”Gör upp med era slösmöten!”
Dåliga möten är dyra och stressande. En risk för både lönsamhet och människor.
”Men bra möten frigör den kollektiva intelligensen”, säger Sylvia Nylin på Svenska Möten.
Här är tipsen som gör dig till en skicklig mötesledare – och gör slut på era slösmöten.
Annonssamarbete: Svenska Möten
När Svenska Mötens vd Sylvia Nylin för tre år sedan skulle tillträda sitt nya jobb följdes de inledande gratulationerna till den nya tjänsten av en hel del gnäll.
”Så fort jag började prata om möten började alla sucka och stöna över förlorad tid i dåliga möten. Och jag kände ju igen det där själv, från mina många år som chef och ledare med ett ständigt dåligt samvete för mina möten.”
”Bra möten frigör den kollektiva intelligensen”, menar Sylvia Nylin.
Hon är vd på Svenska Möten, som brinner för att hjälpa Sveriges företag och organisationer till bättre och mer effektfulla möten.
”Vi ska göra våra kunder framgångsrika – via bättre möten. Vi behöver få fler att inse att ett personligt möte är en utmärkt kanal ur ett ledarperspektiv.”
Foto: Martina Huber
Svenska Möten började göra egna undersökningar om möteskulturen i Sverige, för att spåra orsaken till suckar och mötesgnäll hela vägen ner i rötterna.
Resultaten bekräftade, och förstärkte, den bild Sylvia Nylin fått. I den första undersökningen 2017 var det bara 5 procent av de tillfrågade företagen som tyckte att de hade riktigt bra möten i sin organisation.
”Omkring hälften av alla möten visar sig i våra undersökningar vara slösmöten. Svenska företag och organisationer förlorar sammanlagt 170 miljarder kronor per år på ineffektiv mötestid”, konstaterar hon.
Det motsvarar ungefär fyra veckors bortkastad arbetstid per tjänsteman och år. Chefer och projektledare kan ofta dubbla den tiden.
”Kostnaderna för det är tre gånger mer än vad sjukskrivningar kostar svenska arbetsgivare. Dessutom skapar slösmöten stress och frustration hos medarbetare, något som i sin tur ökar risk för sjukskrivning i olika stressrelaterade diagnoser.”
Inte okej.
”Vi vill ta upp kampen mot slösmöten, genom att inspirera och ge konkreta verktyg för bättre möten”, säger Sylvia Nylin.
Chefer och ledare är ofta mötesledare och har avgörande inflytande när det kommer till att forma värderingar, arbetsplatskultur – och möteskultur.
”Bra möten är inte rocket science. Små saker kan göra ett möte bättre.”
Magiska mötesfrågan
Förbättra era möten direkt. Sylvia Nylin har ett tips:
”Om du ska göra bara en sak: använd fem minuter på varje möte för en slutfråga: Vad kan vi göra bättre nästa gång vi har det här mötet?”
Men få chefer har någon form av utbildning i att vara mötesledare.
”När du är ny som chef får du ofta lära dig om arbetsrätt, att hålla svåra samtal och mycket annat. Men sällan hur man leder möten. Trots att just det är en stor del av ledares jobb.”
Nu ska inte hela ansvaret för bra möten landa på chefer. Bra möteskultur är ett gemensamt ansvar.
”Det blir lätt så att allt som inte är bra landar på chefen. Man pratar mindre om medarbetaransvaret. Ett bra möte är både mötesledaren och mötesdeltagarens ansvar. Mötesdeltagare har ett ansvar att vara aktiv på mötet. Det är inte okej att sitta på läktaren och sedan gnälla efteråt. ”
Den som sitter overksam på ett möte borde kanske inte vara där.
”Förstår du inte varför du är inbjuden eller vad du ska bidra med? Fråga den som bjudit in. Kanske räcker föredragande på en punkt, istället för att sitta med i hela mötet? Förstår du fortfarande inte varför du ska vara med, så tacka nej till mötet.”
Det behöver vara uttalat okej att tacka nej till möten, menar Sylvia Nylin.
Hon beskriver ett moment 22 i svensk möteskultur:
”Svenskar är fostrade i en demokratisk kultur där man är väldigt rädd för att inte inkludera. Alltså bjuder man in många till möten. Mötesdeltagare vågar sedan inte tacka nej, eftersom de inte vill stöta sig med chefen.”
Styr upp era möten
Ifrågasätt ärvda möten. Kliv inte bara oreflekterat in i den tidigare chefens mötesstruktur när du kommer som ny chef.
Se över er mötesstruktur. Är den mötesstruktur ni har tydligt kopplad till er ledningsstruktur?
Korta ner. Kan entimmesmötet klaras av på 45 minuter? Tretimmaren bli till två mer effektiva timmar?
Skriv ner spelregler. Hur har ni möten? Hur tas beslut, säkerställs att alla blir lyssnade på? Vad gäller för mobiler på möten?
Gör en standardagenda för respektive möte. Med ramar och struktur vet ni att viktiga frågor avhandlas. Webbaserade mötesverktyg kan vara ett bra stöd.
Tänk efter före – varje gång. Tänk igenom vilket syfte och mål du har med varje kommande möte.
Inventera. Se över er mötesstruktur årligen. Behöver vi alla veckomöten, månadsmöten, kvartalsmöten?
Lägg till tvärmöten. Många jobbar i silos, där varje avdelning har sina möten. Men ofta saknas möten om samarbetet mellan avdelningar. Vad kan ni göra åt grus i maskineriet?
Chefer som ifrågasätter mötesslentrian och ser till att själva bli bättre mötesledare tar enkelt jobbhjälte-poäng.
Medarbetare märker att chefen värnar om deras tid och gör möten till ett effektivt arbetsredskap i en tydlig struktur. En duktig mötesledare får positiv respons från sin grupp, något som i förlängningen ger bättre självkänsla som chef.
”Börjar du ha bra möten kommer du bli en poppis chef. Det goda exempel du står för kommer också smitta av sig på hela organisationens möteskultur.”
5 situationer: Så agerar en möteshjälte
Här är några situationer som kan uppstå i möten. Sylvia Nylin, vd på Svenska Möten, tipsar om hur du kan hantera dem.
Energiförlust
Situation: Du märker hur energin sjunker i mötet och mötesdeltagare tappar fokus.
Säg som mötesledare: ”Nu är det dags för en paus”
Boka helst in två olika sorters pauser under långa möten och konferenser – den ena får gärna vara social, som en fikapaus. Den andra kan vara en kort telefon- och mejlpaus. Är det bara ett tillfälle för paus så kan du säga: ”Nu tar vi först fem minuter för att kolla mejlen och sedan fikar vi tillsammans.” Eller lägg in en energivande pausaktivitet, varför inte några minuters pausgymnastik för att få upp energin i rummet?
Personangrepp
Situation: Någon säger något spydigt eller angriper en annan mötesdeltagare.
Säg som mötesledare: ”Vad är det som gör att du väljer att attackera Kalle på det här sättet?”
Ställ sedan öppna frågor om beteendet, inte om personen. Ta reda på vad som föranleder beteendet. I spelregler kring hur ni har möten så kan ni ha kommit överens om att skilja på sak och person.
Mobilfipplande
Situation: En av mötesdeltagarna kollar något som inte verkar ha med mötet att göra på sin mobil.
Säg som mötesledare: ”Kalle, vad är det som är så intressant på din mobil att du hellre är där än här?”
Med gemensamt överenskomna spelregler kring mobilanvändning under möten blir det här enklare: ”Kalle vi har kommit överens om det här med mobiler, kan du lägga undan den?”.
Ångvältsbeteende
Situation: En person tar väldigt mycket plats i mötet.
Säg som mötesledare: ”Kalle, kan du kort ge oss dina slutsatser i den här frågan? Jag vill även hinna med att höra de övrigas synpunkter.”
Gör tydligt inför en diskussion att det finns ett begränsat utrymme att redogöra för sin ståndpunkt.
Om någon avbryter en annan person, så markera: ”Kalle, jag förstår att du är väldigt engagerad, men låt Isabel tala till punkt.”
Gör tydligt om det är en diskussionsrunda eller en beslutsrunda i frågan. Det gör det enklare för mötesdeltagare att bidra på rätt sätt.
Mussel-attityd
Situation: En person sitter tyst under mötet.
Säg som mötesledare: ”Kalle, jag vill gärna höra dina tankar kring den här frågan.”
Det är mötesledarens ansvar att alla kommer till tals. Ställ öppna följdfrågor. Bryt gärna ner en fråga i flera mindre delar och ställ följdfrågor om dem: ”Vad tycker du är viktigt att tänka på kring just kundhanteringen om vi drar igång det här nya projektet?”
Sen ankomst
Situation: En person kommer sent till mötet
Säg som mötesledare: Ingenting.
Uppmärksamma avbrottet så lite som möjligt. Stanna inte upp. Fortsätt mötet som ingenting hänt. Sammanfatta inte det ni sagt hittills, då bekräftar du att beteendet är okej. Är det en person som ofta kommer försent så ta upp det med hen vid ett annat tillfälle.
Avhopp
Situation: En medarbetare får förhinder och kan inte vara med på ett möte.
Säg som mötesledare: ”Gå igenom protokollet och de punkter som berör dig med en kollega som är med på mötet.”
Var tydlig med att det är medarbetarens ansvar att ta informera sig om beslut på mötet och sina eventuella åtgärdspunkter. Att läsa protokoll, ta del av anteckningar och prata med sin chef eller kollega om vad som diskuterades är viktigt.
Text: Malin Kaldo
