Chefens samtal gick fel – 5 orsaker till varför
Det kan vara stelbent, tidskrävande och meningslöst – eller ett av de viktigaste instrumenten för att ett framgångsrikt ledarskap. Så här fixar du utvecklingssamtalet som gör skillnad.
Annonssamarbete: Edge HR
Utvecklingssamtal, medarbetarsamtal, målsamtal – kärt barn har många namn. Men på senare år har dessa möten mellan medarbetare och chef fått kritik från flera håll: De är omoderna, ineffektiva och sker för sällan.
”Det har blivit inne att säga att utvecklingssamtalet är ute. Och visst, om man ser utvecklingssamtalet som en isolerad årlig händelse stämmer det ju. Det är klart att man inte bara kan ha ett möte om året och sedan tro att allt ska bli bra”, säger Jan Orvegård, expert på utvecklingssamtal och affärsområdeschef på Edge HR.
En hel del organisationer, däribland globala snabbväxare som Google, Facebook och Netflix, har förändrat formerna för utvecklingssamtalen, och gjort dem mer frekventa.
”Ett givet tillfälle, en gång om året för ett uppstyrt utvecklingssamtal är fortfarande en bra idé – men det måste givetvis ackompanjeras av kontinuerliga uppföljningar”, säger Jan Orvegård.
Hans förslag: Så kallade ”check-ins” en gång i månaden utifrån en uppspaltad 30-minutersmodell som underlättar för medarbetaren att synliggöra och överkomma hinder för måluppnåelsen.
”De första tio minuterna har medarbetaren ordet och får berätta hur hen tycker att det går och chefen öppnar helst inte munnen. Nästa 10 minuter ägnas åt problemsökning: ’var klämmer skon?’. De sista tio minuterna går chefen över till coachning kring hur medarbetaren ska nå sina uppsatta mål.”
Rätt utfört och noga uppföljt är utvecklingssamtalet ett av de viktigaste verktygen för att få medarbetare att nå målen. Men det är mycket som kan bli fel. Jan Orvegård radar upp exempel:
”Det vanligaste felet är att det inte sker någon uppföljning. Chefen prickar av det årliga samtalet och går sedan vidare med nästa uppgift. Då kan man lika gärna strunta i det helt.”
En grundförutsättning är att chefen och medarbetaren förstår syftet med utvecklingssamtalet.
”Utvecklingssamtalet är till för att kommunicera företagens mål och ta reda på hur medarbetarna kan och vill bidra framåt för att nå dessa mål. Oerfarna chefer kanske noterar svaren, men inser inte värdet i utbytet. De ser bara utvecklingssamtalet som ett socialt möte där man pratar förtroligt med varandra och stämmer av läget.”
Ett annat återkommande misstag är att medarbetaren för tillbaka ansvaret till chefen.
”Det är medarbetarens ansvar att hen når sina personliga mål. För största och bästa effekt bör medarbetaren involveras i målformulering och gärna ges ägarskap i processen. Ställ frågan: ’hur ser du att du bäst kan och vill bidra?’”
Även de mest ambitiösa cheferna, som förbereder medarbetarsamtalen minutiöst, kan trampa snett:
”Jag har sett chefer som lägger allt krut på att få till ett bra samtal. Men utvecklingssamtalet är ju egentligen bara ett planeringsmöte som skapar förutsättning för framtida utveckling. Själva utvecklingen sker i vardagen. Glöm inte bort det”, säger Jan Orvegård.
5 orsaker: Därför blir samtalet fel
- Du skippar uppföljning. Uppföljning måste ske ofta och kontinuerligt.
- Du lägger allt krut på ett samtal en gång per år i stället för att se det som en grund och sedan köra ofta förkommande mindre avstämningar (check-ins).
- Du har inte fått någon träning i hur samtalet ska struktureras och läggas upp.
- Chefen pratar mest. Din viktigaste roll är att lyssna och coacha medarbetaren att själv uppnå sina mål.
- Du missar att spara anteckningar och slutsatser från samtalen på ett bra sätt så att både du och medarbetaren kommer åt dem.
Ladda ned guiden från Edge HR: ”Så får du full effekt av ditt utvecklingssamtal”
För att förhindra dessa misstag krävs struktur kring utvecklingssamtalet och dess uppföljning. Mål, aktiviteter och utvecklingsplaner ska dokumenteras för att vara vägledande i vardagen och kunna följas upp.
”Ett modernt stödsystem där man enkelt kan klicka upp vad man pratade om för ett år sedan är till stor hjälp. Se till att alla använder samma system så inte modellen kollapsar när det blir förändringar i organisationen. Kanske behöver cheferna utbildas i hur effektiva utvecklingssamtal går till?”
Ett utvecklingssamtal värt namnet bör även innefatta en öppen diskussion om medarbetarens professionella utveckling på längre sikt – och kanske inte bara begränsat till vad företaget kan erbjuda i karriärvägar.
”När du som chef vågar ta ärliga och öppna dialoger stärker du lojaliteten och engagemanget hos dina medarbetare. Det är också bästa sättet att behålla talangerna.”
6 tips: Så lyckas du med samtalet
- Klargör syftet med samtalen och se till att det hänger ihop med bolagens mål.
- Träna/säkerställ att chefen förstår hur och varför och vikten av att lyssna.
- Ge medarbetarna förtroendet att föreslå mål och aktiviteter.
- Förbered utvecklingssamtalet (gäller både chef och medarbetare).
- Använd systemstöd. Mål, aktiviteter och utvecklingsplaner måste dokumenteras för att vara vägledande i vardagen och kunna följas upp.
- Bestäm tid för uppföljning.
Ladda ned guiden från Edge HR: ”Så får du full effekt av ditt utvecklingssamtal”
Text: Henrik Huldschiner Foto: Karina Ljungdahl
