Kathrine Hogseth på CRM-konsulterna
Kathrine Hogseth på CRM-konsulterna förklarar mognadsmatrisen. Foto: Martina Huber

Mognadsmatrisen som räddar it-projektet

Se var i mognadsmatrisen ni befinner er. Anpassa sedan projektplaneringen efter det.
Här är CRM-experterna som har hittat en framgångsformel för komplicerade it-projekt.

Glapp mellan avdelningar och trögflytande processer kostar pengar. Mycket pengar.
Med nya system går det att digitalisera fram ökat kundfokus, bättre affärer och strategier. Men för att lyckas med ett systemskifte behöver automatisering och it-investeringar matchas med bra förändringsledning.

Kathrine Hogseth, vd på CRM-Konsulterna, menar att ledningen behöver ”se dubbelt” för att bli framgångsrik vid byten av tekniska system. Ett öga på tekniken, men också ett öga på ledarskapet och den digitala mognaden i organisationen.
”Ett förändringsprojekt måste löpa parallellt med det tekniska projektet. Där arbetar man kring nya arbetssätt och förändringar i medarbetarroller.”

Halkar förändringsledningen efter så kan medarbetare annars börja motverka projektet.
”Ofta underskattar man just det här. Teknikprojekt och förändringsledning behöver synkas.”

CRM-Konsulterna har implementerat CRM-system hos över 200 kunder och är vana att se var det kan ta stopp.
”När det inte fungerar handlar det ofta om ett glapp mellan it och verksamheten. Antingen äger it projektet, och har svårt att få med sig verksamheten. Eller så är det tvärt om verksamheten som tar ägarskapet utan att involvera it, och då blir det inte alltid förvaltningsbart”, säger vd Kathrine Hogseth.

Foto: Martina Huber

Förändringsledningen är extra viktigt i en organisation med människor och processer med låg grad av it-mognad. För att kunna avgöra hur mycket fokus som behöver läggas på förändringsledningen, parallellt med teknikprojektet, har CRM-Konsulterna tagit fram en mognadsmatris.
”Med den ser vi sådant som it-mognad hos medarbetare, hur strukturerade arbetsprocesserna är och hur benägen man är att förändra arbetssätt i en organisation.”

Olika avdelningar i samma bolag kan ha nått olika mognad och behöva förändringsledning på olika nivåer.
”En omogen organisation får dålig utväxling av ett CRM-system. Därför vill vi också hjälpa våra kunder att bli mer mogna i sitt sätt att arbeta, för att de ska kunna få maximal utväxling av den it-investering de gör. Digital transformation handlar inte om att ta en gammal process och göra den i en dator, utan om att hitta nya sätt att arbeta som möjliggörs av tekniken.”

Test: Gör CRM-Konsulternas mognadstest här!

Man får inte heller missa att it-mognad och förändringsledning är nödvändigt också för chefer och ledning.
”Det går inte att ha en säljchef som driver på att medarbetarna ska jobba i ett nytt system – men som själv sitter och jobbar i Excel. Det är oerhört viktigt att man som chef visar i både handling och ord att man tror på och tar till sig förändringen som görs.”

CRM-Konsulterna jobbar med Microsoft Dynamics 365, där utbildning spelar en nyckelroll i implementeringen av nya system. Med koll på nivåerna i mognadsmatrisen så kan också nivåerna på de utbildningar av medarbetare och chefer som behöver göras också anpassas rätt. Det blir då enkelt och mer motiverande att direkt ta till sig kunskaper om det nya systemet, märka nyttan av det nya man lär sig och komma in i förändrade arbetssätt snabbare.

Under processen med att få ett nytt system på plats så behöver verksamheten också få glimtar av de fördelar som väntar med det nya systemet på plats.
”Leverera lite värde i taget, så att medarbetare ser att det kommer ut något bra ur det. Ge ”goodiesar” till verksamheten – lön för mödan, allt eftersom. Satsa på det som ger effekt, där det gnisslar mest i organisationen.”

En sådan ”goodie” kan vara att koppla ihop mejlsystem med affärssystem. Något som är enkelt med Microsoft i botten, menar Kathrine Hogseth.
”Då kan de med rätt behörighet spåra kundkonversationer, avlasta varandra och ta hand om kundärenden tillsammans. Bolaget är då den som äger kundkonversationen och det går också att få en komplett bild av kunden och alla våra interaktioner.”

Testa sedan det nya systemet och arbetssättet på positivt inställda medarbetare först.
”Hitta en grupp ”friendly users” som får återkoppla vad som funkar och inte. När ni sedan tar det vidare till de som inte är lika positivt inställda har ni kunnat slipat bort kanterna lite. Lägg sedan till en avdelning i taget: marknad, sälj, kundtjänst…”

Steg för steg går det då att guida hela verksamheten in i ett nytt system, nya arbetssätt och helt nya affärsmöjligheter.

Mognadsmatrisen – så fungerar den

Mognadsmatrisen visar vilka områden ni behöver ta hänsyn till när ni vill införa eller förbättra systemstöd för sälj- och marknadsfunktioner.

  • Först kommer medarbetarna, de som ska arbeta enligt processerna och i systemen. Se till att alla är med på vad som ska uppnås och vilken gemensam målbild företaget har.
  • Sedan tar ni itu med förbättringsarbete inom områdena processer och system.
  • Slutligen kan ni börja mäta och följa upp KPI:er.

”Harmonisera arbetet, så att ett steg görs i taget inom respektive område. Spretar det för mycket blir det svårt att få det resultat ni vill ha”, tipsar Kathrine Hogseth på CRM-Konsulterna.

Klicka på bilden för att se den större!

Källa för matrisen: IEEE Enterprise IT Maturity Assessments

Text: Malin Kaldo

Denna text är ett annonssamarbete mellan Chefs innehållsstudio och CRM-Konsulterna.

CRM-Konsulterna brinner för CRM och för att få människor och organisationer att inse vilket otroligt värde som finns i den information de redan har om sina kunder.

CRM-Konsulterna sätter kundrelationen i fokus och arbetar med Microsoft Dynamics 365.

CRM-Konsulterna grundades 2010 av Gustaf Westerlund. Bolaget har fått en mängd utmärkelser för sin expertis, mest nämnvärt att vår grundare är Most Valuable Professional (MVP) inom Microsoft Dynamics 365 (CRM) sedan 2012.

Läs mer om CRM-Konsulterna

Relaterade artiklar

Några medarbetare kastar papper omkring sig på ett kontor med utsikt över vattnet.
Karriär

Livet på kontoret blir satir på scenen

Får man skratta åt likabehandlingsplaner? Ja, i alla fall på teatern. Nya pjäsen Vi hade i alla fall tur med ramavtalet gör svart humor av sådant som chefer brottas med i sin vardag.

”Det finns många igenkänningsteman”, säger regissören Jenny Nörbeck om pjäsen som snart går upp på Göteborgs stadsteater.

linda_waxin_kronikor-768x432-2
Krönikor

Linda Waxin: ”Vem har aldrig gjort sig skyldig till destruktivt ledarskap?”

”Jag tror att ingen av oss chefer skulle kunna säga att vi inte, i korta glimtar eller längre svackor, gjort oss skyldiga till varierande grad av destruktivt ledarskap”, skriver Chefs krönikör Linda Waxin.

En bild på figurer som gör glada och ledsna miner. Och en bild på en leende kvinna på stranden.
Karriär

EQ viktigt för entreprenörer 

Emotionell intelligens är viktigare för entreprenörer än problemlösning, visar en ny studie.

Filip Adelstav på en tom läktare vid en fotbollsplan.
Karriär

Proffsfotboll lärde bankchefen om ledarskap

Fotboll på högsta nivå gav Filip Apelstav ovärderliga insikter i ledarskap. Sin framgångsrika karriär som proffsspelare har han växlat in mot den som bankchef, fortfarande lika framgångsrik.

”Det måste göras med hjärtat”, säger han.

En man sitter framför en dator och ser uttråkad ut.
Karriär

Brist på kompetensutveckling

Nästan varannan anställd har gått miste om kompetensutveckling under pandemin, visar en ny undersökning. Fler än var femte har aldrig fått någon kompetensutveckling under hela sin karriär.

En dator med en kopp kaffe bredvid. Över den ser man ett par händer som jobbar med en telefon.
Digital utveckling

3 skäl – därför bryter medarbetare mot it-säkerheten

En av tio kontorsarbetare har någon gång brutit mot sin arbetsplats it-säkerhetsregler. Anledningen? Att de var tvungna för att kunna göra sitt jobb. Det visar en Sifo-undersökning som gjorts på uppdrag av Citrix.

Pernilla Andersson sitter i en fåtölj.
Rekrytering

Så blir tester en väg tillbaka till jobb

Kan man lita på personlighetstester? Sjuhärads samordningsförbund ser dem inte som någon absolut sanning, men som ett underlag vid rehabilitering av människor långt från arbetsmarknaden. Med lyckat resultat: ”Att ett personlighetstest kan vara en så viktig pusselbit är fantastiskt”, säger biträdande förbundschef Pernilla Andersson.

Nisha Besara.
Chefakademin

Hon blir ny chefredaktör på Chef

I januari tillträder den välkända publicisten Nisha Besara som ny chefredaktör och ansvarig utgivare för Chef, Nordens största ledarskapstidning på papper och webb. Nisha Besara efterträder Cissi Elwin, som får en renodlad vd-roll i det nybildade bolaget Chefakademin.