Metoden som nästan alla HR-chefer glömmer

De flesta företag i dag har personalen som sin viktigaste resurs. Men extremt få företag har egentligen någon större koll på sina medarbetare, deras karriärönskemål, löneutveckling, prestationer, kompetenser.

Ett exempel: Den som frågar en it-ansvarig om en specifik dator i datorparken får sannolikt ett exakt svar om när datorn köptes in, dess prestanda, hur mycket minne och vilka tillbehör som finns. Men motsvarande information om medarbetarna är inte lika tillgänglig. Möjligen går det att hitta anställningsdatum och lön men där stannar ofta transparensen och överblicken.

”Vi hade investerat stort och hade svårt att vidareutveckla det”, säger Live Leer.

Det här problemet drabbade norska webbläsarföretaget Opera. Deras kommunikationsansvarige Live Leer arbetade i ett trögt och inlåst system som snarare begränsade än utvecklade.

Opera har expanderat kraftigt sedan Live Leer började i bolaget 2001 och gått från 90 anställda till dagens drygt 1 500 anställda fördelade på 31 kontor i 20 länder. När även ekonomiavdelningen behövde byta system gjorde bolaget slag i saken.

”Det gav en helt ny översikt över alla medarbetare – utan ett enda Excel-ark. Jag kan gå in i varje team när vi behöver göra headcount i slutet av varje kvartal eller när vi ska jämföra löneutvecklingen på olika marknader. Det betyder mycket att veta att all info om ålder, lönenivåer, erfarenheter och karriärönskemål alltid är uppdaterad”, säger Live Leer.

Det nya systemet går snabbt. All data finns samlad på samma ställe. HR-avdelningen kan analysera exempel en viss medarbetartyp, lönenivå eller specifik kompetens från alla perspektiv. För Live Leer har HR-arbetet fått värdefull hjälp på oväntat sätt:

”Det finns en self service-funktion där medarbetarna enkelt kan ladda över sitt cv från Linkedin till sin medarbetarprofil i systemet. Det sparar jättemycket tid jämfört med tidigare då vi fick be dem skicka in sin CV om de sökte en intern tjänst”, säger hon.

Atrikeln i Forbes från februari i år har gjort att big data i år blivit HR-avdelningens snackis. Den artikeln hade rubriken The geeks arrive in HR: People analytics is here och målade upp en starkare koppling mellan big data, analys och HR.

”Vi är mer transparenta i dag. Vi vinner mycket i kunskapsöverföringen och samarbeten mellan olika kontor när alla medarbetare kan kolla sina kollegors profiler och se sitt team. Cheferna kan ta beslut när de har all information om lön och karriärsönskemål at their fingertips. Det var nödvändigt med tanke på hur snabbt vi vuxit, men möjligt först när cheferna fick bättre överblick över sina medarbetare”, säger Live Leer.

Att medarbetarna aktivt måste jobba med sin profil ser Live Leer inte som ett problem:

”De gillar gränssnittet. Många av våra medarbetare är mjukvaruutvecklare så vet de vad de gillar och vad som fungerar. Systemet påminner om de sociala medier som många av oss använder i vardagen”, säger Live Leer.

”Vi uppdaterar systemet varje halvår. Systemets open source-upplägg rimmar väl med hur vi själva tänker kring våra produkter. Vi är med i en nordisk användargrupp där vi delar tips och erfarenheter med andra företag”, säger hon.

Text: Dan-Marcus Pethrus

Denna text är ett samarbete mellan HR-systemutvecklaren Workday och tidningen Chef. Med Workday får du ett bättre verktyg som leder till smartare val och snabbare beslut i ditt HR-arbete.