Ibland är det systemen, inte ledarskapet, som orsakar frustration på jobbet.
Ibland är det systemen, inte ledarskapet, som orsakar frustration.

IT-system dold orsak till ledarskapsproblem

Dålig effektivitet och irritation i ditt team beror inte alltid på brister i ledarskapet.
Leta efter lösningar på rätt ställe.
”Det är alldeles för vanligt med IT-system som stoppar oss, snarare än stöttar”, säger Christer Söderholm på Sopra Steria.

Utåt ser det ut som ledarskapsproblem: dålig kommunikation, bristande samsyn eller dålig effektivitet. Men i själva verket kan det bottna i underutnyttjade IT-system.
”Det här är något de allra flesta har problem med”, säger Christer Söderholm som i sin roll på Sopra Steria hjälper företag att få ut maximalt värde och effektivitet i sina system.

”Många sitter med lösningar som har byggts för en verksamhet och omvärld som inte längre finns. Allting har förändrats, utom systemstödet. Man tvingas följa en systemprocess som inte är verklighetsanknuten, där 7 av 10 steg kanske inte längre är relevanta, men ändå måste göras.”

Ökad administration och irritation blir följden när medarbetare och chefer inte känner att de kan göra ett bra jobb.
”Många gånger uppstår den största frustrationen när det inte fungerar i kärnverksamheten”, berättar Christer Söderholm.

”Medarbetarna upplever att systemen stoppar dem, istället för att stötta, och att de slarvar bort möjligheter och inte lyckas bedriva verksamheten som de vill. Det påverkar såklart motivationen negativt. Företag behöver därför investera tid i att se över sina IT-system och se hur de kan effektivisera flödet.”

3 vanliga problem – där IT-system kan ligga bakom

Vi kommunicerar dåligt mellan avdelningar och team
Sönderbyggda system som inte kan anpassas efter verksamhetsförändringar kan ligga bakom. System som inte används, underutnyttjas eller är för komplicerade kan också vara en orsak.

Vi har inte samma helhetsbild
System som inte ger en komplett bild av kunden, eller som bara delvis uppdateras när ny information läggs in, blir ett hinder.

Det görs mycket jobb i onödan
Stora mängder systemadministration som medarbetare inte själva får ut nytta av upplevs som ett hinder i jobbet.

Uppfattningen att tid läggs på fel saker är vanlig.
Det kan till exempel handla om ett system som aldrig ger något tillbaka till medarbetaren utan bara ställer krav på inmatning av information, ofta utan ett tydligt syfte.
“Det är väldigt viktigt att de som ska använda IT-system förstår varför de behöver göra det.”

Christer Söderholm tar tidrapporteringssystem som ett vanligt exempel.
”Du lägger in mängder av information där, men får ingen återkoppling.”
Om tidrapporteringen istället ger något tillbaka, till exempel en rapport om hur du använder din arbetstid, blir den mer användbar.
”90 procent av alla sitter i Outlook med all sin kommunikation så borde man inte enkelt kunna tidrapportera utifrån data därifrån istället? Sådana lösningar har vi byggt.”

”Om medarbetaren förstår helheten brukar också kreativiteten och ifrågasättandet kring det nuvarande arbetssättet vakna till liv. Det är guld värt för ett företag som strävar efter att bli ännu bättre”, säger Christer Söderholm.

Vinsterna syns tydligt, när fokus riktas rätt.
”Vi har till exempel hjälpt kundcenter att gå från kostnadsdrivande till intäktsdrivande.”
Med en helhetsbild av kunden i systemen, där man ser tidigare kontakter och köp, kan man ge service på en helt ny nivå och få ett riktigt bra underlag för relevant merförsäljning.
Det ger pengar in, en bättre kundrelation och dessutom motiverade medarbetare som känner sig mer nöjda med sin prestation, sin chef och sitt jobb.

Skalbart och framtidssäkrat – så klarar era system en kris

Bra systemstöd har blivit extra viktigt under coronakrisens snabba omställningar.
”Några kunder har behövt skala upp kraftigt när trycket har ökat”, berättar Christer Söderholm på Sopra Steria.
Ett exempel är organisationer som jobbar med omställningar på arbetsmarknaden, där den pågående pandemin har utlöst en lavin av permitteringar och uppsägningar. Då behöver IT-systemen klara trycket, koppla samman rätt data och användas ihop med smarta arbetssätt för att fungera effektivt. Dessutom behöver man en partner som kan möta dessa förändrade behov.
”Välj lösningar som är skalbara, förändringsbara och framtidssäkrade. Det behövs när trycket ökar och ni behöver skala upp, eller om ni snabbt behöver ställa om när förutsättningar förändras”, råder Christer Söderholm.

Hitta rätt systemlösningar

Ibland är det också för enkelt att skylla på IT-systemen.
”Det är inte ovanligt att systemet blir en ursäkt, när det finns jobbigare frågor att ta tag i: gör vi rätt saker, är affärsmodellen rätt, har vi koll på våra kärnprocesser och efterlever vi dem? Därför hjälper vi ofta våra kunder även med den typen av utmaningar. Det är centralt att utgå från process och behov, snarare än system och teknik. Man måste bottna i de här frågorna, innan man implementerar eller förändrar sitt systemstöd”, avslutar Christer Söderholm.

Denna text är ett annonssamarbete mellan Chefs innehållsstudio och Sopra Steria.

Sopra Steria är ett internationellt konsultföretag som är ledande inom digital transformation av medelstora och stora organisationer.

I Sverige arbetar 450 konsulter varav 60 fokuserar på verksamhetsutveckling med hjälp av affärs- och verksamhetssystem baserade på Microsoft Dynamics 365.

Kunderna uppskattar att vi är en partner, snarare än en leverantör. Förståelse för kundens verksamhet är det centrala.

Läs mer

Petter Wåhlberg, anstaltschef för Storboda. Foto: Martina Huber
Beslutsfattande

Anstaltschefen: ”Man kan inte pausa ett fängelse”

Coronakrisen har skruvat upp pressen på chefer inom Kriminalvården. Ett tufft läge har blivit tuffare. ”Vi alla klarar av lite mer än vi tror”, säger anstaltschefen Petter Wåhlberg.
uppsagningarbjorn
Konflikthantering

Fråga psykologen: ”Hur ska man informera om uppsägningar?”

Hur ska man informera om uppsägningar i coronakrisen? Och hur hanterar man med medarbetare som haft missbruksproblematik eller som sprider apokalyptisk stämning på videomötena? Det är några frågor psykologen Björn Hedensjö fått om svåra samtal i Chefs facebookgrupp Chefa i coronakrisen. Här ger han svar på dem.
kvinnlig_chef
Konflikthantering

Forskning: Tuffare få kritik av kvinnlig chef

Kvinnliga chefer diskrimineras ”underifrån”, visar ny forskning. Medarbetare av båda könen blir betydligt mer upprörda av negativ feedback från kvinnliga chefer än manliga.

Meghan Markle och prins Harry
Konflikthantering

”Kungliga krisen symbolisk för ett ledarskap i förändring”

När prins Harry och Meghan förklarade att de inte längre fogar sig i ledet utan tänker bo halva året i Kanada gruffar farmor drottning Elizabeth. Men ledarskapsexperten Alexander Holmberg myser: ”Det här är exakt vad många styrelser och vd:ar brottas med i dag.”

oriflameelenaaylott1800
Digital utveckling

”Jag längtar efter att krama mina kolleger”

Distansledarskap är vardag för Oriflames Elena Aylott, med ansvar för medarbetare över hela världen – kunskaper som kommit väl till pass under coronakrisen.
Rudolf Antoni, regionchef Västra Götaland
Digital utveckling

"Tidpunkten helt rätt för att starta podd nu"

Antalet poddar med chefs-tema exploderar och har aldrig varit så många som nu. Sugen på att själv börja podda, när coronakrisen kanske frigör extra tid? Rudolf Antoni, regionchef på Svenskt Näringsliv Väst, menar att det är helt rätt. 
Två hundar i videokonferens...
Digital utveckling

”Var inte en Zoom-tråkmåns” och 5 andra tips för distansmötet

Visst är det praktiskt med videokonferenser under coronans tid – men också risk för ett virtuellt vilda västern för dem som kastas in i den digitala mötesdjungeln utan manual. Här är 6 förslag till bättre vett och etikett på Zoom-mötena.