janplustweets
Jan Orvegård på Edge HR

Chefens samtal gick fel – 5 orsaker till varför

Det kan vara stelbent, tidskrävande och meningslöst – eller ett av de viktigaste instrumenten för att ett framgångsrikt ledarskap. Så här fixar du utvecklingssamtalet som gör skillnad.

Utvecklingssamtal, medarbetarsamtal, målsamtal – kärt barn har många namn. Men på senare år har dessa möten mellan medarbetare och chef fått kritik från flera håll: De är omoderna, ineffektiva och sker för sällan.

”Det har blivit inne att säga att utvecklingssamtalet är ute. Och visst, om man ser utvecklingssamtalet som en isolerad årlig händelse stämmer det ju. Det är klart att man inte bara kan ha ett möte om året och sedan tro att allt ska bli bra”, säger Jan Orvegård, expert på utvecklingssamtal och affärsområdeschef på Edge HR.

Denna text är ett annonssamarbete mellan Chefs innehållsstudio och Edge HR.

Edge HR hjälper företag och organisationer att arbeta effektivt och professionellt med HR-frågor. Detta gör vi genom att erbjuda digitala tjänster, HR-system samt seminarier och utbildningar inom HR, arbetsrätt och Talent management.

Varje år väljer flera hundra kunder Edge HR som samarbetspartner för att se till att HR, chefer och medarbetare får rätt verktyg på rätt plats.

För oss på Edge betyder det att morgondagens framgångsrika verksamheter och affärer börjar med våra medarbetares insatser idag. Eller som vi brukar säga; Imorgon börjar idag!

Läs mer här.

En hel del organisationer, däribland globala snabbväxare som Google, Facebook och Netflix, har förändrat formerna för utvecklingssamtalen, och gjort dem mer frekventa.

”Ett givet tillfälle, en gång om året för ett uppstyrt utvecklingssamtal är fortfarande en bra idé – men det måste givetvis ackompanjeras av kontinuerliga uppföljningar”, säger Jan Orvegård.

Hans förslag: Så kallade ”check-ins” en gång i månaden utifrån en uppspaltad 30-minutersmodell som underlättar för medarbetaren att synliggöra och överkomma hinder för måluppnåelsen.

”De första tio minuterna har medarbetaren ordet och får berätta hur hen tycker att det går och chefen öppnar helst inte munnen. Nästa 10 minuter ägnas åt problemsökning: ’var klämmer skon?’. De sista tio minuterna går chefen över till coachning kring hur medarbetaren ska nå sina uppsatta mål.”

Rätt utfört och noga uppföljt är utvecklingssamtalet ett av de viktigaste verktygen för att få medarbetare att nå målen. Men det är mycket som kan bli fel. Jan Orvegård radar upp exempel:

”Det vanligaste felet är att det inte sker någon uppföljning. Chefen prickar av det årliga samtalet och går sedan vidare med nästa uppgift. Då kan man lika gärna strunta i det helt.”

En grundförutsättning är att chefen och medarbetaren förstår syftet med utvecklingssamtalet.

”Utvecklingssamtalet är till för att kommunicera företagens mål och ta reda på hur medarbetarna kan och vill bidra framåt för att nå dessa mål. Oerfarna chefer kanske noterar svaren, men inser inte värdet i utbytet. De ser bara utvecklingssamtalet som ett socialt möte där man pratar förtroligt med varandra och stämmer av läget.”

Ett annat återkommande misstag är att medarbetaren för tillbaka ansvaret till chefen.

”Det är medarbetarens ansvar att hen når sina personliga mål. För största och bästa effekt bör medarbetaren involveras i målformulering och gärna ges ägarskap i processen. Ställ frågan: ’hur ser du att du bäst kan och vill bidra?’”

Även de mest ambitiösa cheferna, som förbereder medarbetarsamtalen minutiöst, kan trampa snett:

”Jag har sett chefer som lägger allt krut på att få till ett bra samtal. Men utvecklingssamtalet är ju egentligen bara ett planeringsmöte som skapar förutsättning för framtida utveckling. Själva utvecklingen sker i vardagen. Glöm inte bort det”, säger Jan Orvegård.

5 orsaker: Därför blir samtalet fel

  1. Du skippar uppföljning. Uppföljning måste ske ofta och kontinuerligt.
  2. Du lägger allt krut på ett samtal en gång per år i stället för att se det som en grund och sedan köra ofta förkommande mindre avstämningar (check-ins).
  3. Du har inte fått någon träning i hur samtalet ska struktureras och läggas upp.
  4. Chefen pratar mest. Din viktigaste roll är att lyssna och coacha medarbetaren att själv uppnå sina mål.
  5. Du missar att spara anteckningar och slutsatser från samtalen på ett bra sätt så att både du och medarbetaren kommer åt dem.

Ladda ned guiden från Edge HR: ”Så får du full effekt av ditt utvecklingssamtal”

För att förhindra dessa misstag krävs struktur kring utvecklingssamtalet och dess uppföljning. Mål, aktiviteter och utvecklingsplaner ska dokumenteras för att vara vägledande i vardagen och kunna följas upp.

”Ett modernt stödsystem där man enkelt kan klicka upp vad man pratade om för ett år sedan är till stor hjälp. Se till att alla använder samma system så inte modellen kollapsar när det blir förändringar i organisationen. Kanske behöver cheferna utbildas i hur effektiva utvecklingssamtal går till?”

Ett utvecklingssamtal värt namnet bör även innefatta en öppen diskussion om medarbetarens professionella utveckling på längre sikt – och kanske inte bara begränsat till vad företaget kan erbjuda i karriärvägar.

”När du som chef vågar ta ärliga och öppna dialoger stärker du lojaliteten och engagemanget hos dina medarbetare. Det är också bästa sättet att behålla talangerna.”

6 tips: Så lyckas du med samtalet

  1. Klargör syftet med samtalen och se till att det hänger ihop med bolagens mål.
  2. Träna/säkerställ att chefen förstår hur och varför och vikten av att lyssna.
  3. Ge medarbetarna förtroendet att föreslå mål och aktiviteter.
  4. Förbered utvecklingssamtalet (gäller både chef och medarbetare).
  5. Använd systemstöd. Mål, aktiviteter och utvecklingsplaner måste dokumenteras för att vara vägledande i vardagen och kunna följas upp.
  6. Bestäm tid för uppföljning.

Ladda ned guiden från Edge HR: ”Så får du full effekt av ditt utvecklingssamtal”

Text: Henrik Huldschiner  Foto: Karina Ljungdahl

Relaterade artiklar

ledarskapsparadoxen_content_3
Chefboken

Ledarskapsparadoxen utmanar chefer att tänka nytt

Det viktigaste verktyget för en framgångsrik ledare är insikten om att ledarskap inte handlar om enkla lösningar — utan om paradoxer. I en intelligent och ofta rolig bok om ledarskap tvingar hyllade föreläsare, forskaren och författaren Alf Rehn läsaren ur de vanliga tankespåren.
graffe-3
02:04 min
Sätta lön

Siffror: Så många chefer är obekväma – inför lönesamtalet

Video + Text En tredjedel av alla chefer saknar tydliga riktlinjer för hur lönen ska sättas. Fyra av tio känner sig obekväma inför vårens lönesamtal, visar Chefs undersökning. ”Här vilar ett stort ansvar på högsta ledningen”, säger Peder Bertilsson, lönestrateg hos Ledarna.
stress-12
Hälsa

Studie: Enda metoden som funkar mot utmattning

Det finns bara ett sätt att förebygga psykisk ohälsa när det kommer till utmattningssymptom. Och det går på tvärs mot det alla arbetsgivare gör idag.

bjornlunden
Arbetsmiljö

Här är företaget där alla sätter varandras löner

Här är företaget där de anställda sätter lön på varandra – och vet exakt vad kollegerna tjänar. ”Det handlar om sunt förnuft”, säger Ulf Svensson, vd för Björn Lundén Information utanför Hudiksvall.
illus-2
Beslutsfattande

Regler, moral och magkänsla: Så navigerar chefen rätt

Avslöjanden om generösa chefsförmåner skakar Ledarna. En i raden av organisationer som fått problem med sin etiska kompass. Chefer bör oftare ställa sig frågan hur deras agerande uppfattas utåt, menar Natali Phalén vid Institutet mot mutor.
forslag-2
Sätta lön

Han vill avslöja medarbetarnas lön

Erik Bergman, entreprenören bakom Great.com, vill gå ett steg längre när det kommer till lönetransparens. 
chefnr2-2
Tidningen Chef

I nya numret av Chef

Februarinumret av Chef är ute nu! Här är det bästa ur tidningen: ✓ Malin Kleinsmith har två parallella karriärer, som kommunal enhetschef och världsmästare i armbrytning.  Läs om hur kombinationen påverkar hennes ledarskap. ✓ Stor undersökning: 4 av 10 chefer fasar inför vårens lönesamtal – lönestrategen guidar dig i hur du bemöter kraven. ✓ Michelle Obamas bästa karriärtips ✓ Ny krönikör! Möt Per Grankvist– en folkbildare som lovar att belysa ledarskapsfrågor ur nya och oväntade perspektiv ✓…och mycket mer!

bnp
Beslutsfattande

Hon skrotar BNP-måttet i Nya Zeeland

Hon är världens yngsta kvinnliga premiärminister. Nu har Jacinda Ardern tagit beslutet om att Nya Zeeland inte bara ska mäta ekonomisk tillväxt utan även välmående.