5 vanliga misstag i kriser – checklistan för krishantering
I krisen sätts chefen på prov som aldrig förr. Förberedelserna är helt avgörande för resultatet. Här är fem vanliga fallgropar vid kriser – och hur du som chef kan förebygga dem. Du får också checklistan som hjäper chefen.
Annonssamarbete: BrolinWestrell
Ordet krishantering för lätt tankarna till stora nyhetshändelser som branden på Liseberg förra året eller skolskjutningen i Örebro i februari, händelser som BrolinWestrells krispsykologer arbetat intensivt med. De kriser som chefer tvingas hantera är ofta mindre omfattande, men påfrestande för organisationen, som hot, sjukdomsfall eller uppsägningar.
”Trots det säger min erfarenhet att endast en tredjedel av Sveriges organisationer har en fungerande krisplan. Den bör innehålla en krisorganisation med tydligt definierade roller och ansvarsområden”, säger Ellinor Eriksson, krispsykolog på BrolinWestrell.
Hennes kollega Per Calleberg, också krispsykolog, påpekar att chefen inte bara kan fokusera på ordning och reda.
Han minns ett av sina uppdrag där två bankchefer fick hjälp efter att deras kontor utsatts för rån. De hanterade krisen på helt olika sätt. Den ena var empatisk och stödjande, den andra fokuserade enbart på produktivitet och slängde fram ett Excel-ark.
Ett år senare hade detta fått tydliga konsekvenser:
”Den empatiska chefen hade sina medarbetare kvar, medan den andra drabbats av hög sjukfrånvaro och massuppsägningar”, säger Per Calleberg. Så hur ska chefen undvika de vanligaste misstagen i en krishantering?
Här är Per Callebergs och Ellinor Erikssons fem bästa tips:
1. Agera snabbt
I en kris är det vanligt att chefen har svårt att ta in vad som hänt. Det kan yttra sig som en ovilja att tala klarspråk, till exempel genom att kalla en uppenbar olycka för ”incident”. Chefen kan också bli så stressad att beslutsförmågan försvinner. Därför är det bäst att snabbt ta hjälp av en extern expert som mer klarsynt kan analysera situationen utan att vara påverkad själv.
”Du ringer 1177 när du har magont och inte vet vad det beror på. Samma sak borde gälla vid kriser. Många tvekar att söka krisstöd, men det ska vara lika naturligt som att snabbt kontakta it-supporten när datorn strular”, säger Ellinor Eriksson.
2. Öva innan krisen kommer
När krisen skakar om hela organisationen är det lätt att få panik. Som chef behöver du kunna sortera information, prioritera och fatta beslut. Hur man lär sig det? Genom att öva – innan krisen slår till.
”Övningar behöver inte vara stora och komplexa. Även enklare skrivbordsövningar ett par gånger om året gör stor skillnad”, säger Per Calleberg.
Ellinor Eriksson jämför övningarna med rollspel. Man simulerar en kris och diskuterar till exempel hur man ska garantera säkerheten, vilka insatser som behövs och provtrycker därmed organisationens rutiner.
Hon påpekar att en kris innebär att chefen ställs inför många svåra frågeställningar:
”Hur mycket information ska jag dela med medarbetarna? Borde de få professionellt stöd? Kan vi vara kvar i byggnaden, eller ska vi åka hem?”
3. Se till att du får vila
Under pandemin såg vi Anders Tegnell, den dåvarande statsepidemiologen, stoiskt hantera en utdragen kris. Han gav intryck av att ha ett orubbligt humör och minimalt sömnbehov. Men för chefen kan det vara farligt att ha just Tegnell som krisförebild.
”Att prioritera andras behov och glömma bort sig själv är vanligt. Vid långdragna kriser har man sällan tänkt på avlösningsfrågan. Men ingen, inte ens en statsepidemiolog eller statsminister, kan vara i beredskap dygnet runt”, säger Per Calleberg.
4. Håll huvudet kallt
Vid en kris påverkas många medarbetare, och som chef vill du naturligtvis hjälpa så mycket som möjligt. Men starka känslor kan leda till impulsiva beslut.
”Det är naturligt att den närmsta chefen engagerar sig i krisstödet och blir emotionellt påverkad. Men för chefer på högre nivå är det avgörande att behålla det strategiska perspektivet. Annars är risken stor att tappa överblicken”, säger Per Calleberg.
Ellinor Eriksson tillägger att chefer i kris ibland fattar beslut för att dämpa sin egen ångest, snarare än att se till verksamhetens behov:
”Det kan vara så att chefen tycker att det känns bra att alla ska träffa en psykolog på en gång, utan att någon medarbetare vill det. Då håller chefen kvar alla på kontoret för att prata ut, när det hade varit bättre att samtala en annan dag, till exempel efter vila.”
5. Orka dra lärdomar
När en kris är över pustar alla ut. Det naturliga är att snabbt vilja lägga det som hänt bakom sig – och återgå till normalläge. Men det är viktigt att utvärdera krishanteringen. Annars är risken att varken chefen eller medarbetarna drar några lärdomar.
Rustad för krisen? Checklistan som hjälper chefen
- Uppdatera kris- och handlingsplaner. De kan inte upprättas en gång och sedan samla damm. Gå igenom och uppdatera regelbundet. Se också till att medarbetarna känner till innehållet.
- Öva nu – inte sedan. Gör krisövningar till något lika självklart som brandövningar. De fungerar som mental förberedelse för medarbetarna och blottlägger också svagheter i till exempel krisplanen.
- Utbilda fortlöpande. Se till att alla chefer får utbildning i till exempel krisstöd. Det är dessutom en skyldighet enligt Arbetsmiljöverkets författningssamling, AFS 2023:2.
- Säkra stödresurser. Ha upparbetade kontakter så att det snabbt går att ta in extern hjälp när krisen kommer. Kan handla om allt från psykologi till säkerhetsfrågor och mediehantering.
- Släpp inte bollen. Glöm inte att göra en utvärdering när krisen är över. Vad fungerade bra och vad behöver uppdateras eller ändras? Dokumentera lärdomar.
