Torbjörn Lindgren, Invono
Det är hög tid för styrelse och ledningsgrupp att digitalisera sitt arbetssätt, menar Torbjörn Lindgren, vd på Invono. Foto: Martina Huber

4 vanor du borde sno från digitaliserade ledningsgrupper

Digitaliseringen av svenska bolag är i full sving. Ofta med ett olyckligt undantag – styrelse- och ledningsrummet.
”Man lever inte som man lär”, säger Torbjörn Lindgren på Invono.
En ny digital portal ska ändra bolagstopparnas arbetssätt.

En genomgripande digitalisering förändrar svenska arbetsplatser. Ironiskt nog är de som tar besluten om digitaliseringen, styrelser och ledningsgrupper, ofta långt efter själva när det kommer till digitaliserade arbetssätt.
”Man lever inte som man lär. Personer kan sitta i ledningsrummet och säga att personalen inte är förändringsbenägen, men har de då sett sig själva i spegeln”, frågar sig Torbjörn Lindgren, vd och grundare av Invono.

För honom är fördelarna med digitalisering uppenbara, också på toppnivån i bolagen. Invono har därför tagit fram en portal för styrelse, ledning och ägare. Med digitala verktyg för kommunikation och administration slipper man nu förvirring kring ändrade möteskallelser, saknade beslutsunderlag, ineffektivt letande efter dokument i mejltrådar och mappar, bristfälliga rutiner för uppföljning, svårighet att hålla i frågor som löper över tid och risker med sekretess och felaktiga behörigheter.

I Invonos portal finns bland annat Styrelserummet och Ledningsrummet. Här kan styrelse- och ledningsgruppsmedlemmar logga in med Bank-ID och sedan dela kallelser, informationsmaterial, mötesanteckningar och protokoll med varandra. Informationen delas säkert, istället för att skickas med e-post.
”Jag har själv suttit i ett antal styrelser och jobbat i ett par ledningsgrupper. Röriga mappstrukturer på servrar och brister i arbetssättet tog onödig tid och skapade en frustration hos mig. Jag är inte särskilt administrativt begåvad, men vill arbeta i en strukturerad miljö”, säger Torbjörn Lindgren.

Den miljön har han och kollegorna nu skapat.
”Här finns inbyggda ordning- och redafunktioner – det handlar om corporate housekeeping.”

Möjligheten att tagga dokument gör dem enkelt sökbara efter ämnen. Den senast uppdaterade versionen av protokoll, avtal och andra dokument finns alltid tillgänglig för de roller som har behörighet.
”Det ger minskad risk för misstag. Inga fler felaktiga beslut på grund av inaktuella underlag – slut med det man lite bryskt brukar kalla skit in/skit ut.”

Förlegade arbetssätt i toppen av bolag kan bli en broms.
”Arbetssättet måste föryngras i lednings- och styrelserum. Man ligger efter. Arbetet med att skapa effektivare arbetsprocesser kan inte stanna av strax utanför dörren till ledningsrummet”, säger entreprenören Torbjörn Lindgren, grundare och vd på Helsingborgsbaserade startupbolaget Invono.
Invono har en portal med digitala verktyg för kommunikation och administration i ledningsgrupper och styrelser.

Foto: Martina Huber

Mycket fokus har lagts på användarvänligheten.
”Det gör att verktyget fungerar utmärkt också i ett bolag som inte är it-moget alls.”

Behovet av struktur och fördelarna av ett digitaliserat arbetssätt finns både i små och stora bolag. Invonos portal fungerar för ägare, styrelse och ledning i allt från det lilla bolaget, med ett fåtal administrativa användare, och upp till storbolag med tiotusen användare.

Portalen kan även användas som en plattform för flera av bolagets intressenter, som aktieägare, investerare och medarbetare. Alla kan ges möjlighet att hämta den information de behöver, anpassat till behörigheter.
”Den transparensen gör det så mycket enklare att skapa delaktighet, något vi tror är jätteviktigt.”

Text: Malin Kaldo

4 vanor att kopiera från digitaliserade ledningsgrupper

Jobba strukturerat före-under-efter möten

Tiden före och efter ett möte är lika viktig som själva mötet. Att rätt information och underlag går ut i god tid ger möjlighet för mötesdeltagare att förbereda sig och öka både effektivitet och kvalitet på möten och beslut.
I mötesagendan syns tydligt hur lång tid varje punkt ska ta och vem som är ansvarig. Till varje punkt kopplas också all den dokumentation som behövs. Digitaliserade rutiner för enkel och omedelbar justering av protokoll, för delegering av åtgärder och planering av uppföljning – allt bidrar till att mötesbeslut snabbt kan tas vidare.

Delegera tydligt

Att i ett digitalt verktyg tydligt markera och delegera ansvar, uppgifter och uppföljningar gör att inget faller mellan stolarna eller glöms bort. Påminnelser kan skickas ut, i form av notiser.
I en styrelse- och ledningsportal har alla deltagare överblick både över helheten och de egna ansvarsfrågorna och uppgifterna. För personer med flera styrelse- lednings- och projektgruppsuppdrag är den överblicken över de egna engagemangen på en personlig dashboard extra värdefull.

Håll fast tankar och driv frågor över tid

Tankar eller idéer föds ofta under ett möte, men blir sällan tydliga direkt. I ett digitalt mötesrum finns utrymme för dina egna privata anteckningar, kopplade till varje mötesfråga. Här kan du som mötesdeltagare gå tillbaka till en fråga, se dina anteckningar och ta tankegångar vidare. Aldrig mer borttappade eller otydliga mötesanteckningar.
Många ledningsfrågor drivs över tid, under flera möten i följd. I en digital struktur följer underlag, besluts- och diskussionshistorik och personliga anteckningar med, fråga för fråga.
Sökbarhet, överblick och möjlighet till fördjupning i pågående frågor ger bättre förutsättningar för långsiktigt kloka beslut.

Skaffa full koll på roller och säkerhet

Att distribuera ut affärsinformation via e-post är riskabelt. Det finns också risker med att ha kritisk information lagrad på en lokal server. Information samlad i molnet och tillgänglig för olika intressenter i bolaget, efter inlogg med Bank-ID, ökar säkerheten och transparensen samtidigt. Alla kan, utifrån sin behörighet, logga in och ta del av den senast uppdaterade informationen: ägare, styrelse, ledningsgrupp, aktieägare, investerare, medarbetare.
Inlogg med Bank-ID kan också användas för att signera styrelse- och ledningsbeslut som det är viktigt att alla står bakom.

Denna text är ett annonssamarbete mellan Chefs Innehållsstudio och Invono.
INVONO One™ är en digital molnbaserad (SaaS) plattform för bolag som löser kommunikation, möten och dokumentdelning mellan ett företags alla intressenter – både internt och externt.
INVONO One™ används av allt från små startups till mogna och stora bolag.
INVONO One™ inkluderar digitala tjänster för hantering av:
•    Ägarskap – aktiebok, och ägarinformation
•    Dokument – lagring, delning och uppföljning
•    Möten – t ex styrelse,  ledning, ISO, kommittéer, egna projekt
•    Uppgifter – personer, dokument och möten
•    Kommunikation mellan företaget och dess intressenter

Relaterade artiklar

musk12
Beslutsfattande

Så ser Elon Musks arbetsdagar ut

Han skyr mejlkorgen, slarvar med maten och jobbar upp till 100 timmar i veckan. Så här ser en vanlig arbetsdag ut för Tesla-grundaren Elon Musk.
personal-och-chef-artikel
Beslutsfattande

Toppcheferna: Så lär du dig det vinnande ledarskapet

Lär dig lyfta medarbetare, bygga företagskultur och skapa starka team. Här är strategierna som används av tre av Sveriges bästa chefer 2018. Möt dem på Personal & Chef 2019 – och lär av de bästa.
pergran
Krönikor

Per Grankvist – ny krönikör i Chef

Tuff, trevlig och tydlig – sådan är han, Chefs nya krönikör Per Grankvist. En folkbildare med chefserfarenhet som lovar att belysa ledarskapsfrågorna ur nya och oväntade perspektiv.
johanna123
Beslutsfattande

Forskning: Därför är chefer ett hot i offentlig sektor

Alltför väldrillade chefer, fostrade i managementbyråkrati, är det största hindret för en effektivare offentlig sektor med självständiga medarbetare.

sover-som-en-stock
Hälsa

Sov som en stock – med 20-minutersregeln

Har du svårt att sova? Du är inte ensam! 7 av 10 chefer uppger i Chefs undersökning att de lider av sömnproblem. Här är 6 tips för att få bättre sömn. 
kronika1
Konflikthantering

Krönika: ”Jag får Falling Down-vibbar av februari!”

Är det okej att som förälder att ge upp och kapitulera i februarislasken? I en krönika jämför psykologen och småbarnspappan Anders Håkansson lössepidemier på förskolan, obegripliga veckobrev och kravfyllda sportlovsveckor med ett experiment för att bota deprimerande hundar.
jobbintervju
Karriär

3 frågor toppkandidater vågar ställa på jobbintervjun

Lyckas på jobbintervjun – genom att låna tre stycken frågor andra toppkandidater använt tidigare.
bilf
Arbetsmiljö

Undersökning: Är det okej att kramas på jobbet?

Krama en kollega eller inte. En ny undersökning har undersökt vilka kärleksuttryck vi tycker är okej på jobbet.