Kontoret som medarbetarna längtar till

Det fysiska kontoret har seglat upp som en het fråga för chefer i spåren av pandemins distansarbete. Chefer nämner förbättrad kultur, trivsel och arbetsmiljö som främsta fördelar med kontorsnärvaro, i en undersökning från Chef i början på året. Och hela 83 procent av cheferna föreställer sig en återgång till full kontorsnärvaro inom tre år, enligt en rapport från KPMG.

”Vi pratar mycket om före och efter pandemin, men faktum är att vi inte var på kontoret 100 procent innan pandemin heller, så det här med full återgång behöver ställas i perspektiv”, säger Lotta Kallberg Walldén, head of Sales & Marketing på NCC Property Development, som utvecklar kontorslösningar för företag från idé till färdig fastighet.

”Ja, det är ett väldigt fokus på närvaro, men istället borde vi prata mer om varför vi vill att våra medarbetare ska komma tillbaka till kontoret och vara tydliga med vad vi vinner på att ses”, säger Annalena Norhammar, grundare av Workspace Unlimited.

Annalena menar att riktlinjer såsom två-tre-upplägg och tvång kan bli kontraproduktivt.

”Vi vet att policies inte blir motiverande, då är det bättre att lägga dem åt sidan och fundera på vad som ska hända när vi ses. Vi människor är så instruktionsstyrda att vi annars bara gör utan att fundera på varför. Jag tror inte att lösningen sitter i en instruktion”, säger hon.

I Chefs undersökning om distansjobb från början på året uppger 80 procent av cheferna att förbättrad företagskultur är den största vinsten med kontorsnärvaro. Men kultur skapas inte bara av lokaler – det handlar lika mycket om tydliga mål, värderingar och social interaktion. Därför är kontorsstrategin också en kommunikationsfråga.

Joyweek, ett företag som själva hjälper andra företag att skapa det perfekta kontoret, flyttade nyligen till flera nya kontor runt om i Sverige. Andreas Sundin, head of Strategy & Procurement, ansvarade för flytten:

”Vi ville verkligen inte flytta in i något som någon annan gjort klart, utan vi ville göra det till vårt eget. Flytten gjordes parallellt med ett varumärkesarbete så allt skulle linjera och kulturen var en viktig del för oss”, säger han.

”Det är helt klart det svåraste med kontorsplaneringen. Först måste man skapa en vision. Det enda man vet är att pengarna kommer att ta slut och att de alltid tar slut för tidigt så ett tips är att inte spara de viktigaste investeringarna till sist, säger Andreas och fortsätter:”

”Vissa saker är ju hygienfaktorer som bara måste funka. Men sen finns det andra saker som mer driver motivation och det är olika för alla bolag, det kan vara frukten och fikat för ett och pingisbordet för ett annat”.

Han betonar att kommunikation var en framgångsfaktor genom hela flyttprojektet och att det blev väldigt tydligt efter flytten, att det fanns ett behov att fortsätta prata om kontoret som ett ständigt pågående projekt.

”Vi hade en jättebra kommunikationsplan i projektet och vi märkte att vi skapade en vana hos medarbetarna. Så efter flytten frågade de varför de inte fick någon mer information”.

Både Lotta och Annalena håller med om att kontoret inte är ett enskilt projekt med en början och ett slut, utan en ständig process och dialog som behöver pågå. Ofta går man över i en förvaltningsfas efter en kontorsflytt, men istället borde vi tänka utveckling. Vad kan vi addera i kontoret som driver motivation imorgon? Hur ser våra behov ut framåt när det gäller arbetsplatser och placering?

”De som förvaltar kontoret kan tänka i ”releaser”, nu är grunden satt och då ska det fortsätta utvecklas och släppas nyheter kring kontoret”, säger Annalena.

Att planera kontorsytor handlar alltså om så mycket mer än bara kvadratmeter, utan om att forma en miljö som stöttar både affärsmål och arbetsglädje. För att lyckas krävs ett nära samspel mellan ledarskap, kultur och praktiska behov. Men hur mycket ska man låta sig styras av konjunkturläge och andra omvärldsfaktorer, när är det bäst tajming att flytta eller satsa på en omgörning av kontoret?

”Det som driver förändring är sällan när ett hyresavtal går ut, utan utifrån verksamheten. Så rätt tajming uppstår när behovet uppstår. Sen behöver man såklart förhålla sig till avtalsutgångar och annat, men jag tycker att man framför allt ska låta sina behov styra planeringen”, säger Lotta.

Hon menar att rätt kontorslösning kan stärka medarbetarnöjdheten, vilket i sin tur bidrar till lönsamheten.

”På NCC gillar vi att mäta, och när vi undersöker våra nyutvecklade kontor kan vi se siffror som att 95 procent känner en stolthet över kontoret, och då har vi frågat både beslutsfattare och anställda. Och när man är stolt, då åker man gärna till kontoret, vilket bidrar till ökad produktivitet.”