Så hanterar du ökade risker vid hybridarbete

Hybridarbete är idag ett vanligt inslag på många arbetsplatser. Efter pandemin har medarbetare vant sig vid sitt hemmakontor och arbetsplatser har nya digitala lösningar för möten och samarbeten. Det finns så klart många fördelar med distansarbete, det blir lättare att få ihop vardagspussel, lättare att fokusera och man kan uppleva en större arbetsglädje. Men det finns också flera nackdelar.

”Många kan ha utvecklat lite mer kontinentala vanor när man jobbar hemma. Så personer med risk för skadligt bruk kan ha utvecklat osunda beteenden”, säger Magnus Nyqvist, expert inom skadligt bruk på Feelgood.

För en del kan det vara svårare att samarbeta när alla inte är på plats, kommunikationen kan bli problematisk och konflikter öka. Det är svårt att se om någon arbetar för mycket eller för lite. Många upplever också en större isolering och bristen på gränsdragning mot privatlivet kan öka risken för skadligt bruk.

”Det är klart att man tappar situationer där man vanligtvis möts, som när man hämtar kaffe eller är på väg till lunch. De mötena måste vi konstruera när vi har hybridarbete, och därför krävs det mer av både chef och medarbetare när vi jobbar på distans”, säger Jörgen Pellbäck, organisationskonsult på Feelgood och legitimerad psykolog.

Ökad oro hos chefer

När kontakten med kollegor och chefer minskar i och med distansarbete, ges större möjligheter att dölja dåliga vanor eller skadligt bruk. Med skadligt bruk menas problem med alkohol, narkotika, läkemedel och spel. Att upptäcka detta är en uppgift som många chefer rankar som en av de svåraste.

”Vi har sett en ökad oro från chefer angående skadligt bruk. Sedan pandemin har den oron kvarstått och antalet samtal från chefer som är har en oro kring just detta har ökat med cirka 30-procent”, berättar Magnus Nyqvist.

Hybridarbete ställer högre krav på chefen att upprätthålla en struktur i arbetssättet. Det krävs också en regelbunden uppföljning. Alla medarbetare bör veta vilka krav som ställs när de arbetar på distans.

”Det bör finnas en tydlighet i vad som krävs av medarbetarna vid distansarbete, hur beter vi oss på möten, ska kameran vara påslagen, hur och när behöver man vara tillgänglig exempelvis. Det är viktigt att komma ihåg varför vi har distansarbete på arbetsplatsen, att arbeta hemifrån ska fungera för verksamheten i första hand” säger Jörgen Pellbäck. 

Att upprätta en väl inarbetad policy och handlingsplan kring både hybridarbete och skadligt bruk gör det tydligare för chefer att veta vad som förväntas av dem, vilket skapar trygghet. Policyn ska grunda sig i företagets kultur och värderingar, svara på vad som är tillåtet och inte. Även de anställda behöver förstå innehållet i policyn.

Uppmärksamma tecken – inte sätta diagnos

Struktur, policy och uppföljning gör det lättare att fånga upp tecken på skadligt bruk. Men vilka är de första signalerna?

”En bra tumregel är att vara uppmärksam på beteendeförändringar. Sänkt prestationsförmåga, missade deadlines eller ströfrånvaro kan vara tidiga tecken”, säger Jörgen Pellbäck.

Har man en medarbetare som uppvisar signaler bör chefen ha tätare kontakt och överväga att personen får spendera mer tid på kontoret under en period. Det är ett sätt att säkerställa att arbetet fungerar rent prestations- och ansvarsmässigt, men också för att se till att en medarbetare inte utvecklar ohälsa på jobbet.

”Tecken på skadligt bruk är väldigt lika allmän psykisk ohälsa – irritabilitet, nedstämd, sänkt prestation och koncentration. Som chef är det viktigt att inte belasta sig med att behöva förstå precis vad orsaken är utan att istället lägga fokus på faktiska beteendeförändringar och dess konsekvenser. Din uppgift är att uppmärksamma och ta till åtgärder, inte att ställa en diagnos”, menar Magnus Nyqvist.

Så bemöter du din medarbetare

Hur du som chef ska agera om en medarbetare uppvisar tecken på skadligt bruk är inte helt lätt. Psykolog Jörgen Pellbäck menar att en bra utgångspunkt är att benämna det man sett och ställa öppna frågor.

“Ge så konkret feedback du kan. Beskriv så konkret som möjligt vad du som chef ser och varför det är en viktig fråga för chefen att ta upp, både utifrån ett hälsoperspektiv och ett arbetsperspektiv. Ge också medarbetaren möjlighet att ge sitt perspektiv. Som chef har man rätt att ställa krav men också ansvar att erbjuda stöd, till exempel via företagshälsovården”.

Vill medarbetaren inte berätta behöver chefen ge exempel på konkreta tecken som hen sett.

”Jag brukar råda chefen att koppla på sin vanliga verktygslåda här. Följa upp och ta fler samtal, vara lite bestämd. Det här är ingen bra situation för dig och ditt arbete. Som chef har du ansvar för att hantera allt som också riskerar ha en negativ påverkan på verksamheten”, fortsätter Jörgen Pellbäck.

Hela arbetsgruppen kan påverkas

Hur en arbetsgrupp påverkas av hybridarbete varierar, men det viktigaste för att känna trygghet och minska risken för ohälsa är att som chef skapa struktur. Samma regler som gäller på plats gäller även vid hybridarbete.

”Jag har sett team som blivit hybridarbetande där missnöjet växt för att man inte träffas, någon sitter mycket tyst under möten och det har blivit svårt att få kontakt och återkoppling. Där hamnar gruppen i en ny situation som man som chef behöver hantera. Då är det viktigt att ge chefen förutsättningar för det. Att man kan lita på varandra i en arbetsgrupp är en grundpelare” avslutar Jörgen Pellbäck.