Lär dig säkra de bästa kollegorna – med onboarding

Kompetensbristen i allt fler branscher förändrar förutsättningarna vid rekrytering. Tidigare var det de arbetssökande som behövde hålla sig på tå och visa upp sitt allra bästa jag för arbetsgivarna. Nu har balansen delvis skiftat. Allt oftare sitter kandidaterna till jobben med höga förväntningar och trumf på hand när de kliver in i en rekryteringsprocess.
”Vi har varit med om att kandidater som på bussen, på väg till avtalsskrivning hos sitt nya jobb, får ett samtal med ett bättre erbjudande från en konkurrent”, berättar Helene Leitner Larsson, affärsområdeschef på konsultbolaget Inhouse som arbetar med organisationsutveckling, rekrytering och bemanning.

När en kandidat först sagt ja men sedan tackar nej och hoppar av så ser man hos Inhouse att det ofta handlar om bristande kunskap och engagemang hos chefer och företag i det som kallas onboarding.
”Det är svårare för våra kunder idag att attrahera och sedan lyckas knyta kandidater till sig. Onboarding är en viktig del för att lösa det problemet. Många har gått på nitar med kandidater och nyrekryteringar som hoppar av, men använder ändå en process som ser likadan ut som för tio år sedan.”

Med den ökande kompetensbristen har rekrytering blivit både dyrare och svårare. Kampen om duktiga medarbetare har hårdnat rejält. Ett påskrivet avtal betyder inte längre att nyrekryteringen är i hamn.

En person i söka-jobb-fasen är inställd på att se och ta tillvara på möjligheter, även efter att ha skrivit på för en ny arbetsgivare.
”Många kandidater är med i flera processer samtidigt. Bara för att du signat ett jobb är det inte säkert att alla processer avslutas”, säger Helene Leitner Larsson.

Konkurrerande arbetsgivare uppvaktar: ”Men vi skulle ändå vilja att du kommer in bara för att prata lite…” eller ”Vi ska flytta till nya väldigt fina lokaler som du gärna får kom med och titta på”.

Personens nuvarande arbetsgivare ligger antagligen inte heller på latsidan.
”Vi ser många som under sin uppsägningstid faktiskt ångrar sig och väljer att stanna kvar på sin gamla arbetsplats. En bra person som säger upp sig får ofta direkt ett moterbjudande från den nuvarande chefen. Många blir då lite sugna, när den nuvarande arbetsgivaren erbjuder nya arbetsuppgifter, bättre betalt. Kanske var det missnöje med ledarskapet som var anledningen till att man sökte sig vidare. Om den tidigare chefen då slutar kan hela arbetssituationen hamna i en annan dager”, säger Helene Leitner Larsson.

Arbetsgivare som vill attrahera nya medarbetare och se till att nyanställda trivs och kommer in i det nya arbetet snabbt, behöver se över sin onboarding.
”Det ställer också högre krav på dig som chef. Du behöver vara mer framåtlutade redan tidigt när du träffar din blivande kollega”, förklarar Helene Leitner Larsson.

Redan under tiden innan den första arbetsdagen behöver nya medarbetare känna sig som en del av sin nya arbetsplats.
”Som blivande chef ska du inte dela ut arbetsuppgifter, men ändå se till att personen kommer in i känslan av att redan vara anställd. Visa att du sätter stort värde på det som personen kommer kunna tillföra.”

Inkludera den nya kollegan i relevant mejlslingor redan innan jobbstart. Uppmana blivande kollegor att lägga till personen på Linkedin. Bjud in till konferenser, utbildningar, fester och event som är på gång. Ordna gärna med en fadder eller mentor på arbetsplatsen, även för seniora personer som ska börja på företaget.
Fråga gärna om en frukostträff, bara för att stämma av inför jobbstarten.

Många gör misstaget att likställa onboarding med en introduktion på en arbetsplats. Men introduktionen är bara en mindre – men viktig – del av en större onboardingprocess.
Också introduktionsprocesser ser annorlunda ut idag.
”Introduktion har gått från att vara instruktioner och envägskommunikation till att bli tvåvägskommunikation med den nya medarbetaren: Hur kan vi ta tillvara dina styrkor? Vad ser du att vi skulle kunna göra?”, exemplifierar Helene Leitner Larsson.

Hon betonar hur viktigt det är att den här första tiden på jobbet blir rätt och att den nya medarbetaren känner sig högprioriterad.
”Som nyanställd är man ömtålig, som en liten fågelunge. Chefer måste ta introduktionsperioden på större allvar och ta mer ansvar. Skulle du boka om ett kundmöte lika lättvindigt som många bokar om ett intromöte med ny kollega?”

Det tar tid att ha en ny kollega. Men här behöver man tänka långsiktigt.
”Det du investerar har du igen. Personen stannar längre tid, blir mer positiv och mer produktiv.”

Det är lätt hänt att introduktionen ebbar ut efter en vecka eller två. Som närmaste chef behöver du fortsätta ta täta uppföljningsmöten i början, som sedan kan övergå i månadsvisa avstämningar kring hur förväntansbilden av jobbet stämmer och hur ledarskapet fungerar.

Missa inte perspektivet framåt:
”En utvecklingsplan kan vara viktig, även om du bara varit på en arbetsplats i några veckor. Vänta inte som chef till utvecklingssamtalet, ibland ett helt år, med att ta den diskussionen. Känslan att min arbetsgivare ser på mig långsiktigt är viktig.”