Så får du styrningen att funka — fem skarpa tips

Rätt använt är detta chefens snabbaste genväg till resultat. Fel använt är det som att ratta en lastbil utan servo. Här! Inspiration och en enkel modell som får allt att fungera bättre. Det handlar om hur du styr din verksamhet.

Annonssamarbete
Hypergene

Publicerad

Text: Chefs innehållsstudio

Catarina Fritz är finanschef på kollektivtrafikföretaget Keolis.

Strategierna är på plats. Men otydliga mål, information i stora digitala travar och processer som inte hänger ihop gör styrningen till en av dina största utmaningar. Ungefär som att ratta en bil utan servostyrning. Lugn, du är inte ensam. En undersökning bland chefer på 250 svenska storföretag visar att samma problem dyker upp på många företag. Absolut svårast, enligt cheferna, är att få alla aktiviteter att ligga i linje med målen och få mer tid att planera, genomföra och följa upp.

”Undersökningen visar samtidigt att det finns stor utvecklingspotential i att gå från ord till handling. Inte bara att finna tiden för själva styrningsarbetet, utan lika mycket att göra analyser som leder till rätt beslut och rätt agerande genom hela företaget”, säger Per Hidenius som är VD på Hypergene, företaget som gjort undersökningen.

Samarbete: Denna text är ett samarbete mellan Chef och Hypergene.

Det näst svåraste, enligt cheferna, är att få planering och uppföljning effektiv (handlar exempelvis om hur effektiva budgetprocesserna är, hur de olika verktygen kan hänga ihop och styra åt samma håll). Slutligen har många chefer problem med att få bra kvalitet i siffror och nyckeltal samt pricka rätt i ekonomiska prognoser.

Ladda ned Hypergenes rapport

Nyfiken på hur Sveriges 500 största företag hanterar sina styrprocesser?
Ta del av hela undersökningen om vad som kan bli bättre i styrning och planering: 

Resultaten visar att landets största företag ligger långt framme men att utrymmet för ytterligare förbättringar är stort.
Stor skillnad mellan hur viktig företagen bedömer att en process är och hur väl de anser sig lyckas.

Rapporten skickas till din e-postadress.

Genom att fylla i dina uppgifter ger du Hypergene tillåtelse att kontakta dig.

”Större företag sitter ofta fast i manuella sammanställningar, att plocka från många olika system för att få en klar blick på riktningen framåt. Faktum är att två av tre chefer lägger mindre än hälften av arbetsdagen på uppgifter som de tycker är verkligt viktiga”, säger Per Hidenius.

Catarina Fritz, finanschef på kollektivtrafikoperatören Keolis, känner igen sig i undersökningen. Hon och hennes kollegor har utvecklat företagets verksamhetsstyrning, både vad gäller interna processer och för att få rätt systemstöd på plats. Keolis driver kollektivtrafiken i flera av landets större städer med Stockholms Läns Landsting och Västtrafik som några av sina kunder. Kraven är tuffa: fungerar inte kollektivtrafiken står städerna stilla. Över 5 500 bussförare ska med 1 800 bussar plocka upp och lämna resenärer dygnet runt. Underhåll och service på verkstäder ska klaffa. Hela verksamheten ska fungera effektivt.

”Man skulle kunna säga att vi springer ett hundrameterslopp varje dag där allt ska fungera väl för att resenärerna ska vara nöjda”, säger Catarina Fritz.

2006 började Keolis använda en beslutsstödslösning från Hypergene. Till en början handlade det om att få ett systemstöd som kunde samla alla former av information från en rad olika källor – alltifrån daglig information om förare och fordon till finansiell information och HR-data. Totalt hanterar systemet omkring 3 miljarder händelser varje år.

”Allt tankas in och samlas i systemet som blivit företagets informationshjärta. Informationen fanns där tidigare, men ofta i många olika excelmodeller och separata system. Det var svårt att få överblick”, säger Catarina Fritz.

Catarina och hennes kollegor såg dessutom potential inom fler områden. För att få en effektivare planering och styrning implementerade Keolis budgeten i Hypergene förra året. Det gav möjlighet att arbeta med budgeten enhetligt och inte via Excel. Just nu byggs dessutom beslutsstödet ut med en modul för affärsplanering för att få bättre koll på årets planerande aktiviteter. Allt för att skapa bättre uppföljning och överblick över att bolaget uppnår sina mål i affärsplanen.

”Vi får en gemensam verktygslåda där alla delar av organisationen använder samma sätt att följa upp verksamheten. Det är viktigt att snabbt kunna få en överblick över eventuella avvikelser mot budget när det gäller exempelvis personal- och fordonskostnader då våra marginaler inte är så höga. Vi kan lättare göra jämförelser mellan olika trafikområden och hitta best practice. Vad är det vi gör bra i Göteborg som vi även kan göra i Stockholm?”, säger Catarina Fritz.

”Vi blir mer pricksäkra i våra budgetar och prognoser och effektivare vad gäller uppföljning. Verktyget möjliggör också uppföljning i realtid vad gäller exempelvis verkstadskostnader som är viktigt att kunna följa kontinuerligt under månaden och att agera om vi ser att kostnaderna drar iväg”.

Fem steg för mer framgångsrik styrning

1. Styr genom få mål och nyckeltal
Många fokuserar på för många mål och nyckeltal samtidigt vilket leder till splittrat fokus. Våga välja vilka mål och nyckeltal som är allra viktigast att styra utifrån. Då ökar du både fokus och förändringstakt.

2. Engagera organisationen i styrningen
Sättet du styr verksamheten på måste vara överskådligt och relevant. Säkerställ att alla har förstått strategin och vet hur de ska bidra till att de övergripande målen ska nås. Då samlar och riktar du kraften åt ett håll.

3. Sluta överanalysera verksamheten
Att vi numera översköljs av information leder till osäkerhet och ett analysarbete som aldrig tar slut. Förenkla processer och system för att ge rätt person rätt information vid rätt tillfälle. Då får beslutsfattarna förutsättningar att fokusera på det som är viktigast.

4. Ta ett helhetsgrepp om styrningen
I allt för många företag kopplas inte strategiarbetet samman med den finansiella planeringen. Se till att allt arbete sker i ett samlat verktyg där ledningsfunktionerna samarbetar. Då blir planeringsarbetet vassare och tid kan läggas på mer värdeskapande arbete.

5. Fokusera på genomförandet
Det finns ofta stor skillnad mellan ett företags resultat och de mål som uttrycks i affärsplanen. Verka med insikten om att genomförandekraften är viktigare än strategin i sig för att utvecklas så snabbt som möjligt. Då har du förutsättningar att bli framgångsrik.

Text: Dan-Marcus Pethrus