Lediga chefsjobb
Alla chefsjobb

Två nyckelsamtal som många chefer missar

Att få högpresterarna att stanna borde vara din prio. Men många chefer missar två av de mest självklara metoderna: Stanna-samtalet och sluta-intervjun.

Publicerad

Text: Chef Content

Annonssamarbete: Linkedin

Illustration av Jojo Falk

Du vet vilka de är i din organisation. Som möter deadlines. Är leveranssäkra. Förberedda i möten. Ständigt redo att ta nästa steg. Engagerade, lär av misstag, skyller aldrig ifrån sig. Och som når resultat som får dig som chef att verka bättre. Det handlar om dina högpresterare. Samtidigt: Attraktiva på arbetsmarknaden. Ställer krav på organisationen, vet sitt värde. Är kanske på väg bort.

Denna artikel är framtagen av Chef i samarbete med Linkedin

✔ 2,6 miljoner medlemmar i Sverige 
✔ 85 000 svenska företag 
✔ 13 000 öppna jobbtillfällen just nu 
✔ 21 000 standardiserade färdigheter 
✔ 8 500 svenska institutioner för högre utbildning 
✔ 10,9 miljoner konversationer i Sverige de senaste 90 dagarna
* Statistik från april 2016

De flesta chefer har insett vikten av mer kontinuerlig feedback. Har kanske skrotat det årliga medarbetarsamtalet. Men undersökningar som Chef gjort visar att åtta av tio chefer inte hinner med allt som chefsrollen kräver vilket får negativa effekter på kommunikationen med medarbetarna. Färre samtal, helt enkelt.
”Det finns bättre sätt att skapa ett bra arbetsklimat och delaktiga medarbetare än genom ett årligt medarbetarsamtal. Jag tycker att samtalen ska pågå löpande, hela tiden”, säger Maria Sterner, rådgivare på Topoi Kommunikation, specialist på internkommunikation.

Två skräddarsydda samtal kan göra stor skillnad för att behålla talanger och förstå varför nyckelmedarbetare lämnar: Stanna-samtalet och sluta-intervjun.

Stanna-samtalet. Med ett stanna-samtal kan du få en bra koll på läget hos nyckelmedarbetare långt innan de ens tänkt på att sluta. Poängen är att lära sig vad som får dem engagerade, motiverade och lyckliga på jobbet (att stanna) samt vad som eventuellt skulle få dem att söka sig vidare.

Sju bra frågor (och tre dåliga) vid ett stanna-samtal

1. Vilken uppgift eller projekt under det senaste året har gjort dig mest engagerad?
2. Vilka förmågor har du som inte utnyttjas här?
3. Om du skulle kunna ändra en sak med ditt nuvarande jobb – vad skulle det vara?
4. Under det senaste året – nämn någon gång när du varit frustrerad och berätta vad det berodde på?
5. Finns det något område där du känner att du vill utvecklas mer inom?
6. Vad skulle du vilja ändra på när det gäller feedbacken du får i dag?
7. Finns det något i din balans mellan jobb och fritid som du vill diskutera?

Försök att undvika frågor som
1. Är du lycklig över att jobba här hos oss?
2. Är du nöjd över din lön?
3. Har du ditt drömjobb?

Det bästa stanna-samtalet får din medarbetare att förstå att du verkligen uppskattar personen och dennes insats, att du bryr dig om mer än bara prestation samt att du är öppen för att ändra på saker.

Sluta-intervjun. Att säga upp sig för att gå vidare i karriären är naturligt. Som chef är det viktigt att förstå om arbetsplatsen gått från motiverande och utvecklande till att kännas trött och låst.
”Oavsett varför en medarbetare slutar så är ett farväl förknippat med starka känslor och många tankar, och även när man lämnar självmant kan man behöva prata om sitt beslut och om tiden som har varit”, säger Maria Sterner.

Ett strukturerat avgångssamtal, där båda parter utbyter tankar, är bra både för medarbetare och organisation. Det blir ett kvitto på den tid som har varit och hur man går vidare. I samtalet är det just relationer som bör stå i fokus.
”Generellt pratar vi väldigt lite om relationer, trots att det många gånger spelar in när man väljer att gå till en annan anställning. Därför är det en av de viktigaste frågorna i samtalet”, säger hon.
”Det är ju det sista medarbetarsamtalet som du som chef har med personen”, säger Maria Sterner.

Ett varningens finger för de chefer som inte har återkommande feedbacksamtal med sina medarbetare:
”Om man inte löpande stämmer av med personalen kan ett avgångssamtal kännas krystat. För hur kommer det sig att chefen plötsligt är intresserad av medarbetarens tankar när den ändå ska sluta? Idén med ett avgångssamtal är att det ska vara något positivt, både för medarbetaren och arbetsgivaren”, säger Maria Sterner.

Sex bra frågor (och tre tips) vid en sluta-intervju

1. Hur har samarbetet med kollegorna fungerat?
2. Vilket förhållande har medarbetaren haft till ledningen?
3. Hur har interninformationen fungerat?
4. Hur har arbetssituationen varit?
5. Varför väljer medarbetaren att sluta? Vad är viktigaste skälet? Lön? Utvecklingsmöjligheter?
6. Vad hade arbetsgivaren kunnat göra annorlunda?

Tre saker att tänka på vid en sluta-intervju
1. Beroende på organisationens storlek är det bra att låta någon annan än den närmsta chefen hålla i samtalet.
2. Var tydlig med vad som kommer att vidarebefordras till chefen och vad som kommer att anonymiseras.
3. En del medarbetare är rädda för att få dåliga referenser om de är ärliga med vad som fungerat dåligt.

Sluta-intervjun är ett sätt för arbetsgivaren att visa att man vill lyssna på medarbetarens erfarenheter och även en av pusselbitarna för att bli en attraktiv arbetsgivare. Vi bryr oss om nuvarande och blivande men även avgående medarbetare. Ett bra avslut är således en del av arbetsgivarens varumärke. Både nuvarande och tidigare medarbetare är ambassadörer för arbetsgivaren.

Text: Johanna Lundeberg

Denna text är ett samarbete mellan Chef och Linkedin.