alexander Bard talar om att ”digitalisera eller dö”. Den typen av budskap gör många organisationer panikslagna och ger en känsla av att: något måste ske snart, annars försvinner vi”, beskriver Sara Ingvarsson, som är legitimerad psykolog, specialiserad på ledarskap, förändringsprojekt och grupputveckling.
Samtidigt vet man inte alltid riktigt vad man ska uppnå med ett digitaliseringsprojekt, eller varför, eller när. Det abstrakta ger grogrund för osäkerhet och otydlighet.
”Tänk på digitalisering som på vanlig verksamhetsutveckling”, råder Sara Ingvarsson som är certifierad i metoden Organizational Behavior Management (OBM).
Hon har också skrivit boken Lägg ner ledarskapet: vad du som chef kan göra istället (Natur & Kultur).
Foto: Eva Lindblad
Sara Ingvarsson går ofta själv in och arbetar praktiskt i komplicerade projekt.
”Det gäller att tydliggöra vilket utfall man vill ha: varför vi gör det och vad ska vi uppnå? Se till att de som har förväntningar på och jobbar med projektet vet det här. Det gör det lättare att jobba självständigt som medarbetare.”
Homan Elfström är ansvarig för Canons företagstjänster där man dagligen hjälper kunder med informationshantering och digitalisering av affärsprocesser. Han märker hur digitala projekt kan fungera som ett avslöjande lackmuspapper på organisationens kultur.
”Det kan handla om otydliga mandat. Kanske är man också i en organisation där man inte får göra misstag?”
GDPR har gjort svenska organisationer bättre på digitaliseringsprojekt. Den nya dataskyddsförordningens tydliga deadline och måste-göras-profil har varit nyttig, menar Homan Elfström, ansvarig för Canons företagstjänster.
”GDPR tas på allvar och man har lärt sig att ta hjälp. För oss har det varit en skänk från ovan, att få visa att vi kan leverera verktyg och att det blir färdigt i tid.”
Ett annat vanligt problem är att chefer inte involverar medarbetare tillräckligt.
”Medarbetare har ofta örnblick för hinder som kan finnas. Chefer behöver ta hjälp av personalen för att hitta lösningar”, menar Sara Ingvarsson.
Hon har sett hur invändningar och ifrågasättande från medarbetare kan missuppfattas av chefer och ledning.
”Man tolkar det ibland bara som ett tecken på allmän ovilja att förändra. Istället för att lyssna och ägna sig åt problemlösning ihop med medarbetare försöker chefer då istället argumentera för varför det som ska förändras är så viktigt. Då går man lätt till abstrakta förklaringsmodeller, som att organisationen har problem med förändringsviljan.”
Agila arbetssätt är vanligt i digitaliseringsprojekt och ofta en god idé, menar Sara Ingvarsson.
Att konkretisera det utfall man vill ha av projektet, dela upp det i avgränsade bitar och kontinuerligt problemlösa och stämma av mot målet ökar möjligheterna att lyckas.
”När agil projektledning fungerar bra blir det kreativt, hjälpande och ett stöd att hålla fokus.”
Verktyg och rutiner ger flyt i projektet. En tavla med flöden där man ser hur alla ligger till. Rutiner inför möten, för feedback och för att säga till om man fastnar och behöver hjälp att komma vidare.
Men agil projektledning kan också ha en mörk baksida. Sara Ingvarsson har upplevt hur arbetssättet, som ska vara kreativt och hjälpande, istället kan användas kontrollerande och aggressivt.
”Det kan bli för mycket fokus på att leverera, istället för att fundera på om utfallet blir som det var tänkt. Det får inte bli ett stressande förhör med fokus bara på kvantitet och effektivitet och inte på kvalitet. ”Vad jobbar du med nu?” ”När kan det bli klart?”, istället för frågor som: ”Hur ska vi hjälpa dig så att det blir gjort?” Det kan bli för mycket fokus på att leverera, istället för att fundera på om utfallet blir det som var tänkt.”
9 ångestpuckar i digitala projekt – så blir du kvitt dem
Både psykologen Sara Ingvarsson och Homan Elfström på Canon hjälper till att undanröja bromsklossar som skapar frustration i digitala projekt. Här är deras råd kring vanliga problem som dyker upp.
Segt i starten
Bestäm när ni går från en fas till en annan och när det är dags att dra igång på riktigt.
”Osäkerhet kan få till följd att man lägger onödigt lång tid på att fönstershoppa och spiller onödig tid”, säger Homan Elfström.
”Organisationer kan prata under väldigt lång tid utan att något händer. De fastnar i ett abstrakt resonemang”, säger Sara Ingvarsson.
Kan själv
Ta tidig hjälp av it-experter och använd dem utifrån er unika kunskap om era kunder och kärnverksamhet.
”Två perspektiv behöver finnas med och samverka tidigt: dels kunskapen om kärnverksamheten och kundbehovet och dels it-människornas förmåga att se hur ni kan effektivisera det”, säger Sara Ingvarsson.
”Experter kommer med insikter om vad andra har gjort, ger tips, vet vad man kan förvänta sig och har färdiga verktyg. Mycket handlar trots allt om copy paste från kund till kund. Vi kan avdramatisera och visa att det inte behöver vara så krångligt”, säger Homan Elfström.
Fel person tänker på fel saker
Se upp med att detaljstyra in på andras expertområden.
”Ofta tycker personer som är kunniga inom it att de får för specifika beställningar, som att ändra färg från blå till grön på en knapp – istället för att få fundera kring den grundläggande funktionen med knappen, vad syftet med den är och hur det uppfylls bäst”, säger Sara Ingvarsson.
Vem gör vad egentligen?
Utse ansvariga och rita upp projektlinjen hela vägen fram.
”Ofta bestäms inte det specifika i en strategisk ledningsgrupp som beslutar om projektet. Vem som ska göra vad och formen för det ska beslutas någonstans längre ner. Här kan det bli oklart. Följ ledet hela vägen ner. Utse en ansvarig, prata med den personen om hur det ska gå till och ställ frågor kring vad den personen behöver”, säger Sara Ingvarsson.
Chefens tillit
Det är svårt för chefer att förstå alla delar i ett digitaliseringsprojekt, och det behövs inte heller.
”Det är ofta inte kostnader som bromsar, utan brist på tillit. Som chef och expert på verksamheten behöver du våga släppa kontrollen och vara prestigelös i ett digitaliseringsprojekt. Tillåt andra intryck, tips, idéer och tankar. Chefer som är rädda för att verka okunnig kan bli en broms”, säger Homan Elfström.
Kortsiktigt går först
Att vilja bocka av på att-göra-listan är mänskligt, men kan bromsa i långsiktiga digitaliseringsprojekt.
”Befintliga arbetsuppgifter har vi massor av och vi triggas av att göra det kortsiktiga, det som är lätt att bocka av. Det abstrakta tror vi att vi ska göra när tid över eller när andan faller på. Men här behövs aktiviteter som kan hjälpa alla att hålla fokus. Blocka tid i din kalender, boka in möten enbart för de här frågorna och hitta sätt att få berätta för andra om framsteg, så att ni är flera som hjälper varandra att hålla fokus på frågan”, tipsar Sara Ingvarsson.
Dålig respekt
I många it-projekt är olika roller och aspekter viktiga i olika faser. Respekt för alla behövs.
”Tid för testning är en fas som ofta riskerar att krympas ner. Ofta finns också en roll som ansvarar för driftsäkerhet, att system ska gå att integrera, att det inte blir höga driftskostnader. Det blir inte bra i slutändan om den kontrollfunktionen prioriteras bort, eller ses som en sur person som kritiserar och stoppar upp. Det här är ett bra läge att träna sig på perspektivtagande, en teknik i konflikthantering: varför är olika frågor viktiga för andra, hur kommer det sig, vad kan vi göra”, säger Sara Ingvarsson.
Resurs- och/eller tidsbrist
Bli konkret med hur mycket tid och resurser som ska läggas på projektet från var och en och se vad det får för följder på det ordinarie jobbet.
”Digitaliseringsprojekt blir ofta en add on, något som ska klaras av vid sidan av allt det andra. Titta på om ni ska ta in någon eller några extra personer”, tipsar Homan Elfström.
Jättekliv mot förändringen
Dela upp projekt i mindre delar och stäm ofta av att ni ligger rätt.
”Dela upp projektet i avgränsade bitar som ni kan lyckas med. Det är motiverande att ofta kunna se sina framsteg. Med avgränsade delmål blir det även lättare att kontinuerligt stämma av att man har uppfattat rätt och lösa frågor som kommer upp under tiden”, säger Sara Ingvarsson.
Text: Malin Kaldo
