Kathrine Hogseth på CRM-konsulterna
Kathrine Hogseth på CRM-konsulterna förklarar mognadsmatrisen. Foto: Martina Huber

Mognadsmatrisen som räddar it-projektet

Se var i mognadsmatrisen ni befinner er. Anpassa sedan projektplaneringen efter det.
Här är CRM-experterna som har hittat en framgångsformel för komplicerade it-projekt.

Glapp mellan avdelningar och trögflytande processer kostar pengar. Mycket pengar.
Med nya system går det att digitalisera fram ökat kundfokus, bättre affärer och strategier. Men för att lyckas med ett systemskifte behöver automatisering och it-investeringar matchas med bra förändringsledning.

Kathrine Hogseth, vd på CRM-Konsulterna, menar att ledningen behöver ”se dubbelt” för att bli framgångsrik vid byten av tekniska system. Ett öga på tekniken, men också ett öga på ledarskapet och den digitala mognaden i organisationen.
”Ett förändringsprojekt måste löpa parallellt med det tekniska projektet. Där arbetar man kring nya arbetssätt och förändringar i medarbetarroller.”

Halkar förändringsledningen efter så kan medarbetare annars börja motverka projektet.
”Ofta underskattar man just det här. Teknikprojekt och förändringsledning behöver synkas.”

CRM-Konsulterna har implementerat CRM-system hos över 200 kunder och är vana att se var det kan ta stopp.
”När det inte fungerar handlar det ofta om ett glapp mellan it och verksamheten. Antingen äger it projektet, och har svårt att få med sig verksamheten. Eller så är det tvärt om verksamheten som tar ägarskapet utan att involvera it, och då blir det inte alltid förvaltningsbart”, säger vd Kathrine Hogseth.

Foto: Martina Huber

Förändringsledningen är extra viktigt i en organisation med människor och processer med låg grad av it-mognad. För att kunna avgöra hur mycket fokus som behöver läggas på förändringsledningen, parallellt med teknikprojektet, har CRM-Konsulterna tagit fram en mognadsmatris.
”Med den ser vi sådant som it-mognad hos medarbetare, hur strukturerade arbetsprocesserna är och hur benägen man är att förändra arbetssätt i en organisation.”

Olika avdelningar i samma bolag kan ha nått olika mognad och behöva förändringsledning på olika nivåer.
”En omogen organisation får dålig utväxling av ett CRM-system. Därför vill vi också hjälpa våra kunder att bli mer mogna i sitt sätt att arbeta, för att de ska kunna få maximal utväxling av den it-investering de gör. Digital transformation handlar inte om att ta en gammal process och göra den i en dator, utan om att hitta nya sätt att arbeta som möjliggörs av tekniken.”

Test: Gör CRM-Konsulternas mognadstest här!

Man får inte heller missa att it-mognad och förändringsledning är nödvändigt också för chefer och ledning.
”Det går inte att ha en säljchef som driver på att medarbetarna ska jobba i ett nytt system – men som själv sitter och jobbar i Excel. Det är oerhört viktigt att man som chef visar i både handling och ord att man tror på och tar till sig förändringen som görs.”

CRM-Konsulterna jobbar med Microsoft Dynamics 365, där utbildning spelar en nyckelroll i implementeringen av nya system. Med koll på nivåerna i mognadsmatrisen så kan också nivåerna på de utbildningar av medarbetare och chefer som behöver göras också anpassas rätt. Det blir då enkelt och mer motiverande att direkt ta till sig kunskaper om det nya systemet, märka nyttan av det nya man lär sig och komma in i förändrade arbetssätt snabbare.

Under processen med att få ett nytt system på plats så behöver verksamheten också få glimtar av de fördelar som väntar med det nya systemet på plats.
”Leverera lite värde i taget, så att medarbetare ser att det kommer ut något bra ur det. Ge ”goodiesar” till verksamheten – lön för mödan, allt eftersom. Satsa på det som ger effekt, där det gnisslar mest i organisationen.”

En sådan ”goodie” kan vara att koppla ihop mejlsystem med affärssystem. Något som är enkelt med Microsoft i botten, menar Kathrine Hogseth.
”Då kan de med rätt behörighet spåra kundkonversationer, avlasta varandra och ta hand om kundärenden tillsammans. Bolaget är då den som äger kundkonversationen och det går också att få en komplett bild av kunden och alla våra interaktioner.”

Testa sedan det nya systemet och arbetssättet på positivt inställda medarbetare först.
”Hitta en grupp ”friendly users” som får återkoppla vad som funkar och inte. När ni sedan tar det vidare till de som inte är lika positivt inställda har ni kunnat slipat bort kanterna lite. Lägg sedan till en avdelning i taget: marknad, sälj, kundtjänst…”

Steg för steg går det då att guida hela verksamheten in i ett nytt system, nya arbetssätt och helt nya affärsmöjligheter.

Mognadsmatrisen – så fungerar den

Mognadsmatrisen visar vilka områden ni behöver ta hänsyn till när ni vill införa eller förbättra systemstöd för sälj- och marknadsfunktioner.

  • Först kommer medarbetarna, de som ska arbeta enligt processerna och i systemen. Se till att alla är med på vad som ska uppnås och vilken gemensam målbild företaget har.
  • Sedan tar ni itu med förbättringsarbete inom områdena processer och system.
  • Slutligen kan ni börja mäta och följa upp KPI:er.

”Harmonisera arbetet, så att ett steg görs i taget inom respektive område. Spretar det för mycket blir det svårt att få det resultat ni vill ha”, tipsar Kathrine Hogseth på CRM-Konsulterna.

Klicka på bilden för att se den större!

Källa för matrisen: IEEE Enterprise IT Maturity Assessments

Text: Malin Kaldo

Denna text är ett annonssamarbete mellan Chefs innehållsstudio och CRM-Konsulterna.

CRM-Konsulterna brinner för CRM och för att få människor och organisationer att inse vilket otroligt värde som finns i den information de redan har om sina kunder.

CRM-Konsulterna sätter kundrelationen i fokus och arbetar med Microsoft Dynamics 365.

CRM-Konsulterna grundades 2010 av Gustaf Westerlund. Bolaget har fått en mängd utmärkelser för sin expertis, mest nämnvärt att vår grundare är Most Valuable Professional (MVP) inom Microsoft Dynamics 365 (CRM) sedan 2012.

Läs mer om CRM-Konsulterna

Relaterade artiklar

studien1234
Karriär

Harvardstudie: Kvinnliga chefer är mer högpresterande

Bättre på att ta initiativ och mer resultatfokuserade. På hela 17 av 19 punkter rankas kvinnliga chefer högre än sina manliga kolleger, visar en ny studie från Harvard University. 
semestervila
Hälsa

Så här förvaltar du semestervilan bäst

Det krävs inte mer än 7–15 minuter per dag för att behålla semesterlugnet.
klyscha
Karriär

Här är klyschorna du vill undvika i jobbansökan

Lägg lite möda på formuleringarna nästa gång du söker jobb. Det kan hjälpa dig att sticka ut från mängden, enligt karriärrådgivaren Jessica Dinkel.
ishtarkronika
Ishtar Touailat

Ishtar Touailat: ”Våga släppa fram stjärnorna”

Hur många fler talanger vi hade haft om ledarskapet såg annorlunda ut?
Fredrik Wallin är häkteschef på Kronobergshäktet.
Karriär

Häkteschefen: ”A$AP Rocky-ryktena fick eget liv på nätet”

Han hamnade i hela världens blickfång över en natt – och hans arbetsplats kommenterades av USA:s president Donald Trump. 

sattamalen
Motivation

Forskare: Därför ska du sluta sätta låga mål

Hur reagerar vi på målsättningar? Och hur kan låga mål vara sänka motivationen bland medarbetarna? Det ville ett amerikanskt forskarlag ta reda på och resultatet kan nu presenteras.
Bra kvalitet på arbetet gör att vi trivs på jobbet.
Arbetsmiljö

Studie: Väl utfört arbete gör att vi trivs på jobbet

I en ny studie från Malmö universitet framkommer att medarbetare som har möjlighet att göra ett gott arbete, och där kollegorna också presterar bra, trivs bättre.
Så leder du äldre kollegor.
Teamutveckling

4 tips: Så leder du ett team när du är yngst

Ålder är bara en siffra, och man blir inte äldre än man gör sig sägs det. Ändå kan det kännas svårt att leda äldre och mer erfarna medarbetare. Här är några tips för att lyckas.