Knepen som tar distanschefen nära
Allt fler leder medarbetare på distans. En utmaning som kräver nya arbetssätt och insikter i mänskligt beteende.
Här delar två erfarna distansledare med sig av sina bästa tips.
Annonssamarbete: Experis
Ledarskap på distans blir allt vanligare. Ökade krav på effektivisering och den snabba teknikutvecklingen gör att fler och fler chefer leder en arbetsstyrka som rent fysiskt befinner sig någon annanstans. När det inte längre är självklart att ha kollegorna strax intill ställs nya krav på både chefer och medarbetare. Men med rätt arbetssätt kan utmaningen vändas till en positiv kraft.
Denna text är ett samarbete mellan Chefs innehållsstudio och Experis. Experis arbetar med rekrytering och konsultverksamhet inom kvalificerad kompetens, från chef- och ledningsnivå till specialistfunktioner inom framför allt Engineering, IT, Finance och Executive.
Experis har årligen cirka 1 600 konsulter ute i uppdrag över hela landet, finns på över 50 kontor runt om i Sverige och är en del av ManpowerGroup. Läs mer här
”Vi har jobbat med distansledarskap sedan 60-talet. Vår kärnverksamhet med konsulter som utför sina uppdrag i kundens verksamhet har helt enkelt tvingat oss att hitta bra och fungerande upplägg”, säger Cecilia Möllerström, Head of Talent Transformation på konsult- och rekryteringsbolaget Experis (som är en del av ManpowerGroup).
Här ser man hur expertis inom distansledarskap ger en konkurrensfördel och öppnar för nya möjligheter. Arbetsgivare som erbjuder flexibilitet blir mer attraktiva. Att kunna påverka tid och fysisk plats för arbetet är värdefullt för många. Det är till exempel betydligt lättare att tacka ja till ett jobberbjudande när det inte innebär flytt för en väl rotad familj.
”Vi skulle förlora duktigt folk och uppdrag om vi krävde att alla ska jobba på samma ställe”, konstaterar Ola Pettersson, gruppchef hos Experis med placering i Umeå.
Han arbetsleder 18 personer, 14 av dem på distans. Medarbetarna är utspridda på åtta kontor, från Luleå i norr till Falun och Gävle söderöver.
Att arbetsleda personer som sitter så långt som 85 mil från varandra kräver struktur och smarta strategier. Och en hel del bilåkande.
”Det är bra telefontid i bilen. Jag gör en lista över samtalen jag ska ringa innan jag åker”, berättar Ola Pettersson, som kör omkring 3500 mil i jobbet varje år.
Ständiga telefon- och videomöten hör till arbetsvardagen. Ibland krävs hjälp hands-on. Det löser man med ett verktyg som heter Lync.
”Då kan jag och medarbetaren dela skrivbord och jobba på en uppgift ihop. Det blir som att luta sig över axeln.”
Louise Ramstedt, konsultchef på Experis, menar att grunden i distansledarskapet är förtroende och tillit. ”Den kanske största utmaningen och det som ta längst tid är att få medarbetare att förstå att de ska höra av sig när det behövs”.
Louise Ramstedt, konsultchef på Experis för 33 ingenjörer och tekniska specialister, sitter i Stockholm och nöter inte lika mycket asfalt. Ett par arbetsdagar i veckan går åt till kund och medarbetarbesök. Det är främst via telefon hon har kontakt med alla medarbetare som jobbar ute hos kunder.
”Dialogen och kommunikationen är oerhört viktig, ditt främsta verktyg med distansmedarbetare”, säger hon.
Effektivare möten ser hon som en tydlig bonus av distansledarskapet.
”Den respekt och det fokus som finns på våra inbokade distansmöten är väldigt hög. Ingen kommer fem minuter sent, springer iväg för att hämta en kaffe eller kommer oförberedd… I distansvärlden tar man inte lika lätt varandra för givet”, menar Louise Ramstedt.
Hon beskriver sig som ”strukturerad ut i fingerspetsarna”.
”Jag skulle vara likadan som fysisk chef. Men det är egenskaper som hjälper till mycket i ledarskap på distans”, säger hon.
Förmågan att lyssna har också varit värdefull.
”Varje kontakt inleder jag med småprat. Det är jätteviktigt och då jag lär känna personen mer. Jag memorerar vad medarbetarna säger, det bygger relation. Jag var dålig på det här i början, gick rakt på det som skulle avhandlas, hårt och kantigt. Sedan jag medvetet har lagt in det här har jag kommit mycket närmre medarbetare”, berättar Louise Ramstedt.
Som ny chef kunde hon ibland ställa in möten om det kändes som att det inte fanns något att avhandla.
”Det drar jag mig för nu. Även om det inte finns något arbetsmässigt att avhandla, är det oerhört relationsskapande. Så håll planen för din kommunikation”, uppmanar hon.
Ola Pettersson uppskattar ramverk och strukturer hos Experis som underlättar distansledarskap: ”Det finns alltid något att luta sig mot.” Han planerar sitt samtalsår noga, ihop med medarbetarna, och träffar också var och en av dem 10-12 gånger om året.
Foto: Samuel Pettersson
Ola Pettersson ser till att ha koll på alla, inte bara när det kommer till arbetsuppgifterna.
”Det blir många spontana samtal, men jag har också en fysisk lista för att se till att jag inte missar att höra av mig till någon, och en bok med anteckningsblad för varje medarbetare med stödanteckningar.”
Att odla mer förtroende, tillit och ömsesidig respekt ser han som ännu viktigare för en distanschef än för en på-plats-chef.
”Genom att ge förtroende och dela med mig av mig själv så öppnar sig medarbetare.”
Bli en bättre distansledare
Skapa struktur för mål, värderingar och uppföljning
Var tydlig med dina förväntningar och följ upp medarbetarnas insatser.
”Det är oerhört viktigt att den du pratar med förstår saken på samma sätt som du. Det tar längre tid att upptäcka om det finns ett missförstånd om du inte är på plats. Ställ hela tiden frågor: ’Kan du tala om för mig hur du tänker att vi ska gå vidare?’”, tipsar Louise Ramstedt.
Var tydlig med ansvarsfördelningen
Har du medarbetare som du inte träffar så ofta, så se till att vara extra tydlig kring roller och ansvarsfördelning.
”Det här jobbar jag hårt med, bland annat i utvecklingssamtalen. De jag jobbar med vet alla vad de har för befogenheter, möjligheter och friheter”, säger Ola Pettersson.
Bli en mästerlig lyssnare
Lär dig fånga upp information som lätt missas om ni inte ses ansikte mot ansikte.
”Jag jobbar hårt med nya medarbetare för att få dem att öppna upp och prata. Du behöver känna medarbetare väl för att veta om något skiljer sig. Tolka vad de säger, lyssna på tonen i rösten. Det är så du får veta hur de mår – det är viktigt också eftersom du som chef har arbetsmiljöansvar”, säger Louise Ramstedt.
Skapa vi-känsla
Ibland behöver ni träffas tillsammans, alla kollegor och du som deras chef.
”Vi bjuder till sociala tillställningar, julfest, sommarfester eller after work, två gånger per termin. Dessutom har vi frukostar och inspirationsseminarier”, berättar Louise Ramstedt.
Sprid information om vad som händer inom gruppen och vad alla bidrar med.
”Varannan vecka har vi också telemöten där vi stämmer av med alla konsulter tillsammans”, säger Ola Pettersson.
Besök på plats
Besök på plats visar ditt engagemang och ger dig möjlighet att se i vilken miljö medarbetarna jobbar. Ibland är det nödvändigt att ses, som vid karriär- och lönesamtal.
”Eller när det dyker upp problem eller saker inte funkar. När någon mår dåligt eller en kund har hört av sig om meningsskiljaktigheter, då gör jag extra besök. För allt som sticker ut och inte är vardag”, säger Louise Ramstedt.