Viktigt vägval – så blir chefernas arbetsbörda lättare
Arbetsbördan har ökat för chefer under pandemin. De rutiner och strukturer som sätts framöver kan göra hela skillnaden: lätta på trycket – eller bli chefens nya hamsterhjul.
”Kräv stöd och hjälp som ledare”, uppmanar Lena Wepplinger på Simployer.
Annonssamarbete: Simployer
Coronapandemin har pågått i ett år. Ett långt och tungt år, inte minst för chefer. I en ny undersökning av Chef uppger 64 procent av de tillfrågade cheferna att de nu drar ett tyngre lass, mätt i arbetstid.
”Det här är tyvärr något vi också känner igen från våra kontakter med chefer”, säger Lena Wepplinger på Simployer, som med sina lösningar förenklar arbetsvardagen för över 1,2 miljoner ledare, HR och medarbetare i Sverige och Norge.
Ökat stödbehov
”Vi har under pandemin märkt av ett kraftigt ökat behov av stöd. Ledare och HR har varit tvungna att hantera yttre faktorer som har krävt omfattande interna förändringar. Det har handlat om att ta beslut och effektuera dem, i väldigt snabb takt”, konstaterar Lena Wepplinger på Simployer.
Vissa branscher har gått fantastiskt bra, andra kämpar för att klara sig. Oavsett vilket så har alla behövt göra stora omställningar och förändringar.
”Några ledare jobbar i ett högtrycksläge, där de ska hantera både nyanställningar och onboardning på distans. Andra kan ha varit tvungna att på distans hantera kortidspermitteringar, permitteringar och sedan en omorganisation, för att fylla luckor.”
Gratis webinar 30 mars med Simployer
Hållbart ledarskap i en ny arbetsvardag – så kan HR stötta ledare och chefer
Det finns flera sätt HR kan stötta ledare här med bra rutiner och processer – som faktiskt blir avgörande för arbetet framöver. I det här webinaret tittar vi på varför situationen ser ut som den gör och hur vi kan ta oss framåt mot en mer hållbar arbetsvardag.
I backspegeln börjar man hos Simployer urskilja tre olika faser under coronaåret som gått.
Först krisfasen vid pandemins början, som kretsade kring att ta och genomföra snabba beslut och hålla koll på att medarbetare mådde bra. Mycket handlade om att förstå och tillämpa nya regler. Simployers experter fick informera för full maskin.
Sedan följde en tid med anpassningar. Hemmakontoret tog form och chefer försökte få distansarbete att fungera smidigt för medarbetare och team i verksamheten. Mycket av frågorna handlade om arbetsgivaransvar och arbetsmiljö.
Digitalt årshjul
Nu ser Simployer att många verksamheter är på väg in i en tredje fas, med en ny vardag där mycket är förändrat för gott. Det är dags att byta pausläget mot ”play”.
”Nu måste årshjulet rulla igång igen, men digitalt anpassat. Nya former och rutiner för sånt som medarbetarsamtal, lönesamtal, feedback, möten och konferenser behöver sättas långsiktigt, för att passa det nya normala.”
Här gäller det att se till att det nya årshjulet inte blir ett stressande hamsterhjul för chefer. Ledare som har sett sin arbetsbörda öka under coronapandemin behöver få den normaliserad.
Bygg in en hållbar chefstillvaro i nya digitala rutiner
Utvärdera era digitala rutiner. För många tog de digitala arbetssätten och rutinerna form under förra årets turbulenta coronavår. Nu behöver mötesformer, forum och tvärfunktioner ses över igen – för att fungera långsiktigt när årshjulet och den nya vardagen rullar igång.
Se över hur er information och kommunikation blir effektiv i en digital arbetsvardag och hur den kan stärka ”vi-känslan” i verksamheten. ”I informationsglapp bygger grupper ett svar på egen hand – som så småningom blir en sanning. Det kan bli väldigt fel”, varnar Lena Wepplinger.
Både hårt och mjukt behöver fungera digitalt – allt från att tillgängliggöra mallar och personalhandböcker till det mänskliga, som att se till att alla medarbetare mår bra.
När den nya digitalt anpassade arbetsvardagen tar form behöver chefer vara aktiva och involverade.
”Beskriv din situation och ha en öppenhet mot din chef. Behöver du stöd, så säg det”, råder Lena Wepplinger.
HR ansvarar för att undersöka vilket stöd chefer i organisationen behöver. Kanske behövs hjälp att se över och ta fram effektiva rutiner, processer och verktyg?
”Här får HR en möjlighet att kliva fram och ta en strategisk roll och bli processledare när det nya normala tar form.”
Data minskar oro
HR har också ansvaret för att ta pulsen på verksamheten och ge chefer övergripande koll på hur alla mår. Det är extra viktigt i tider av förändring. Digitala verktyg kan hjälpa till med det och lyfta bort en del press och oro från chefer som istället får konkreta data att agera utifrån.
Att team och medarbetare har hanterat nya arbetssätt bra så här långt är ingen garanti för att det kommer att fortsätta så.
”En avdelning kan ha klarat distansjobb bra hittills, men det säger inget om hur det blir framåt. Det är en ledares ansvar att inte släppa, att hålla koll. Då behövs digitalt anpassade rutiner och verktyg”, säger Lena Wepplinger.
När vardagen i det nya normala tar form är det också viktigt att vara tydlig med var ansvar och mandat landar och var gränsdragningarna går när rutiner och processer stöps om i ny digital form.
Ansvar som inte ligger hos chefer landar ofta på HR.
”När något händer behöver jag som chef veta: hur långt sträcker sig mitt ansvar och när tar mina chefer eller HR vid? Om du som chef upplever att din arbetsbörda ökar så är det just gränssnitten du ska se på – vad kan du dela upp, eller flytta över”, avslutar Lena Wepplinger.
Text: Malin Kaldo
