Helene Leitner Larsson på Inhouse. Foto: Karina Ljungdahl
Helene Leitner Larsson på Inhouse tycker att chefer behöver bli bättre på onboarding. Foto: Karina Ljungdahl

Lär dig säkra de bästa kollegorna – med onboarding

Håll undan konkurrenterna. Landa talangerna. Lotsa nya medarbetare rätt.
Chefer som kan onboarding får ett övertag i dragkampen om de bästa nya kollegorna.

Kompetensbristen i allt fler branscher förändrar förutsättningarna vid rekrytering. Tidigare var det de arbetssökande som behövde hålla sig på tå och visa upp sitt allra bästa jag för arbetsgivarna. Nu har balansen delvis skiftat. Allt oftare sitter kandidaterna till jobben med höga förväntningar och trumf på hand när de kliver in i en rekryteringsprocess.
”Vi har varit med om att kandidater som på bussen, på väg till avtalsskrivning hos sitt nya jobb, får ett samtal med ett bättre erbjudande från en konkurrent”, berättar Helene Leitner Larsson, affärsområdeschef på konsultbolaget Inhouse som arbetar med organisationsutveckling, rekrytering och bemanning.

När en kandidat först sagt ja men sedan tackar nej och hoppar av så ser man hos Inhouse att det ofta handlar om bristande kunskap och engagemang hos chefer och företag i det som kallas onboarding.
”Det är svårare för våra kunder idag att attrahera och sedan lyckas knyta kandidater till sig. Onboarding är en viktig del för att lösa det problemet. Många har gått på nitar med kandidater och nyrekryteringar som hoppar av, men använder ändå en process som ser likadan ut som för tio år sedan.”

Lär dig mer om onboarding: Ladda ner guide här!

Med den ökande kompetensbristen har rekrytering blivit både dyrare och svårare. Kampen om duktiga medarbetare har hårdnat rejält. Ett påskrivet avtal betyder inte längre att nyrekryteringen är i hamn.

Så mycket kostar en felrekrytering

En felrekrytering kostar i snitt mellan 700 000-800 000 kronor. Dessutom tillkommer ett kunskapstapp och kostnader för den tid som läggs internt på rekrytering och att introducera och lära upp någon.
”En person som slutar inom 7-8 månader är alltid en förlust”, säger Helene Leitner Larsson på Inhouse.

En person i söka-jobb-fasen är inställd på att se och ta tillvara på möjligheter, även efter att ha skrivit på för en ny arbetsgivare.
”Många kandidater är med i flera processer samtidigt. Bara för att du signat ett jobb är det inte säkert att alla processer avslutas”, säger Helene Leitner Larsson.

Konkurrerande arbetsgivare uppvaktar: ”Men vi skulle ändå vilja att du kommer in bara för att prata lite…” eller ”Vi ska flytta till nya väldigt fina lokaler som du gärna får kom med och titta på”.

Personens nuvarande arbetsgivare ligger antagligen inte heller på latsidan.
”Vi ser många som under sin uppsägningstid faktiskt ångrar sig och väljer att stanna kvar på sin gamla arbetsplats. En bra person som säger upp sig får ofta direkt ett moterbjudande från den nuvarande chefen. Många blir då lite sugna, när den nuvarande arbetsgivaren erbjuder nya arbetsuppgifter, bättre betalt. Kanske var det missnöje med ledarskapet som var anledningen till att man sökte sig vidare. Om den tidigare chefen då slutar kan hela arbetssituationen hamna i en annan dager”, säger Helene Leitner Larsson.

Arbetsgivare som vill attrahera nya medarbetare och se till att nyanställda trivs och kommer in i det nya arbetet snabbt, behöver se över sin onboarding.
”Det ställer också högre krav på dig som chef. Du behöver vara mer framåtlutade redan tidigt när du träffar din blivande kollega”, förklarar Helene Leitner Larsson.

Chefens sex steg till lyckad onboarding

Helene Leitner Larsson Foto: Karina Ljungdahl

Undvik onödiga nej och dyrköpta avhopp. Säkra viktig kompetens. Företag har allt att vinna på att chefer lär sig grunderna om strukturerad onboarding. Här är sex steg från Inhouse, som är experter på People Management-frågor.

  1. Kommunicera mera
    Håll kontinuerlig kontakt med kandidaten också efter påskrivet avtal.
  1. Informera internt
    Se till att dina andra medarbetare känner till nyrekryteringen och startdatum.
  1. Bjud in till aktiviteter
    Skapa delaktighet genom att kravlöst bjuda in till allt från AW till konferens.
  1. Skicka hem ett välkomstpaket
    Alla blir glada för en överraskning levererad hem från företaget.
  1. Informera om större förändringar
    Berätta direkt om något förändras i organisationen som kan påverka jobbet när personen börjar hos er.
  1. Ha löpande avstämningar
    Fånga upp tankar, känslor och upplevelser från kandidaten och visa att du har en plan framåt för personen.
Hämta guide för onboarding

Redan under tiden innan den första arbetsdagen behöver nya medarbetare känna sig som en del av sin nya arbetsplats.
”Som blivande chef ska du inte dela ut arbetsuppgifter, men ändå se till att personen kommer in i känslan av att redan vara anställd. Visa att du sätter stort värde på det som personen kommer kunna tillföra.”

Inkludera den nya kollegan i relevant mejlslingor redan innan jobbstart. Uppmana blivande kollegor att lägga till personen på Linkedin. Bjud in till konferenser, utbildningar, fester och event som är på gång. Ordna gärna med en fadder eller mentor på arbetsplatsen, även för seniora personer som ska börja på företaget.
Fråga gärna om en frukostträff, bara för att stämma av inför jobbstarten.

Forskning: Satsa på onboarding

Det lönar sig att lägga krut på den allra första fasen i en anställning.
69 procent som går igenom ett strukturerat onboardingprogram stannar tre år eller mer, enligt en undersökning på amerikanska hr.com.
Företag med effektiv onboarding har i en undersökning hos Glassdoor visat sig minska risken för tidiga avhopp med 82 procent och öka effektiviteten hos nyanställda med 70 procent.

Många gör misstaget att likställa onboarding med en introduktion på en arbetsplats. Men introduktionen är bara en mindre – men viktig – del av en större onboardingprocess.
Också introduktionsprocesser ser annorlunda ut idag.
”Introduktion har gått från att vara instruktioner och envägskommunikation till att bli tvåvägskommunikation med den nya medarbetaren: Hur kan vi ta tillvara dina styrkor? Vad ser du att vi skulle kunna göra?”, exemplifierar Helene Leitner Larsson.

Hon betonar hur viktigt det är att den här första tiden på jobbet blir rätt och att den nya medarbetaren känner sig högprioriterad.
”Som nyanställd är man ömtålig, som en liten fågelunge. Chefer måste ta introduktionsperioden på större allvar och ta mer ansvar. Skulle du boka om ett kundmöte lika lättvindigt som många bokar om ett intromöte med ny kollega?”

Det tar tid att ha en ny kollega. Men här behöver man tänka långsiktigt.
”Det du investerar har du igen. Personen stannar längre tid, blir mer positiv och mer produktiv.”

Det är lätt hänt att introduktionen ebbar ut efter en vecka eller två. Som närmaste chef behöver du fortsätta ta täta uppföljningsmöten i början, som sedan kan övergå i månadsvisa avstämningar kring hur förväntansbilden av jobbet stämmer och hur ledarskapet fungerar.

Missa inte perspektivet framåt:
”En utvecklingsplan kan vara viktig, även om du bara varit på en arbetsplats i några veckor. Vänta inte som chef till utvecklingssamtalet, ibland ett helt år, med att ta den diskussionen. Känslan att min arbetsgivare ser på mig långsiktigt är viktig.”

Fyra högriskperioder

Se upp så att ni inte förlorar era nyförvärv. Här är fyra kritiska tidsperioder.

Under rekryteringen

Redan vid det första intervjutillfället börjar kandidaten samla på sig information och göra sig en bild av hur det skulle vara att bli en del av företaget. Som rekryterande chef förmedlar du vad som värderas hos er. Jobbar ni strukturerat och tycker att transparens och återkoppling är viktigt? Då ska det märkas också i sättet du hanterar rekryteringsprocessen på. Skaver något här så backar duktiga och eftersökta kandidater ur med ett tidigt nej tack.

Mellan ja och påskrivet avtal

Att tacka ja till ett nytt jobb är ofta roligt och omtumlande, men också lite overkligt. Här är personen fortfarande i ett tydligt söka-jobb-läge och öppen för nya möjligheter. Om den blivande chefen och arbetsgivaren inte lyckas skapa en relation och känsla av sammanhang med den nya arbetsplatsen så finns en stor risk att ett annat erbjudande känns mer attraktiv. Var snabb som sjutton med att få avtalet påskrivet!

Mellan avtal och jobbstart

Uppsägningstiden för seniora medarbetare och blivande nyckelpersoner ligger ofta på 2-3 månader. Här är risken stor att ett lockande erbjudande dyker upp eller att personens nuvarande arbetsgivare erbjuder allt från högre lön till nya arbetsuppgifter om personen stannar.

Första tiden på jobbet

Om den första tiden inte blir vad en nyanställd tänkt sig så kan andra aktuella möjligheter från jobbsökarperioden fortfarande vara lockande. Om introduktionen inte fungerar eller den förväntade upplevelsen av arbetsplatsen inte stämmer med verkligheten finns risk för avhopp.

Text: Malin Kaldo

Denna text är ett annonssamarbete mellan Chefs innehållsstudio och Inhouse.

Inhouse är ett konsultföretag inom organisationsutveckling, rekrytering och bemanning.

Som ett av Sveriges snabbast växande och lönsamma företag har Inhouse blivit utsedda till ett Di Gasellföretag tre gånger och 2019 även till MästarGasell.

Inhouse är experter på People Management-frågor, där man med utgångspunkt från människorna utvecklar organisationer utifrån uppdragsgivarens affärsmål.

Läs mer om Inhouse här 

Relaterade artiklar

dubbelt-ledarskap
Arbetsmiljö

Forskning: Så får du delat ledarskap att funka

Delat ledarskap kan vara lösningen på för hög arbetsbelastning, visar svensk forskning. Dessutom blir beslutsgången snabbare och cheferna mer tillgängliga.
Hélène Barnekow
Beslutsfattande

”Det går inte att jobba som förr”

Agilt ledarskap är en självklarhet för Hélène Barnekow, vd på Microsoft Sverige, som skrivit bok om sina erfarenheter av att leda förändring.

Våga sök jobbet - trots brister i cv:t!
Karriär

Underkvalificerad? Sök jobbet ändå!

Så du uppfyller inte varenda kvalifikation som drömarbetsgivaren radar upp i jobbannonsen? Sluta deppa – sök ändå!

Google - en drömarbetsplats för många unga.
Karriär

Här vill unga i Sverige helst jobba

För femte året i rad har svenska studenter och akademiker i början av sin karriär rankat de mest attraktiva arbetsgivarna. På förstaplatsen: En, vad det verkar, orubblig techjätte.

ishtarmoter
Karriär

Ishtar Touailat: 8 tips till dig som är ny chef

Chefs krönikör har utsetts till både supertalang, en av näringslivets mäktigaste och framtidens kvinnliga ledare – men hon har också en gång varit ny som chef. Här är hennes bästa tips.

Cissi Elwin
Krönikor

Cissi Elwin: Dags att komma ut ur semesterbubblan

När jag skriver detta har jag exakt en vecka kvar på semestern. De senaste åren har jag tyckt att sommaren har varit svår. Den har brett ut sig som en öken där jag inte riktigt har vetat vad jag ska göra av mig själv.
Erik Sandström, digitaliseringschef på Arbetsförmedlingen, och Anna Wikland, Sverigechef på Google.
Beslutsfattande

Ny studie: Digital oro hos 3 av 4 svenska chefer

Svenska chefer halkar efter med sin digitala kompetens i förhållande till hur snabbt arbetsmarknaden förändras.
studien1234
Karriär

Harvardstudie: Kvinnliga chefer är mer högpresterande

Bättre på att ta initiativ och mer resultatfokuserade. På hela 17 av 19 punkter rankas kvinnliga chefer högre än sina manliga kolleger, visar en ny studie från Harvard University.