Ola Pettersson på Experis
Biltid är mobiltid för distanschefen Ola Pettersson på Experis. Han planerar in avstämningar med medarbetarna på de Norrlandskontor som han ansvarar för och har en samtalslista redo när han sätter sig i bilen. Foto: Samuel Pettersson

Knepen som tar distanschefen nära

Allt fler leder medarbetare på distans. En utmaning som kräver nya arbetssätt och insikter i mänskligt beteende.
Här delar två erfarna distansledare med sig av sina bästa tips.

Ledarskap på distans blir allt vanligare. Ökade krav på effektivisering och den snabba teknikutvecklingen gör att fler och fler chefer leder en arbetsstyrka som rent fysiskt befinner sig någon annanstans. När det inte längre är självklart att ha kollegorna strax intill ställs nya krav på både chefer och medarbetare. Men med rätt arbetssätt kan utmaningen vändas till en positiv kraft.

Denna text är ett samarbete mellan Chefs innehållsstudio och Experis. Experis arbetar med rekrytering och konsultverksamhet inom kvalificerad kompetens, från chef- och ledningsnivå till specialistfunktioner inom framför allt Engineering, IT, Finance och Executive.
Experis har årligen cirka 1 600 konsulter ute i uppdrag över hela landet. Vi finns på över 50 kontor runt om i Sverige och är en del av ManpowerGroup. Läs mer här

”Vi har jobbat med distansledarskap sedan 60-talet. Vår kärnverksamhet med konsulter som utför sina uppdrag i kundens verksamhet har helt enkelt tvingat oss att hitta bra och fungerande upplägg”, säger Cecilia Möllerström, Head of Talent Transformation på konsult- och rekryteringsbolaget Experis (som är en del av ManpowerGroup).

Här ser man hur expertis inom distansledarskap ger en konkurrensfördel och öppnar för nya möjligheter. Arbetsgivare som erbjuder flexibilitet blir mer attraktiva. Att kunna påverka tid och fysisk plats för arbetet är värdefullt för många. Det är till exempel betydligt lättare att tacka ja till ett jobberbjudande när det inte innebär flytt för en väl rotad familj.
”Vi skulle förlora duktigt folk och uppdrag om vi krävde att alla ska jobba på samma ställe”, konstaterar Ola Pettersson, gruppchef hos Experis med placering i Umeå.
Han arbetsleder 18 personer, 14 av dem på distans. Medarbetarna är utspridda på åtta kontor, från Luleå i norr till Falun och Gävle söderöver.

Att arbetsleda personer som sitter så långt som 85 mil från varandra kräver struktur och smarta strategier. Och en hel del bilåkande.
”Det är bra telefontid i bilen. Jag gör en lista över samtalen jag ska ringa innan jag åker”, berättar Ola Pettersson, som kör omkring 3500 mil i jobbet varje år.
Ständiga telefon- och videomöten hör till arbetsvardagen. Ibland krävs hjälp hands-on. Det löser man med ett verktyg som heter Lync.
”Då kan jag och medarbetaren dela skrivbord och jobba på en uppgift ihop. Det blir som att luta sig över axeln.”

Louise Ramstedt, Experis

Louise Ramstedt, konsultchef på Experis, menar att grunden i distansledarskapet är förtroende och tillit. ”Den kanske största utmaningen och det som ta längst tid är att få medarbetare att förstå att de ska höra av sig när det behövs”.

Louise Ramstedt, konsultchef på Experis för 33 ingenjörer och tekniska specialister, sitter i Stockholm och nöter inte lika mycket asfalt. Ett par arbetsdagar i veckan går åt till kund och medarbetarbesök. Det är främst via telefon hon har kontakt med alla medarbetare som jobbar ute hos kunder.
”Dialogen och kommunikationen är oerhört viktig, ditt främsta verktyg med distansmedarbetare”, säger hon.
Effektivare möten ser hon som en tydlig bonus av distansledarskapet.
”Den respekt och det fokus som finns på våra inbokade distansmöten är väldigt hög. Ingen kommer fem minuter sent, springer iväg för att hämta en kaffe eller kommer oförberedd… I distansvärlden tar man inte lika lätt varandra för givet”, menar Louise Ramstedt.
Hon beskriver sig som ”strukturerad ut i fingerspetsarna”.
”Jag skulle vara likadan som fysisk chef. Men det är egenskaper som hjälper till mycket i ledarskap på distans”, säger hon.

Förmågan att lyssna har också varit värdefull.
”Varje kontakt inleder jag med småprat. Det är jätteviktigt och då jag lär känna personen mer. Jag memorerar vad medarbetarna säger, det bygger relation. Jag var dålig på det här i början, gick rakt på det som skulle avhandlas, hårt och kantigt. Sedan jag medvetet har lagt in det här har jag kommit mycket närmre medarbetare”, berättar Louise Ramstedt.
Som ny chef kunde hon ibland ställa in möten om det kändes som att det inte fanns något att avhandla.
”Det drar jag mig för nu. Även om det inte finns något arbetsmässigt att avhandla, är det oerhört relationsskapande. Så håll planen för din kommunikation”, uppmanar hon.

Ola Pettersson, Experis

Ola Pettersson uppskattar ramverk och strukturer hos Experis som underlättar distansledarskap: ”Det finns alltid något att luta sig mot.” Han planerar sitt samtalsår noga, ihop med medarbetarna, och träffar också var och en av dem 10-12 gånger om året.

Foto: Samuel Pettersson

Ola Pettersson ser till att ha koll på alla, inte bara när det kommer till arbetsuppgifterna.
”Det blir många spontana samtal, men jag har också en fysisk lista för att se till att jag inte missar att höra av mig till någon, och en bok med anteckningsblad för varje medarbetare med stödanteckningar.”

Att odla mer förtroende, tillit och ömsesidig respekt ser han som ännu viktigare för en distanschef än för en på-plats-chef.
”Genom att ge förtroende och dela med mig av mig själv så öppnar sig medarbetare.”

Bli en bättre distansledare

Skapa struktur för mål, värderingar och uppföljning
Var tydlig med dina förväntningar och följ upp medarbetarnas insatser.
”Det är oerhört viktigt att den du pratar med förstår saken på samma sätt som du. Det tar längre tid att upptäcka om det finns ett missförstånd om du inte är på plats. Ställ hela tiden frågor: ’Kan du tala om för mig hur du tänker att vi ska gå vidare?’”, tipsar Louise Ramstedt.
Var tydlig med ansvarsfördelningen
Har du medarbetare som du inte träffar så ofta, så se till att vara extra tydlig kring roller och ansvarsfördelning.
”Det här jobbar jag hårt med, bland annat i utvecklingssamtalen. De jag jobbar med vet alla vad de har för befogenheter, möjligheter och friheter”, säger Ola Pettersson.

Bli en mästerlig lyssnare
Lär dig fånga upp information som lätt missas om ni inte ses ansikte mot ansikte.
”Jag jobbar hårt med nya medarbetare för att få dem att öppna upp och prata. Du behöver känna medarbetare väl för att veta om något skiljer sig. Tolka vad de säger, lyssna på tonen i rösten. Det är så du får veta hur de mår – det är viktigt också eftersom du som chef har arbetsmiljöansvar”, säger Louise Ramstedt.

Skapa vi-känsla
Ibland behöver ni träffas tillsammans, alla kollegor och du som deras chef.
”Vi bjuder till sociala tillställningar, julfest, sommarfester eller after work, två gånger per termin. Dessutom har vi frukostar och inspirationsseminarier”, berättar Louise Ramstedt.
Sprid information om vad som händer inom gruppen och vad alla bidrar med.
”Varannan vecka har vi också telemöten där vi stämmer av med alla konsulter tillsammans”, säger Ola Pettersson.

Besök på plats
Besök på plats visar ditt engagemang och ger dig möjlighet att se i vilken miljö medarbetarna jobbar. Ibland är det nödvändigt att ses, som vid karriär- och lönesamtal.
”Eller när det dyker upp problem eller saker inte funkar. När någon mår dåligt eller en kund har hört av sig om meningsskiljaktigheter, då gör jag extra besök. För allt som sticker ut och inte är vardag”, säger Louise Ramstedt.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

Kommunikation

Cissi Elwin i P4 Extra: ”Är en trend bland chefer”

Heta trender bland chefer och utbrändhet. Det pratade Cissi Elwin, chefredaktör och vd på tidningen Chef, om när hon var inbjuden som dagens gäst i P4 Extra med Erik Blix.

Sponsrat Chef + Telenor Företag

Workfulness — chefens nya priofråga

Ineffektiva möten, ständig stress och svårt att fokusera på komplicerade arbetsuppgifter. Våra jobbhjärnor kokar. Dags för chefen att satsa på Workfulness.
Hållbarhet

Svett på hotellgymmet ger energi – till elnätet

Du får bättre kondition och styrka i gymmet. Nu kan ytterligare en fördel med träning läggas till listan. Överskottet från Clarion Signs träningscyklar ger energi till Stockholms elnät.
Arbetsmiljö

4 exempel: Här är framtidens kontor

Apples rymdskeppsliknande nya högkvarter är bara en av många spektakulära byggnader som pengastinna internetjättar uppfört på USA:s västkust. Invändigt påminner det om vardagsrum.
Mångfald

Lavinartad ökning: Kvinnliga chefer – i majoritet

Två av tre chefer i Sveriges kommuner är kvinnor – vilket är en kraftig ökning de senaste 40 åren. Det visar en färsk studie – som pekar på att att dominansen kan bli större.
Konflikthantering

Vd ryckte ut mitt i natten – räddade utelåsta resenärer

Utelåsta och irriterade. Ett 30-tal resenärer kom inte in till parkeringen på Ängelholms flygplats efter en mardrömsresa. Då ryckte flygplatsens vd ut som en räddande ängel – mitt i natten.
Sponsrat Chef + SBS Executive MBA

Receptet: Så blir du en hållbar chef

Chefer som kan hållbarhet är en viktig pusselbit som ofta saknas.
Lägg hela pusslet. Ta stegen som behövs – för att lära dig leda hållbart.

Hälsa

Får extra semester – om de tränar

Friskvårdsbidrag, massage på jobbet och fruktkorgar. Trots flera hälsoinsatser ökade sjukfrånvaron på det kommunala bostadsbolaget Mimer i Västerås. Nu får de anställda mer semester om de tränar – ett sätt för att minska stressen.

Rekrytering

Personalen flydde – då infördes ny succémetod

Åtta av tio kommuner har brist på socialsekreterare, som säger upp sig i hundratal på grund av tuff arbetsbelastning. I Umeå har man bromsat personalflykten genom bättre stöd och effektivare organisation.
Beslutsfattande

6 ledarmissar som fällde Ubers vd

Först tog han en paus. Sedan fick han sparken. Ubers vd Travis Kalanick stod för ett par skandaler som till slut fällde honom. Här är sex ledarmissar han gjorde – som du kan undvika.

Metodbanken

Testa dig: Hur bra ledare är du?

Chef har kokat ned 20 års erfarenhet av ledarskap till 9 punkter. I vårt test kan du se hur du levererar och bjuda in andra att ge feedback.

Arbetsmiljö

4 sätt: Så hanterar du gnällspikar

Gnäll kan döda energin på jobbet. Men som chef kan du med rätt metod få stopp på gnället och vända spiralen till något positivt.
Om chef

Välkommen till nya Chef.se

Nu blir det ännu roligare att vara chef! På nya Chef.se får du alla genvägar, tjänster, verktyg och mallar du behöver för att ta dig vidare i jobbvardagen – och i karriären. Här är de största nyheterna.
Krönikor

Cissi Elwin: Fixa sexet!

”Närhet, ömhet, kärlek och sex inte är en lyx utan rent livsnödvändigt för att vi ska må bra”, skriver Cissi Elwin i sin senaste krönika.

Karriär

Toppcheferna som tjänar bäst – hela listan

Två av de tre myndighetscheferna med högst månadslön är kvinnor. Men längre ner på topplistan är det desto fler män, visar en genomgång av Sveriges Radio.
Hälsa

Så mycket sex har svenska chefer

Ett bra sexliv kan göra dig till en bättre chef, menar experterna. Närhet och goda relationer gynnar flera ledarförmågor och reducerar stress. Och cheferna har oväntat mycket sex, visar Chefs undersökning.