Från jakt på effektivitet – till ett effektfullt ledarskap
Trots att du som chef gör allt för att vara effektiv växer känslan av att ständigt vara upptagen och stressad. Har du fastnat i effektivitetsparadoxen: minskad effekt och ökad stress?
Du leder ett möte och vill se till att ni snabbt och effektivt går igenom punkterna på agendan. Men bristande förberedelser och otydliga mål gör att diskussionen spretar och ni fastnar i en av frågorna. Mötet drar ut på tiden och slutar utan några konkreta beslut. Det som skulle vara ett effektivt möte blev i stället en tidstjuv.
Den här typen av situationer är ett exempel på när strävan efter effektivitet leder till motsatsen: minskad effekt och ökad stress, något som Simon Elvnäs, författare till boken ”Effektfull”, riktar kritik mot. Den bästsäljande boken (som finns tillgänglig i Chefakademins ledarskapsbibliotek) bygger på analyser av tusentals timmar av videoinspelningar av svenska chefer i verkliga arbetssituationer.
Slutsatsen? Att många chefer förväxlar aktivitet med effektivitet. Det är lätt att luras av en känsla av att vara effektiv – när du egentligen bara arbetar mycket och snabbt, utan att uppnå önskat resultat.
Simon Elvnäs riktar skarp kritik mot den traditionella synen på effektivitet i ledarskap. Han menar att ett ensidigt fokus på att ”göra saker snabbt” ofta leder till en negativ spiral där resultatet blir lidande. Det här är vad han kallar för effektivitetsparadoxen: ju mer man stressar och försöker göra på kortare tid, desto sämre blir resultatet, vilket i sin tur leder till att man måste göra ännu mer på ännu kortare tid.
Målet är istället att bli effektfull – att skapa högre kvalitet i arbetsinsatsen snarare än att bara hinna med mer. Om effektiv handlar om att få saker gjorda, handlar effektfull om att göra rätt saker på rätt sätt.
”Att vara effektfull är att stanna upp och ställa sig frågan: vad ger allt vi gör?”, förklarar Simon Elvnäs i ett avsnitt av Chefakademins podd Chefakademin Talks.
För att bli en mer effektfull ledare uppmanar Simon Elvnäs chefer att:
- Fokusera på effekt, inte enbart effektivitet. Fråga dig själv: ”Vilka aktiviteter skapar mest värde och leder oss mot våra mål?”
- Skapa tydlighet: Formulera tydliga mål, instruktioner, roller och ansvar.
- Prioritera och delegera: Fokusera på de viktigaste uppgifterna och delegera det som är möjligt.
- Strukturera din tid: Skapa mer proaktiv tid som du själv styr över.
- Ge konstruktiv återkoppling: Avsätt tid för att coacha och ge återkoppling till dina medarbetare.
Genom att skifta fokus från att vara effektiv till att bli effektfull kan du som chef minska stressen, öka din påverkan och skapa en mer hållbar och produktiv arbetsplats.
5 symptom på effektivitetsparadoxen
Här är några exempel på situationer där chefens avsikt att vara effektiv har fått negativa konsekvenser och fastnat i effektivitetsparadoxen.
1. Otydliga möten: Att försöka klämma in så många möten som möjligt ökar risken för bristande förberedelser och otydliga mål med mötet, som kan dra ut på tiden eller bli utan konkreta beslut.
2. Slarviga instruktioner: När chefen vill vara effektiv och delegera en uppgift snabbt finns risk att medarbetare får otydliga och otillräckliga instruktioner. Medarbetare riskerar att missförstå och tvingas göra om arbete.
3. För många ”bränder”: Chefen hoppar ständigt mellan akuta uppgifter och ”bränder” som dyker upp, utan att prioritera eller delegera. Det leder till en känsla av att vara konstant upptagen och stressad, men att få viktiga arbetsuppgifter blir slutförda.
4. Överdriven administration: Chefen lägger stor del av sin tid på administration och rapportering, vilket stjäl tid från att coacha och motivera medarbetarna. Det kan leda till minskad produktivitet och engagemang i teamet.
5. Avsaknad av återkoppling: Chefen fokuserar på att ”effektivt” fördela arbetsuppgifter, men ger sällan konstruktiv återkoppling till medarbetare. Risken är att det leder till utebliven utveckling och minskad motivation hos medarbetare.
Från ”effektiv” till effektfull
Med fokus på effektfullhet i stället för effektivitet kan chefer skapa en mer hållbar och produktiv arbetsplats där medarbetare känner sig engagerade och motiverade.
Här är situationer med exempel på både en ”effektiv” och en effektfull hantering från chefen:
1: En medarbetare misslyckas med att nå ett mål.
Effektiv: Chefen ger medarbetaren en reprimand och betonar vikten av att nå målen i framtiden.
Effektfull: Chefen tar sig tid att förstå varför målet inte nåddes och coachar medarbetaren att hitta lösningar för att undvika liknande situationer i framtiden.
2: Start av ett nytt projekt.
Effektiv: Chefen fördelar snabbt uppgifterna och sätter en snäv deadline för att få projektet igång snabbt.
Effektfull: Chefen involverar medarbetarna i planeringen av projektet, sätter tydliga mål och roller och säkerställer att alla förstår syftet med projektet.
3: Ett akut problem uppstår som kräver omedelbar åtgärd.
Effektiv: Chefen kastar sig in i problemlösningen och arbetar intensivt för att lösa problemet så snabbt som möjligt.
Effektfull: Chefen tar ett steg tillbaka, analyserar situationen och delegerar ansvaret för problemlösningen till den mest lämpliga medarbetaren, med tydliga instruktioner och stöd.
4: Veckomötet drar alltid ut på tiden.
Effektiv: Chefen förkortar mötestiden och begränsar antalet punkter på agendan för att hålla tiden.
Effektfull: Chefen analyserar innehållet i mötet, ser till att alla punkter är relevanta och väl förberedda, och styr mötet med tydlighet för att undvika sidospår.
5: En medarbetare kommer med ett förslag till förbättring.
Effektiv: Chefen tackar för förslaget, men avfärdar det snabbt med hänvisning till tidsbrist eller andra prioriteringar.
Effektfull: Chefen lyssnar aktivt på förslaget, diskuterar det med medarbetaren och utforskar möjligheterna att implementera det, även om det kräver viss anpassning.
Redan PLUSkund — Logga in
Bygg vidare med fler tjänster
Nå nästa nivå med
Chefakademin+Få de viktigaste insikterna, handplockade nyheter, smarta verktyg och ledarskapsutveckling – på ett sätt som fungerar i din vardag.
- Omvärldsbevakning – senaste ledarskapsnyheterna och -forskningen, samt andra ämnen som direkt rör chefsrollen.
- Tidningen Chef – tidningen hem i brevlådan 11 gånger per år och tillgång till hela tidningsarkivet.
- Digitala masterclasses – upskill med tillhörande workshopsmaterial som du kan använda på din arbetsplats.
- Ljudboksbibliotek – ett digitalt bibliotek där du kan lyssna på sammanfattningar av de viktigaste ledarskapstitlarna!
- Verktyg i vardagen – mallar, guider och metoder som underlättar ditt arbete.
*Faktureras halvårsvis eller årsvis. Tjänsten förnyas automatiskt om den inte sägs upp före sista giltighetsdatum.
Läs villkoren
Läs om Chefakademin+
