Skyll inte på chefen! Sex förutsättningar som gör det lättare att leda

En chef ska vara närvarande, lyhörd, coachande, empatisk och rättvis. Få med sig teamet på förändringsresor och ha järnkoll på siffrorna. Inte konstigt att många chefer tycker att de kommer till korta när de jämför sig med denna idealbild eftersom de samtidigt ska utföra dussintals arbetsuppgifter utöver själva ledarskapet. Dessutom har hybrid- och distansarbete gjort det ännu mer krävande att leda.

Charlotte Valleskog är chefspsykolog på Feelgood, som arbetar för att skapa friska organisationer där både människor och verksamheter mår bra. Hon och hennes kolleger möter dagligen chefer som saknar de organisatoriska förutsättningarna att göra ett gott jobb.

”Att då lägga skulden för otillräckligt ledarskap på den enskilda chefen blir ett hinder i verksamheten. Man kommer inte åt det egentliga felet. Risken är dessutom att man lägger resurser på sådant som inte ger effekt”, säger hon.

Hon ger ett exempel:

”En chef som tvingas ägna 90 procent av sin tid åt att rekrytera sommarvikarier kommer inte att lyckas i sitt ledarskap, även om han eller hon får handledning eller coaching.”

Därför, menar Charlotte Valleskog, är det nödvändigt att både titta på chefen som individ och det sammanhang chefen befinner sig i.

”Fördelen med att titta på sammanhanget är att det även kan förändra situationen för efterkommande chefer. Det är ganska vanligt att en chef som har dåliga förutsättningar byter jobb. Den nya chefen verkar jättebra och ambitiös men två år senare har den också lämnat, eftersom förutsättningarna varit desamma.”

Vilka är då är de viktigaste organisatoriska förutsättningarna för att chefen ska kunna göra ett gott jobb?

”Först och främst att synka förväntningarna, det är diskrepansen som blir problemet. Om jag förväntas vara den som attesterar fakturor, lämnar ut passerkort och lägga scheman blir det en målkonflikt att samtidigt leva upp till förväntningarna som finns på mig som ledare. Det är också svårt att göra ett bra chefsjobb om man har flera och stora arbetsgrupper”, säger Charlotte Valleskog.

Att leda hybrida team är en ytterligare utmaning för många chefer.

”Det är viktigt att chefen får tydliga ramar och instruktioner om vad det hybrida ledarskapet innebär. Chefen behöver veta varför han eller hon har ett hybridteam och hur man ska jobba för att uppnå verksamhetens mål. Det är en försvårande faktor att ha personer utspridda och leder lätt till ökad stress hos både chef och medarbetare.”

”Det blir exempelvis svårare för chefen att hålla i den dagliga kommunikationen om man inte strukturerar för det. Man måste hitta sätt för att prata även om tuffa frågor. Dessutom behöver chefen ha de tekniska förutsättningarna som krävs och ledningens förståelse och stöd om man inte är tekniskt bevandrad.”

Vid hybridledarskap ökar också behovet av att få stöd av chefskolleger. Nätverk är alltså ytterligare en förutsättning som har betydelse för att chefen ska kunna göra ett gott jobb.

”Här kan arbetsgivaren hjälpa cheferna att mötas och prata med varandra, dela tips och råd. Om cheferna inte får möjlighet att göra det, finns risken att de jobbar i isolerade öar, vilket hämmar verksamheten.”

Ännu ett råd från Charlotte Valleskog är att ta del av det stöd som redan finns i organisationen.

”Ofta finns redan möjligheten till gott stöd i organisationen, problemet är att alla inte känner till det. Därför behöver ledningen vara tydlig med vilket stöd inom exempelvis HR och IT som redan finns. Annars sitter cheferna där och uppfinner hjulet gång på gång. Det är alltså inte alltid man behöver tillsätta nya resurser. Ibland räcker det med att börja använda dem som redan existerar.”

Vad kan Feelgood hjälpa till med när det handlar om att ge chefen rätt förutsättningar?

”Vi kan stötta i allt detta och hjälpa till med att lyfta både individens och organisationens perspektiv. Vi gör en genomlysning och tar dialogen med ledningen om hur förutsättningarna ser ut. Dessutom hjälper vi till att identifiera eventuella hinder och belastningar som enkelt skulle kunna undanröjas i vardagen för cheferna. Ofta är det ganska lågt hängande frukter. Det kan till exempel handla om att ha en person som är passerkortsansvarig i stället för att ha 20 stycken som ska göra det tre gånger om året. Små saker som minskar chefens administrativa stress och ger mer tid åt att faktiskt vara chef.”