Fem tips för ett lyckat event

Att planera fester, konferenser och andra aktiviteter tar tid och är krångligt. Det vet alla som prövat. Men nu finns verktyget där medarbetarna skapar leveransklara event med bara några klick. Mångåriga eventproffset Sören Lundell berättar hur det fungerar och delar med sig av sina bästa eventtips.

Annonssamarbete
Kampaay

Publicerad

Text: Chefs innehållsstudio

Sören Lundell
Sören Lundell, eventexpert. Foto: Magnus Liam Karlsson.

Företagsevent som AW, teambuilding, onboarding och sommarfester är nödvändiga för sammanhållningen och trivseln på arbetsplatsen. Samtidigt stjäl de tid och fokus från personalen. Flera olika leverantörer ska kontaktas, offerter jämföras och så måste någon koordinera och ta ansvar.

”Min erfarenhet är att många arbetsplatser har en ambition eller en policy att ha många event, men att det är svårt att hinna med i det dagliga arbetet. Som chef kan det också vara krångligt att överblicka hur många event olika avdelningar planerar och hur budgeten används”, säger Sören Lundell, som har 35 års erfarenhet av evenemangsplanering.

Sedan ett och ett halvt år tillbaka är han vd för Kampaay Nordics, en plattform med innehåll för företagsevent som nyligen lanserades i Sverige. Idén bakom Kampaay är att både personal- och marknadsevent kan bokas enkelt och snabbt, på samma sätt som när man bokar en flygresa. I plattformen anger man datum, tid och antal personer, sedan väljer man ur utbudet av tjänster som catering, drycker, personal, hyrgods och lokaler. Det går också att välja bland ett stort urval av teamaktiviteter om man vill ha hjälp av en koordinator på plats eller själv ansvara vid leveransen.

”Istället för att jämföra offerter från flera olika leverantörer skapar man själv en offert på mindre än en kvart. En annan stor tidsbesparing är att man kan spara mallar för återkommande event, så slipper man planera dem på nytt varje gång.”

Prenumerationstjänsten, som finns i flera nivåer, ger möjlighet för chefen att allokera specifik budget till olika användare, samt att följa hur budgeten används på olika avdelningar.

”Det finns ingen övre gräns för hur många användare som kan allokeras, eller hur många evenemang man kan boka och det kan vara en bra idé att planera flera event på samma gång för att få struktur. Med marknadsbudgeten i plattformen har man total kontroll”, säger Sören Lundell.

Kampaay erbjuder både digitala event och evenemang på plats i Stockholm. Nu efter pandemin är suget efter liveevent stort. Och i den hårda konkurrens som råder om arbetskraften är aktiviteter för personalen kanske viktigare än någonsin, menar Sören Lundell.

5 tips för att lyckas med eventet 

Sören Lundell, vd Kampaay Nordics, delar med sig av sina bästa tips för ett succé-event 

1. Ställ er frågan: Varför ska vi ha ett event? Om det finns ett tydligt varför, till exempel att sammanhållningen i gruppen behöver förbättras eller att ni vill nå ut till nya kunder, kan ni också planera aktiviteter efter det.  

2. Sätt budgeten tidigt. Om ni vet från början hur mycket pengar ni vill avsätta blir det lättare att fördela budgeten mellan olika avdelningar. 

3. Glöm inte logistiken. Tänk på att personal som har ansvar för olika saker på eventet behöver frigöras från vardagliga arbetsuppgifter. Bra logistik minskar stresspåslaget. Se också till att undvika köbildning på eventet, att stå och vänta blir ingen glad av.  
 
4. Var tydlig. Låt deltagarna få veta hur man ska klä sig, vilken tid man bör vara på plats för att inte missa någon viktig programpunkt och när eventet slutar.  

5. Ta hjälp av digitaliseringen. Du och dina medarbetare personal behöver inte göra allt själva. Ett verktyg som Kampaays gör att företaget sparar pengar och den eventansvariga sparar både tid och får en massa inspiration.