egenskaper_chef

Nio misstag chefer gör när de ska lyssna

Svenska chefer får bakläxa. Medarbetare saknar vitala delar i ett gott ledarskap. Men varför är så många missnöjda med sin chef? Ett svar kan vara att många chefer slutat lyssna. A) Därför ska du lyssna bättre. B) Gör inte dessa misstag.

Svenskarna saknar en bra chef, enligt en ny undersökning. De vill ha en människokännare som kan kommunicera bättre, som är rättvis. Chef går till botten med att komma närmare medarbetaren – en nyckel är bättre lyssnande.

Kärnan i all feedback, alla svåra samtal, möten med medarbetare eller korta avstämningar är lyssnandet.
En av de personer som hade lyssnandet som en vital del i sitt ledarskap är Jan Carlzon.

Denna text är ett samarbete mellan Chef och Manpowergroup. Ladda ned hela undersökningen.

Manpower Work Life har i flera år hjälpt Manpower till att bli experter på trenderna på arbetsmarknaden. Sedan 2007 har undersökningen analyserat svenska folkets syn på arbete, karriär och arbetsliv. 

Exempel på lärdomar är att 30 procent av svenskarna kan tänka sig att byta hobby om det skulle gynna deras karriär, att majoriteten anser att mångfald på arbetsplatsen gynnar affärerna och att tid är den nya statusmarkören i livet.

Work Life är Sveriges största arbetslivspanel med 20 000 panelister. Den är representativ för Sveriges arbetsföra befolkning. 4 398 svenskar ingår i undersökningen, varav 1 863 är nyrekryterade. 44 procent är kvinnor och 56 procent män. Åldersspannet är 15-74 år. 54 procent av de svarande är anställda. En av fem är chefer. 63 procent jobbar i privat sektor, 31 procent inom offentlig sektor.

”Det viktigaste är att lyssna, sa ledarskapsgurun Jan Carlzon i en intervju med Chef.

”Jag är besatt av det strategiska ledarskapet. För att få medarbetarna med mig måste jag som ledare lyssna på dem. Men när jag gjort det måste jag våga besluta vilken strategi som gäller”.

För honom var det en aktiv strategi för att få igenom förändringar:
”Ska jag få människor med mig måste de känna sig trygga. Som ledare måste jag se och respektera mina medarbetare som individer, lyssna och ge feedback. Det skapar trygghet”.

När Jan Carlzon presenterade åtgärdspaketet för Linjeflyg, hur den nya affärsidén, målen och den nya organisationen skulle se ut, då kände många igen sig, vittnar han om:
”Jag tror de tänkte att det är precis vad jag har tyckt länge. Jag hade lyssnat noga innan jag bestämde mig för vad jag ville gör. Det är inte svårt att förstå och dela en tanke som man själv har tänkt”

Men hur ser tekniken ut för att verkligen lyssna på riktigt? Ett första steg är att begripa varför detta är kärnan i all kommunikation.

Anledningar till att lyssna bättre:

  Från utropare till inhämtare. De chefer som i dag hämtar in information bäst vinner. De företag och organisationer som lyssnar bäst på sin omvärld, hur kunderna beter sig och vad som gör medarbetarna mer effektiva har ett försprång. Förr byggde vi ofta beslut på information från interna in­­formationssystem. Nu kryper omvärlden närmare och externa källor blir allt viktigare.

  Tillit och motivation. Att lyssna på en medarbetare och bygga beslut och planer på vad hen säger skapar tillit. Det involverar och motiverar samt skapar lojalitet.

  Reducera konflikter. Konflikter, speciellt långvariga, är disruptiva med negativa effekter på verksamheten. Lyssnandet kan inte bara reda ut missförstånd, det kan utveckla verksamheten när en kund eller leverantör känner sig lyssnad på.
Att sätta av tid till att lyssna är inte så svårt. Inte heller att intala sig själv att det är dags att lyssna. Men när det är dags för samtal är det många som går bort sig. Kom ihåg att lyssna-processen innehåller fem steg; ta emot, förstå, utvärdera, minnas och svara.

Vanliga misstag chefer gör när de ska lyssna

1. ”…och då sa du det till henne, jag förstår”. Att avsluta meningar åt den du pratar med är naturligt (vi tänker snabbare än vi pratar) men i grunden en dålig idé. Det är störande, det leder till hack i konversationen och i värsta fall tystnad eftersom du i praktiken säger åt personen du pratar med att skynda sig. Som Mark Twain sa: ”Hade det varit meningen att vi skulle prata mer än vi lyssnar skulle vi ha utrustats med två tungor och ett öra”.

2. ”Då tror jag att jag vet hur du ska göra”. Det är vanligt att människor lyssnar för att ”laga något”. Men att i ett samtal ständigt försöka hitta en lösning innebär att du inte tillräckligt lyssnar på det underliggande problemet – eller verkligen vill hitta idéerna på det större planet. Spela hjälten som ska hitta svaret är en dålig idé om du ska lyssna aktivt.

3. ”Det är väl inget att oroa sig för”. Att förminska någons oro är ett bra sätt att få någon att sluta prata och du kommer inte att komma närmare sanningen. Lyssna istället klart och uppmärksamma icke-verbal kommunikation och du kommer betydligt längre.

4. ”Ja…happ, va hettere”. Hantera tystnad som en mogen människa. Ett samtal går alltid i vågor. Ibland energifyllt och fullt av prat, ibland mer reflekterande. Ett riktigt produktivt samtal innehåller båda.

5. ”Så du säger alltså att teamet inte klarar att Bengt kommer sent till varje möte”. Att repetera orden som medarbetaren sagt för att vara tydlig är en idé som kan verka bra på pappret men som sällan fungerar i praktiken. Det stör ett naturligt samtal.

6. ”Ja, exakt, precis”. Att förmoda vad medarbetaren ska säga eller att redan veta svaret på frågan är fel utgångspunkt. Att bara bekräfta vad du redan tycker eller vet är ingen bra idé. Intala dig själv istället att du inte redan har några svar.

7. ”Ja, mmm, ok, mm”. När det märks på din blick att din uppmärksamhet bryts flera gånger under ett samtal kommer det påverka personen du pratar med negativt och din lyssning ännu mer negativt.

8. ”Oj, ursäkta, det är min mobil”. Mobilen i fickan (vibration) eller på bordet framför dig kan ju inte spela så stor roll? Jo, distraktionen är ett faktum, det klyver ditt fokus och sänder signaler om att ditt samtal just där och då inte är prio ett, två och tre.

9. ”Intressant! Det påminner mig om…” Att avbryta någon är så klart en dålig idé om du ska vara en god lyssnare. I värsta fall kan det ses som en härskarteknik och få saker tystar så mycket.

Chefs expert Leif E Andersson är inne på samma linje:

”Det finns ett antal kärnfärdigheter som en ledare behöver behärska”, säger han.

”En av de viktigaste är att kunna lyssna. Då hör du vad andra faktiskt säger, inte vad du känner igen, och samtidigt känner de sig sedda. Kan du inte lyssna kan du inte hantera en konflikt oavsett vilken modell du använder. En annan viktig färdighet är att se och uppmärksamma det unika hos varje medarbetare”, säger Leif E Andersson.

Så ser svenskarna på sina chefer

Min chef har alla drömegenskaper jag önskar (3 av 3): 18 procent

Min chef har ingen av drömegenskaperna: 24 procent

Chefen har 1 av 3 drömegenskaper: 28 procent

Chefen har 2 av 3 drömegenskaper: 28 procent

Jag har ingen chef: 2 procent

hefsegenskaperna som vi saknar mest

1. Människokännare: 27 procent
1. Beslutsfattare: 27 procent
1. Rättvis: 27 procent
1. Föredöme: 27 procent
2. Kommunikatör: 26 procent
3. Sammanhangsskapare: 25 procent
3. Visionär: 25 procent
4. Lyhörd: 24 procent
4. Coach: 24 procent
5. Sakkunnig: 23 procent
6. Organisatör: 22 procent
7. Drivande: 21 procent
8. Tydlig: 20 procent
9. Effektiv: 18 procent
10. Socialt ansvar: 17 procent
11. Resultatorienterad: 13 procent

Text: Rebecka Guzman

Hela denna text är ett samarbete mellan Chef och Manpower Group. Hela undersökningen kan du ladda ned här.

Relaterade artiklar

moten-6
Personlig effektivitet

Därför blir det fler och fler möten på jobbet

Möten, möten, möten – när ska du egentligen hinna jobba? Nej, det är inte bara din känsla. Mötena på jobbet blir faktiskt allt fler, enligt en ny bok, och det beror bland annat på en förändrad roll för chefen.

ungadrommerchef
Karriär

Därför drömmer unga om att bli chefer

En dryg tredjedel av svenskarna drömmer om en chefsroll, visar en ny studie. Bland unga upp till 29 år är siffran ännu högre: Mer än hälften av dem vill bli chefer – och det är inte lönen som är drivkraften i första hand.
jobbstress
Hälsa

Tips från coachen: 5 strategier när du drunknar i jobb

Höst, jobbtoppar, budgetarbete, bara två månader till jul och så en rejäl förkylning på det. Är det lite mycket nu? Du är inte ensam. Här är fem knep du kan pröva om du känner dig konstant överväldigad på jobbet.

Sara Klingvall, Helena Gezelius och Jan Ericson som vilsna mellanchefer under repetitionerna av Öppna kontorslandskap.
Verksamhetsutveckling

Chefer i öppna landskap intar teaterscenen

Trivs vi verkligen bäst på aktivitetsbaserade arbetsplatser? Det vill Hagateatern i Göteborg utforska genom tre vilsna mellanchefer bland bollhav och pysande kaffemaskiner i föreställningen Öppna kontorslandskap med premiär nu på fredag. ”Man ska ömma för varje karaktär”, säger Åsa Gustafsson, regissör och manusförfattare.

Ishtar Touailat
Krönikor

Ishtar Touailat: Var är framtidstron?

Som ledare är det vår uppgift att ha tydliga visioner, skriver Chefs krönikör Ishtar Touailat. 
Jannica Grönqvist, chef på Resebemanning, och strand i Thailand (montage)
Arbetsmiljö

”I Thailand kan jag vara mer kreativ”

Det började som en paus från vardagen och en önskan om ett friare liv. I dag har det blivit en livsstil. Fyra till sex veckor om året bor och arbetar Jannica Grönqvist i Thailand.
lager
Verksamhetsutveckling

Därför bör du satsa på ”upskill och reskill”

Var tredje chef har inte avsatt tid för sina medarbetares kompetensutveckling, visar Chefs undersökning. Samtidigt tycker World Economic Forum att alla bör ägna 101 dagar åt kompetensutveckling fram till 2022. Experten Pär Lagers råd: Lämna tänket om det livslånga lärandet och satsa på upskill och reskill.

Pär Lager föreläser på Chefakademins frukostseminarium.
Chefakademin

Framtidens lärande i fokus

Det var fullt hus och hög stämning när Chefakademin fick sin officiella invigning. Pär Lager bjöd frukostpubliken på insikter om framtidens nödvändiga lärande – en angelägenhet för alla.