Så når du affärsmålen ihop med ditt team

Som chef fungerar du ofta som en omvandlare – en person som ska gå från teori till praktik, som ska göra affärsplanen till arbetsvardag. Steg för steg behöver du konkretisera och förverkliga målen som du och din grupp har. 
Det varken låter, eller är, enkelt.
”Det räcker inte med att berätta om målen. För att lyckas måste du sätta dem i ett sammanhang och få ett åtagande, från varje medlem i ditt team”, säger Viktoria Lindhé på &frankly.

Där uppstår ofta den första stora utmaningen med att förverkliga målen. Handen på hjärtat: har du som chef själv i grunden förstått vad som ligger bakom era mål?

I små företag sitter du som chef ofta med i ledningen. Då har du antagligen varit med i diskussioner om affärsplanen och tagit beslut om målen för året som ligger framför er. Du vet du hur ni har resonerat, vilka avvägningar som har gjorts och bakgrunden till besluten.
”Där finns en större chans till förankring och målförståelse, redan när affärsplanen skrivs”, säger Viktoria Lindhé.

I mellanstora och större företag kommer däremot årets affärsplan och de mål som du och dina medarbetare ska leverera på, ofta uppifrån. 
Sitter du som chef långt bort från de strategiska diskussionerna och besluten kring de mål som har satts för dig och för din grupp behöver du först av allt själv få koll.
”Ta dig tid att läsa igenom affärsplanen ordentligt. Ta ett möte med din egen chef. Förankra vad som gäller. Ställ frågor som gör det konkret för dig vad du och din grupp ska göra framåt, så att du själv är trygg med att föra en dialog med ditt team om det här.”

”Om du som chef inte tycker att du förstår affärsplanen eller köper in på målen så är det svårt att skapa entusiasm kring den i ditt team. Då behöver du gå tillbaka till din egen chef eller högre instans”, säger Viktoria Lindhé.

I ett andra steg behöver du försäkra dig om att dina medarbetare känner till målen. 
”Om ni redan är mitt uppe i allt, eller om du ärver en grupp, så börja med att undersöka hur bra koll det finns på målen genom att ställa frågor.”

För att nå målen behövs ärliga svar från alla i gruppen på frågorna: Kan du målen? Köper du in på målen? 
”Att köpa in på målen handlar om att förstå varför de finns. Det kan vara något ni tillsammans behöver vända och vrida på. Det är därför det är så viktigt att chefer, redan innan de här frågorna ställs, känner att de själva bottnar. Om chefen har svårt att diskutera de strategiska budskapen bakom affärsplanen och målen, så kan det bli svårt för gruppen att förstå och köpa in på målen”, säger Viktoria Lindhé.

När det brister här är det sällan chefens fel. 
”HR och ledning behöver rusta sina chefer med rätt kunskap och redskap för att föra ut affärsplanen och ha en strategisk diskussion om den med sina team.”

Nästa steg med ditt team handlar om att diskutera målen. 
”Vad behöver vi fortsätta att göra, eller göra annorlunda, för att leverera på våra mål? Gå ner och bli riktigt konkreta när ni diskuterar det här. Vad behöver vi som team göra? Vad behöver jag som individ göra?”

För att lyckas behöver gruppen ha ett bra diskussionsklimat, där ni kan vara öppna och ärliga.
”Om ni inte riktigt har det idag så kan det vara där du behöver börja som chef, med att skapa ett förtroende i dialogen och kunna få med alla.”

Chefer gör klokt i att göra sig en bild av diskussionsklimatet och tilliten i teamet. 
”Det finns frågor i &frankly kring det, ifall du behöver börja i den änden.”

Målet i diskussionerna är att bryta ner målen till de åtgärder och beteenden ni behöver – både i teamet och på individnivå.
”Det finns ofta beteenden som ligger till grund för siffrorna i målen. Inom sälj kan det till exempel vara att man vet att man behöver få ett visst antal möten inbokade för att nå ett visst antal försäljningar. Då måste var och en ha ringt ett visst antal samtal.”
Där finns antagligen en siffra att ha som mål på team- eller individnivå och att följa upp på löpande.

I öppna diskussioner där målen konkretiseras blir det också tydligt om något fattas i ert arbete med att nå målen.
”Ibland behövs någonting mer. Det behöver ni definiera och rusta er för. Kanske är det ytterligare personal, utbildning eller andra resurser som behövs för att ni ska kunna göra målen till verklighet?”

Mål på individnivå behöver också bli tydliga och vardagskonkreta. Här behövs en diskussion mellan chefen och varje enskild medarbetare. 
”Tratta ner mål på individnivå i konkreta saker som bidrar till era övergripande mål.”

Vad behövs för att nå dit? Kunskapshöjande mål? Eller mål om tid?
”Kanske behöver ni sätta ett mål om att medarbetaren behöver läsa in sig på ett nytt relevant ämne en timme i veckan? Eller avsätta tid för att utföra en viss uppgift fyra timmar i veckan?”

Efter det att målen har blivit begripliga och konkreta för alla behöver ni hela tiden följa upp dem och se att ni är på rätt spår.
”Man kan använda sig av frågor i verktyget &frankly för att trigga önskvärda beteenden som man har kommit överens om i gruppen.”
Frågor som regelbundet pulsas ut till teamet påminner om de aktiviteter ni har bestämt att ni ska göra: Har du gett feedback till en kollega? Har du läst och delat en artikel? Har du kontaktat tre nya kunder?
”Vissa av de frågor som vi skapar i &frankly är ’trackers’, som visar om vi går i önskvärd riktning och om våra beteendejusteringar ger rätt resultat.”  

Det finns förslag i &frankly på frågor som andra använder ofta, men också möjlighet att enkelt göra egna skräddarsydda frågor som matchar just era mål.
”En idé är att välja frågor ihop med teamet eller åtminstone be om input till vilka frågor man ska välja.”

Text: Malin Kaldo