”Chefer – här är läxan inför nästa kris”

Pandemin har skakat om våra arbetsplatser. En hel värld har ställts inför nya utmaningar.
Verksamheter och företag har gått igenom en påtvingad crash course i krisledarskap. Här finns viktiga lärdomar – och en nödvändig läxa för chefer att göra, inför nästa kris.
”För det kommer definitivt bli en nästa gång”, säger Mathias Törnblom, Customer Technology Evangelist på Dustin, som hjälper företag att hitta rätt IT-produkter och tjänster.

I sina många möten och nära kontakt med Dustins företagskunder har Mathias Törnblom fått en bra överblick över pandemins effekter på svenska verksamheter.

Han menar att det är nu, med de tuffa erfarenheterna och insikterna i färskt minne, som vi kan börja lindra nästa smäll. Om vi inte var förberedda den här gången, så får vi se till att bli det inför nästa kris.
”Gör översynen och ta lärdom av det som har varit. Våga ta ut svängarna, tänk till kring möjliga framtida kriser: Vad är det värsta som kan inträffa?”

Gör sedan planer utifrån det.
”De som hade en krishanteringsplan på plats och snabbt förstod vad det handlade om har klarat sig bättre.”

Ofta finns en plan och rutiner för sådant som brand i byggnaden, inbrott eller allvarliga sjukdomsfall på jobbet.
”Men en kris med global påverkan hade få förberett sig för.”

”Gör upp en lista för att få ordning och reda. En lista på era processer, på det ni har och det som kan uppstå. Hur får vi snabbt ekonomisk kontroll i ett krisläge? Hur går vi upp till ett stabsläge för ledningsgruppen? Vad ska vi fatta beslut om först?”

”Det underlättar i en kris att ha en lista som grund – för att kunna bocka av, delegera och hantera saker i rätt ordning. Automatisera bort det som går. Det gör dig trygg.”

Det betyder inte att du inte ska vara kreativ och flexibel i en kris. Det behövs också. Men checklistan ger utrymme att våga och kunna göra andra nödvändiga saker, som kan vara helt oförutsedda och omöjliga att planera för.

Om krisplanering är den första delen av chefers och ledningars läxa från den här krisen, så är människorna och medarbetarna du omger dig med nästa.
”Se till att ha någon som kan hjälpa dig att lyfta blicken i en kris. Fundera redan nu vem det kan vara. I en kris blir vi annars lätt hemmablinda och ser bara det egna.”

Det gäller också att minnas det du som chef har sett av dina medarbetares kapacitet, initiativkraft och förmågor under en kris.
”När vi alla sitter i samma krisbåt, så kommer det finnas de som kliver fram och börjar ro. Även om det betyder att göra arbetsuppgifter man inte är van vid.”

”De här guldkornen i organisationen kommer att få saker att förändras. Ta tillvara personerna som steppade upp och blev till informella ledare i krisen – hur kan du som chef och hur kan ni som verksamhet stärka dem framåt?”

Vissa har tvingats hugga i extra mycket. Mathias Törnblom menar att mellanchefer är de som i den här krisen drabbas hårdast bland cheferna.
”Jag har sett och ser hur de gör 12-15-timmarsdagar för att hålla verksamheten på benen. Vad gör du som är högre chef, för att dina mellanchefer ska må bra?”

Förmågan att hantera rädsla är en annan nyckel.
”Rädsla är ingen bra grej i kris. Gör det tryggt runt omkring dig. Kommunicera transparent. Det kommer att uppstå massor av frågor som du aldrig i din vildaste fantasi kan förutse. Men då är det du som chef som behöver säga ”Jag äger den frågan” och ta reda på det som behövs. Det är din roll som ledare.”

När du inte kan ge svar, så säg det.
”Förklara det viktiga just nu, i korta meddelanden. Förmedla det viktigaste som berör var och en. Det fördjupande och mer detaljerade kan istället finnas tillgängligt när medarbetarna är mottagliga för det.”

”Förstå också vem som är mottagaren och kommunicera där de befinner sig. Vi har en väldigt speciell situation på våra arbetsplatser just nu med generationer i olika läge – vissa äldre medarbetare skulle säkert uppskatta en lapp på skrivbordet, medans de allra yngsta skulle antagligen nås bäst med TikTok.”

Förmågan att hantera plötsliga förändringar är avgörande både under krisartade negativa händelser, som den pågående pandemin, men också vid plötsligt uppkomna positiva möjligheter.
”Allt handlar om hur vi tar tillvara förändring.”

”De verksamheter som vi ser att det går bra för i den här krisen är de med möjlighet att förändra sig snabbast. De som är flexibla, använder skalbara tjänster och köper tjänster där de gör mest nytta.”

”Det är som skillnaden mellan taxi och att ha egen bil. Om jag åker till Arlanda 10 gånger på ett år och då får en bil som står utanför dörren när jag behöver den och tar mig till rätt plats för totalt 4000 kronor, så är det smart och betydligt billigare än att ha en egen bil, eller att ha en taxi som står på uppfarten dygnet runt…”

Så se över de tjänster ni har och hur de fungerar bäst för er om ni snabbt måste skala upp eller ner i verksamheten. Kanske finns det några taxibilar som står nästan ständigt parkerade med taxametern på?

Text: Malin Kaldo