Lediga chefsjobb
Alla chefsjobb

6 sätt att få bukt med den digitala stressen på jobbet

Hybridarbetet har gjort att vi tillbringar betydligt mer tid framför skärmen än tidigare – med ökad digital stress som följd. Här berättar psykologen och organisationskonsulten Alexandra Sjöström vad ni kan göra åt problemet på organisations-, chefs- och individnivå.

Publicerad

Text: Chef Content

Annonssamarbete: Feelgood

”Som chef har du det direkta arbetsmiljöansvaret för dina med­arbetare”, säger Alexandra Sjöström. Foto: Karina Ljungdahl.

Möjligheten att jobba hemifrån har frigjort tid för både medarbetare och chefer. En undersökning i Chef från förra året visar att så många som sex av tio chefer tycker att detta gjort livspusslet lättare att lösa. Men det finns ett pris att betala i form av ökad digital och teknologisk stress. En stress som många numera upplever både på jobbet och hemma, eftersom hybridarbetet kräver att vi är uppkopplade oavsett var vi befinner oss. Dessutom pressas många av både inre och yttre krav för att hänga med i den tekniska utvecklingen.

Alexandra Sjöström är psykolog och organisationskonsult på Feelgood, som arbetar för att skapa friska organisationer där både människor och verksamheter mår bra. Hon och hennes kolleger har märkt av att den digitala arbetsmiljön påverkar allt fler yrkesarbetande på ett negativt sätt.

”Det finns studier som tyder på att nästan en tredjedel av alla anställda upplever stress kopplad till hur vi arbetar idag. Under pandemin tog digitaliseringen raska kliv inom samtliga branscher, och vi interagerar ännu mer med dator, system och nätet idag än tidigare. Pressen att vara uppkopplad, och uppdaterad med utvecklingen, är överväldigande för många och skapar inre stress”, säger hon.

Fysisk stress och belastning

Den nya arbetstillvaron med hybridarbete skapar också en fysisk stress och belastning på ett sätt vi inte är vana vid. Det blir lätt ännu mer vid datorn när vi inte bryter upp från skrivbordet för fysiska möten och promenaden till kaffemaskinen, till exempel. Vi är inte gjorda för att sitta framför skärm åtta-nio timmar om dagen eller mer. Det belastar både hjärnan och resten av kroppen på olika sätt.

Alexandra Sjöström ger några exempel:

”Våra hjärnor gillar inte när det är dåligt ljud i datorn, när det hackar och prasslar och det är svårt att hör höra vad de andra säger. Det är också påfrestande för hjärnan med olika storlekar på ansiktena på skärmen. Dessutom kan vi bli spända i axlar och nacke när vi sitter länge vid tangentbordet. Det krävs en ganska markant återhämtning efter en dag vid skärm för att man ska må bra och känna att man är i balans igen.”

Alexandra Sjöström.

De flesta är bekanta med begreppet ergonomi, vi kanske tänker på höj- och sänkbara skrivbord, rätt belysning, ergonomiskt tangentbord och mus för att minska risk för belastningsskador till exempel. I dag diskuteras även kognitiv ergonomi, vilket handlar om vad vi kan göra för att minska belastningen på hjärnan och göra arbetsdagen hjärnvänlig.

Ta in expertis

Ett exempel på en mer hjärnvänlig arbetsdag är att varva digitala möten med fysiska möten, menar Alexandra Sjöström. För detta behövs mer tid på kontoret tillsammans.

”Kreativa uppgifter som brainstorming och planering vinner på att utföras på plats och tillsammans för att optimera effektivitet och den kreativa höjden. Informationsmöten, däremot, går bra på video. Men undvik hybridmöten med några anställda på skärm, och några fysiskt i rummet. Forskning visar att det är den sämsta varianten för effektivitet, kreativitet, inkludering och flow.”

Arbetsmiljöverket bedriver i dag forskningsstudier och ser över hur man skulle kunna ta med den digitala arbetsmiljön i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alexandra rekommenderar de företag som saknar kunskap om hur de ska jobba med det digitala arbetsmiljöarbetet att ta in expertis. Feelgood, till exempel, har lång erfarenhet av att hjälpa organisationer att förebygga stress på arbetsplatsen och att minska den när den väl uppstått.

Enligt Alexandra Sjöström behöver den jobbrelaterade digitala stressen hanteras på såväl organisatorisk nivå som chefsnivå och individnivå.

På organisatorisk nivå spelar HR och högre ledning en viktig roll. Alexandra Sjöström förespråkar att man diskuterar fram en strategi för att minska den digitala belastningen på medarbetarna. Det kan till exempel vara att skapa aktivitetsbaserade kontor anpassade till verksamhetens viktiga fysiska möten, eller att implementera en företagspolicy för hemarbete och hemmakontoret. En del av det strategiska arbetet omfattar också att se till att man har användarvänliga system och håller dem uppdaterade.

Självledarskap

På chefsnivå finns mycket att göra.

”Som chef har du det direkta arbetsmiljöansvaret för dina medarbetare. Det bästa är om ni tillsammans kan diskutera fram lösningar för hela arbetsgruppen som ni trivs med och som ni tycker underlättar för er, och att du som chef stöttar i det. Det kan röra meljhygien, längd på möten, vilka uppgifter man kan göra hemifrån och vilka man kan göra tillsammans. Det kan också handla om att uppmuntra till pauser och rörelse i arbetsgruppen och att vara lyhörd för om någon medarbetare inte mår bra. Lead by example brukar sedan vara ett bra sätt. Att som chef visa gott exempel på att följa det ni kommit fram till”, säger Alexandra Sjöström.

Sist men inte minst, poängterar hon, behöver medarbetaren själv ta ansvar för att minska den digitala stressen i den egna arbetstillvaron och att skapa utrymme får återhämtning.

”Här kommer vi in på självledarskap. Det kan krävas en insats att hitta disciplin kring vanor och beteenden som är positiva, till exempel att regelbundet bryta stunderna framför skärmen, träna och att hålla sig från skärmar på fritiden. En enkel regel för återhämtning är att göra något annat än det som gjorde dig trött. Det ska vara kravlöst och lustfyllt. Om du ser till att återhämta dig på rätt sätt kommer du att ha mer utrymme att prestera och känna arbetsglädje.”

Alexandra Sjöström:
Sex råd för att minska den digitala stressen på jobbet

  1. Förenkla den digitala miljön för medarbetarna. Fundera över mängden digitala verktyg, om medarbetarna har tillräckliga kunskaper att använda dem och om de är tillräckligt användarvänliga.
  2. Lägg vikt vid att tolka medarbetarundersökningarna. Det är viktigt att förstå varför medarbetarna blir stressade och vilken typ av stress de upplever så att ledningen kan göra rätt insatser. Lägg till frågor om digital arbetsmiljö i medarbetarundersökningen om de inte redan ingår.
  3. Se över den digitala kulturen. Skapa en digital kultur som stärker både medarbetare och organisation. Det kan vara sådant som att upprätta en mejlpolicy om att inte mejla varandra utanför arbetstid. Ett annat exempel kan vara att begränsa den digitala mötestiden och varva med längre pauser mellan möten. Vi orkar sällan hålla uppmärksamheten mer än 45 minuter i taget.
  4. Ta hjälp. Feelgood hjälper organisationer att skapa en välfungerande arbetsmiljö genom att arbeta systematiskt, med rätt kunskaper och bland annat erbjuda skräddarsydda utbildningar. Feelgoods experter föreläser också för att ge medarbetarna förutsättningar att göra rätt och minska riskerna för digital stress.
  5. Stärk självledarskapet. Stötta medarbetarna i att reflektera över vad de kan göra för att uppnå bästa möjliga hjärnergonomi under dagen. Där ligger också ett eget ansvar för att begränsa skärmtiden efter arbetstid.
  6. Uppmuntra till aktiv återhämtning. Aktiv återhämtning ska vara kravlöst och lustfyllt och något annat än det som gjorde hjärnan trött. Den som suttit länge framför en skärm kanske behöver gå i skogen eller ge sig ut och prata och skratta med en kompis.