Nya HR-utmaningar – håller era system?

Kortare anställningar, GDPR och det nya karensavdraget – det här är några av de förändringar som redan nu utmanar företagens lönesystem. Och anställningsstrukturerna fortsätter att utvecklas. Klarar era system av att ta företaget in i framtiden?
”Arbetsmarknaden förändras ju hela tiden, och det går allt fortare”, säger Per Johansson, utvecklingschef på företaget Aditro som utvecklar och säljer HR- och lönesystem för större företag och koncerner.

Affärsutveckling kan idag leda till att företag hamnar i helt nya branscher. Då gäller det att ha ett lönesystem som är så flexibelt att du lätt kan anpassa det så att det fungerar i en helt annan kontext med andra krav och förutsättningar.
”Som företag och arbetsgivare räcker det inte längre med att hålla jämna steg med utvecklingen. Ska du hålla dig relevant gäller det att ligga före.”

Per Johansson listar tre kritiska områden som dagens lönesystem måste klara av för att de inte ska sätta stopp för företagens utveckling. Det handlar om flexibilitet och enkelhet, kvalitet och säkerhet samt ökande krav på effektivitet.
”Att bygga lönesystem är komplext och kraven på vad systemen måste klara av skiljer sig väldigt mycket från olika branscher och segment. En koncern idag måste kunna ta in ett nytt bolag utan att för den skull behöva byta lönesystem. Och ska du slå ihop två bolag så vill du inte bli låst av att du har ett HR- och lönesystem som inte fixar det. Lönerna måste ju ut.”

Under 2019 är det dags att omförhandla många av Sveriges kollektivavtal. I Sverige har vi omkring 800 olika avtal och på många större arbetsplatser har man dessutom lokala anpassningar genom avtal med facket. Här är Aditro den enda leverantören som även underhåller och förvaltar de centrala kollektivavtalen åt sina kunder som en bastjänst. När avtalen förändras hjälper Aditro till att anpassa processerna efter de nya avtalen. Detta är möjligt tack vare att systemen är så flexibla.
”Vi hjälper kunden att bygga upp lönearbetet som en process helt anpassad för verksamhetens behov. Delarna automatiseras, vilket frigör mängder med resurser”, berättar Per Johansson.
”Processtyrning innebär att de som jobbar med löner allt mer får funktionen av att övervaka systemen istället för att knappa in data manuellt.”

Trots automatiseringen tummar man inte på kvaliteten och säkerheten. Arbetar du som löneexpert måste du vara säker på att all data som går in i systemet är korrekt. Därför signalerar systemet för avvikelser.
”Vilka avvikelser systemet ska varna för bestämmer kunden själv. Kontroller kan handla om att den utbetalda lönen ska vara inom ett visst spann. Eller kanske flagga för när en medarbetare plötslig får ovanligt hög sjukfrånvaro. Det är något som många arbetsgivare vill få vetskap om, så att det kan följas upp.”

Idag går de flesta kunder över till molnbaserade tjänster. Fördelarna är solklara, att slippa ha egen personal för att hantera hård- och mjukvara förenklar för företagen.
”Dessutom har du ju en helt annan mobilitet och effektivitet. Med Aditros molnbaserade tjänster kan man också få tillgång till våra mobilappar. Där kan du som chef eller medarbetare logga in och rapportera din tid eller godkänna semestrar.”
”Molntjänster gör det också enklare att skaffa kringliggande tjänster vid behov, som till exempel systemförvaltning, det som vi på Aditro kallar AMS – Application Management Service”

Gränssnitten är anpassade efter individens roll. Chefens gränssnitt ser ut på ett sätt medan medarbetare och löneexperter ser den information de behöver i sina respektive gränssnitt. Det gör det mycket enklare för användaren.
”Poängen med de här nya lönesystemen är att användaren ska behöva göra så lite som möjligt”, säger Per Johansson.
”Du förser systemet med data, sedan gör systemet resten. Därför är också prestandan och snabbheten något vi jobbar mycket med. Trots att systemet gör många och avancerade beräkningar får det inte ta lång tid.”

Aditros system är gjorda för att kunna kopplas ihop med system från andra leverantörer som till exempel globala HR-system eller Data Warehouse-lösningar. Integrationsmöjligheterna är viktiga för att skapa den flexibilitet som dagens system måste ha.
”Den långsiktiga utmaningen är att vi lever i ständig förändring”, säger Per Johansson.
”Det måste löne- och HR-systemen stödja. Därför gäller det att redan nu se till att ni har system som klarar av att ta företaget eller koncernen in i framtiden.”

Text: Lotten Wiklund