Torbjörn Lindgren, Invono
Det är hög tid för styrelse och ledningsgrupp att digitalisera sitt arbetssätt, menar Torbjörn Lindgren, vd på Invono. Foto: Martina Huber

4 vanor du borde sno från digitaliserade ledningsgrupper

Digitaliseringen av svenska bolag är i full sving. Ofta med ett olyckligt undantag – styrelse- och ledningsrummet.
”Man lever inte som man lär”, säger Torbjörn Lindgren på Invono.
En ny digital portal ska ändra bolagstopparnas arbetssätt.

En genomgripande digitalisering förändrar svenska arbetsplatser. Ironiskt nog är de som tar besluten om digitaliseringen, styrelser och ledningsgrupper, ofta långt efter själva när det kommer till digitaliserade arbetssätt.
”Man lever inte som man lär. Personer kan sitta i ledningsrummet och säga att personalen inte är förändringsbenägen, men har de då sett sig själva i spegeln”, frågar sig Torbjörn Lindgren, vd och grundare av Invono.

För honom är fördelarna med digitalisering uppenbara, också på toppnivån i bolagen. Invono har därför tagit fram en portal för styrelse, ledning och ägare. Med digitala verktyg för kommunikation och administration slipper man nu förvirring kring ändrade möteskallelser, saknade beslutsunderlag, ineffektivt letande efter dokument i mejltrådar och mappar, bristfälliga rutiner för uppföljning, svårighet att hålla i frågor som löper över tid och risker med sekretess och felaktiga behörigheter.

I Invonos portal finns bland annat Styrelserummet och Ledningsrummet. Här kan styrelse- och ledningsgruppsmedlemmar logga in med Bank-ID och sedan dela kallelser, informationsmaterial, mötesanteckningar och protokoll med varandra. Informationen delas säkert, istället för att skickas med e-post.
”Jag har själv suttit i ett antal styrelser och jobbat i ett par ledningsgrupper. Röriga mappstrukturer på servrar och brister i arbetssättet tog onödig tid och skapade en frustration hos mig. Jag är inte särskilt administrativt begåvad, men vill arbeta i en strukturerad miljö”, säger Torbjörn Lindgren.

Den miljön har han och kollegorna nu skapat.
”Här finns inbyggda ordning- och redafunktioner – det handlar om corporate housekeeping.”

Möjligheten att tagga dokument gör dem enkelt sökbara efter ämnen. Den senast uppdaterade versionen av protokoll, avtal och andra dokument finns alltid tillgänglig för de roller som har behörighet.
”Det ger minskad risk för misstag. Inga fler felaktiga beslut på grund av inaktuella underlag – slut med det man lite bryskt brukar kalla skit in/skit ut.”

Förlegade arbetssätt i toppen av bolag kan bli en broms.
”Arbetssättet måste föryngras i lednings- och styrelserum. Man ligger efter. Arbetet med att skapa effektivare arbetsprocesser kan inte stanna av strax utanför dörren till ledningsrummet”, säger entreprenören Torbjörn Lindgren, grundare och vd på Helsingborgsbaserade startupbolaget Invono.
Invono har en portal med digitala verktyg för kommunikation och administration i ledningsgrupper och styrelser.

Foto: Martina Huber

Mycket fokus har lagts på användarvänligheten.
”Det gör att verktyget fungerar utmärkt också i ett bolag som inte är it-moget alls.”

Behovet av struktur och fördelarna av ett digitaliserat arbetssätt finns både i små och stora bolag. Invonos portal fungerar för ägare, styrelse och ledning i allt från det lilla bolaget, med ett fåtal administrativa användare, och upp till storbolag med tiotusen användare.

Portalen kan även användas som en plattform för flera av bolagets intressenter, som aktieägare, investerare och medarbetare. Alla kan ges möjlighet att hämta den information de behöver, anpassat till behörigheter.
”Den transparensen gör det så mycket enklare att skapa delaktighet, något vi tror är jätteviktigt.”

Text: Malin Kaldo

4 vanor att kopiera från digitaliserade ledningsgrupper

Jobba strukturerat före-under-efter möten

Tiden före och efter ett möte är lika viktig som själva mötet. Att rätt information och underlag går ut i god tid ger möjlighet för mötesdeltagare att förbereda sig och öka både effektivitet och kvalitet på möten och beslut.
I mötesagendan syns tydligt hur lång tid varje punkt ska ta och vem som är ansvarig. Till varje punkt kopplas också all den dokumentation som behövs. Digitaliserade rutiner för enkel och omedelbar justering av protokoll, för delegering av åtgärder och planering av uppföljning – allt bidrar till att mötesbeslut snabbt kan tas vidare.

Delegera tydligt

Att i ett digitalt verktyg tydligt markera och delegera ansvar, uppgifter och uppföljningar gör att inget faller mellan stolarna eller glöms bort. Påminnelser kan skickas ut, i form av notiser.
I en styrelse- och ledningsportal har alla deltagare överblick både över helheten och de egna ansvarsfrågorna och uppgifterna. För personer med flera styrelse- lednings- och projektgruppsuppdrag är den överblicken över de egna engagemangen på en personlig dashboard extra värdefull.

Håll fast tankar och driv frågor över tid

Tankar eller idéer föds ofta under ett möte, men blir sällan tydliga direkt. I ett digitalt mötesrum finns utrymme för dina egna privata anteckningar, kopplade till varje mötesfråga. Här kan du som mötesdeltagare gå tillbaka till en fråga, se dina anteckningar och ta tankegångar vidare. Aldrig mer borttappade eller otydliga mötesanteckningar.
Många ledningsfrågor drivs över tid, under flera möten i följd. I en digital struktur följer underlag, besluts- och diskussionshistorik och personliga anteckningar med, fråga för fråga.
Sökbarhet, överblick och möjlighet till fördjupning i pågående frågor ger bättre förutsättningar för långsiktigt kloka beslut.

Skaffa full koll på roller och säkerhet

Att distribuera ut affärsinformation via e-post är riskabelt. Det finns också risker med att ha kritisk information lagrad på en lokal server. Information samlad i molnet och tillgänglig för olika intressenter i bolaget, efter inlogg med Bank-ID, ökar säkerheten och transparensen samtidigt. Alla kan, utifrån sin behörighet, logga in och ta del av den senast uppdaterade informationen: ägare, styrelse, ledningsgrupp, aktieägare, investerare, medarbetare.
Inlogg med Bank-ID kan också användas för att signera styrelse- och ledningsbeslut som det är viktigt att alla står bakom.

Denna text är ett annonssamarbete mellan Chefs Innehållsstudio och Invono.
INVONO One™ är en digital molnbaserad (SaaS) plattform för bolag som löser kommunikation, möten och dokumentdelning mellan ett företags alla intressenter – både internt och externt.
INVONO One™ används av allt från små startups till mogna och stora bolag.
INVONO One™ inkluderar digitala tjänster för hantering av:
•    Ägarskap – aktiebok, och ägarinformation
•    Dokument – lagring, delning och uppföljning
•    Möten – t ex styrelse,  ledning, ISO, kommittéer, egna projekt
•    Uppgifter – personer, dokument och möten
•    Kommunikation mellan företaget och dess intressenter

Relaterade artiklar

jobbintervju
Beslutsfattande

Forskning: Därför säger bra chefer upp sig från jobbet

Krånglig administration och opeppade medarbetare – det kan vara två skäl att säga upp sig som chef, visar forskning från Lunds Universitet. 
upptack
Karriär

Så upptäcker du Linkedin-bedrägeriet som sprider virus

På ytan ser det ut som ett jobberbjudande från ett bemanningsföretag. Men i själva innehåller chattmeddelanden ett dokument med en skadlig kod.
stressfarlig
Hälsa

8 saker som skapar farlig stress på jobbet

Krav på ständig tillgänglighet och hög arbetsbelastning.

cissi-13
Krönikor

Cissi Elwin spanar: Aktivistchefen är på frammarsch

Förr var det företagsledare som Volvo-chefen PG Gyllenhammar som inspirerade. På 2010-talet har däremot en ny typ av förebild tagit plats, skriver Cissi Elwin.
chefboken4-content
Chefboken

Så skapar du en orädd organisation

Traditionell företagskultur — där det handlar om att passa in och komma överens — är dömd att misslyckas i den nya kunskapsekonomin. Framgång kräver istället ett flöde av idéer, nytt och kritiskt tänkande. Harvardforskaren Amy C Edmondson skriver i sin bok "The Fearless Organization" om hur chefer skapar orädda organisationer.
hundpajobbet1
Hållbarhet

Ta med hunden till jobbet – sänker stressen

Hunden kan bli din bästa vän – också på jobbet för att förebygga stress. En ny undersökning blåser liv i idén och får stöd av forskning.
feanvaro
Delegering

Frånvaro-mejl? Se upp för dessa dödssynder

För att inte ruinera ledigheten — och därmed dig själv — finns det tre viktiga saker att tänka på när du utformar ditt frånvaro-meddelande.
sokajobb
Karriär

Åldern – ett problem för jobbsökande 40-åringar

Vad är avgörande för vem som får jobbet vid en rekrytering?