Forskning: Mailpepp ett effektivt ledarverktyg

ChefakademinKan peppande och uppmuntrande mail vara ett effektivt ledarverktyg? Det är frågan som Susanne Tafvelin och hennes forskarteam ville få svar på när de under ledarskapsträning med Self Determination Theory testade mailpepp som verktyg.

Forskning visar att peppande mail kan vara ett effektivt ledarverktyg

Susanne Tafvelin är utbildad psykolog och universitetslektor vid Institutionen för psykologi på Umeå universitet. Idag forskar hon kring det som hon tidigare arbetade med som konsult; ledarskap, ledarträning och hur man kan få personalen att må bra och samtidigt prestera på en hög nivå.

Som utgångspunkt har hon motivationsteorin Self Determination Theory (SDT), som menar att det inte är mängden motivation vi har som är viktig och avgör hur vi presterar – utan snarare vilken typ av motivation vi drivs av.  

Förenklat så skiljer man på inre och yttre motivation, eller autonom och kontrollerad, som man kallar det för på fackspråk. Man har kunnat visa att inre motivation gör att vi presterar och även mår bättre än vid yttre motivation.

Inre motivation innebär att man drivs av att göra ett gott arbete för att man tycker att det är roligt och meningsfullt i sig – man arbetar inte bara för pengar, sin chef eller arbetsgivares skull. Man kan själv se att arbetet leder till något som är viktigt och skapar mening för en själv. Motsatsen, yttre motivation, innebär att man utför sitt arbete för att exempelvis få pengar och att man fokuserar på belöningen i sig.

Målsättningen med de uppmuntrande mailutskicken var att hjälpa deltagarna i studien att hålla träningen med SDT varm mellan träffarna, och samtidigt hjälpa dem att främja sin egen personals behov och inre motivation. Exempel på mailutskick kunde vara:

”Denna vecka ska du tänka på att förklara varför, när du ber personalen göra nånting.”
”Vid nästa arbetsträff ska du fråga efter personalens åsikt innan du tar beslut”
”I veckan vill vi att du väljer ut någon ur personalen och frågar hur hen mår”
”Tänk på hur du ger feedback”

Testet pågick under tolv veckor där deltagarna från början fick tre mail i veckan. Det tunnades sedan ut till två och slutligen ett mail i veckan. Det var tydligt att deltagarna uppskattade repetitionen och påminnelsen om utbildningen mellan träffarna. De uppskattade även de enkla övningarna som hjälp, speciellt eftersom mailen fanns kvar i deras inkorg och kunde läsas igen vid behov.

”Det jag och mina kollegor lärde oss var att man kanske inte ska skicka mail tre gånger i veckan. Det uppfattade som lite för ofta i början. Det var även av vikt att jobba med layouten för att få det enkelt och använda tilltalande bilder”, berättar Susanne.

De märkte även att övningarna, som i början var väldigt enkla med ”tänk så här” eller ”gör så här” var lättare att ta till sig jämfört med övningarna som var mer komplicerade och krävde att deltagarna exempelvis skulle reflektera och sammanfatta.

”Slutsatsen är att mailpepp är mycket uppskattat. Det viktiga är att man håller peppen enkel. Kräv inte för mycket reflektion eller arbete för de som är mottagare. Mailpeppen ska istället fungera som en påminnelse, uppmuntran och inspiration”, förklarar Susanne.

Deltagarna delades även in i två grupper där den ena gruppen fick telefoncoachning istället för mailpepp mellan träffarna. Det visade sig att epostutskicken var mer effektiva och hade nog så bra effekt som telefoncoachning.

”Detta var självklart en väldigt intressant upptäckt eftersom epostutskick är betydligt mindre personalintensivt än telefoncoachning”, berättar Susanne.

Susanne tror att framtiden för att peppa sina medarbetare digitalt ser ljus ut. Vi kommer se mer av digitala förstärkare i form av appar och sms som på olika sätt håller utbildningen igång och påminner om innehållet. På Chefakademin kan vi bara hålla med, då vi ser en stadigt ökande efterfrågan på digitala förstärkare som Blended Learning.

Blended learning minskar gapet mellan vardag och utbildning

För att skapa bästa effekt av insatsen jobbar vi med Blended Learning. Det innebär att vi blandar digitala aktiviteter med upplevelser tillsammans i sal och med övningar att göra i den egna verkligheten. Det kan vara att involvera sin egen chef eller att träna på att coacha en medarbetare. Deltagaren kan enkelt se sin lärprocess genom de digitala tjänster vi erbjuder. Antingen via en digital lärplattform eller via sms där det framgår vad som ska göras före, under och efter varje utbildningsmodul.

Med Blended Learning tillhandahåller vi material i olika former – texter, filmer, checklistor och reflektionsövningar – där deltagaren utifrån personlig preferens kan förstärka, fördjupa och förbereda innehåll för ännu bättre effekt. Då blir det flexibelt också.

Syftet med blended learning är att öka effekten av ledarutveckling genom att minska gapet mellan utbildning och vardag. Deltagaren tar lärandet med sig ur utbildningen och erfarenhet med sig in i utbildningen. Hos oss får du träna mer.