Jeff Bezos mötesrevolution: 6-sidorsmetoden

Handen på hjärtat: händer det att du sitter i möten om komplexa frågor utan att vara tillräckligt förberedd? Att du irriterar dig på att mötesdeltagare är dåligt pålästa i ämnet ni diskuterar? Att du plötsligt behöver ta ett beslutsmöte lite på uppstuds?

Om det händer ofta och är ett mönster bland chefer i verksamheten så finns det stor risk att ni tyngs ner av ineffektiva möten.

På ledningsnivå kan de leda till felaktiga beslut och få riktigt allvarliga konsekvenser.

Det är därför så många organisationer brottas med hur de ska få till mer effektiva möten. En metod som har satt avtryck kommer från e-handelsjätten Amazon: 6-sidorsmetoden.

Amazons grundare Jeff Bezos introducerade 6-sidorskonceptet 2004, som ett svar på vad han upplevde som ineffektiva ledningsmöten med Powerpoint-presentationer.

I ett e-postmeddelande till sitt ledningsteam föreslog Jeff Bezos en radikal förändring: ersätt presentationerna med välstrukturerade, berättande dokument på maximalt sex sidor.

Genom att tvinga författaren av dokumentet att formulera sina tankar i välskriven och sammanhängande prosa hoppades Jeff Bezos att kvaliteten på idéer, diskussioner och beslut skulle höjas.

Genom att berätta en ”historia” om ämnet – vare sig det handlar om en affärsstrategi, en produktlansering eller en analys av ett problem – behöver författaren tänka djupare och mer holistiskt. Formen uppmuntrar också författaren att tänka igenom alla aspekter av ämnet och presentera en fullständig bild, snarare än att fokusera på isolerade fakta, punkter eller siffror.

Tanken är att ge en helhetsbild av situationen eller problemet, inklusive bakgrund, nuvarande tillstånd och framtida möjligheter. Dokumentet ska inte bara förklara vad som händer eller föreslås, utan också varför. Samband och resonemang ligger bakom slutsatser och rekommendationer.

Kärnan i metoden är ett noggrant utarbetat sexsidigt textdokument med ambition att täcka alla aspekter av det ämne som ska diskuteras.

Mötet inleds sedan med en tyst läsperiod på cirka 30 minuter, där alla deltagare läser igenom dokumentet. Tiden avsatt för läsning säkerställer att alla är väl förberedda och har samma utgångspunkt för den efterföljande diskussionen.

Efter läsperioden öppnas mötet för frågor, analyser och djupgående diskussioner.

1. Förberedelse:

–  Identifiera ett viktigt ämne eller komplext beslut som kräver en grundlig diskussion.

– Utse en ansvarig författare för ett max sex sidor långt textdokument.

2. Skapa dokumentet:

– Strukturera innehållet logiskt (till exempel introduktion, mål, nuläge, strategier, slutsatser).

– Var koncis men uttömmande – kom ihåg att sex sidor är maximum.

3. Granska och förbättra:

– Låt ett par kollegor läsa igenom och ge feedback.

– Revidera dokumentet tills det är kristallklart och heltäckande.

4. Distribuera i förväg:

– Skicka ut dokumentet till alla mötesdeltagare minst ett dygn innan mötet.

5. Genomför mötet:

– Börja med 30 minuters tyst läsning av dokumentet.

– Öppna för frågor och diskussion.

– Fokusera på att nå konkreta beslut eller slutsatser.

6. Följ upp:

– Sammanfatta viktiga punkter och beslut.

– Tilldela ansvariga för uppföljningsåtgärder.

7. Utvärdera och förbättra:

– Be om feedback på processen.

– Anpassa metoden efter din organisations behov.

6-sidorsmetoden har varit effektiv på Amazon, men framgången kan såklart bero på företagets kultur och ledningens stöd. Det är inte en ”one-size-fits-all”-lösning och metoden kan behöva anpassas efter era specifika behov och arbetssätt. Men kanske värt att testa, nästa gång ni står inför ett längre möte i en komplex fråga?