4 frågor som kan leda företag ut ur krisen
Med coronakrisen fick experterna på krisledning testa sina kunskaper skarpt – på det egna bolaget.
”Vi ställde om vår verksamhet på två veckor” säger Niklas Bogestål på Nordic Protection Academy.
Annonssamarbete: Nordic Protection Academy
Våren såg ljus ut för Nordic Protection Academy, med många inbokade utbildningar ute hos kunder.
Sedan kom coronakrisen.
Nästan alla kunder ställde in. Ingen vågade ha fysiska utbildningar eller möten. Bokningsläget blev nattsvart inom en vecka i mars.
”Men omställning till en ny värld och ett nytt läge har vi ganska lätt för”, konstaterar vd Niklas Bogestål, som jobbat som officer i Försvarsmakten under 20 år och leder utbildningar i krishantering och krisledning.
På Nordic Protection Academy kavlade man upp ärmarna och använde de krisledningsmodeller man lär ut, men nu på den egna verksamheten.
Till att börja med satte man samman en krisledningsgrupp.
”Det är ett bevisat effektivt sätt att dela arbetsbörda och stress och hålla igång en parallell verksamhet. Särskilt viktigt i kriser som pågår en längre tid.”
”Om man är samövad i sin organisation och har en struktur där respektive ansvarig jobbar med sina saker, så har man större möjlighet att lyckas vid kriser. Risken annars är att alla chefer sitter och diskuterar, en fråga i taget.”
Möten i en krisledningsgrupp hålls korta. Det viktigaste avhandlas mellan de som är inblandade i frågan, och man fattar beslut som delegeras direkt.
Orsaker bakom dålig krisledning
- Avsaknad av krisplanering
- Hierarkisk organisation med begränsade mandat
- Mellanchefer utan tydlig roll
- Bristande marknadsanalys eller förståelse
- Låg empatisk förmåga
- Strutsbeteende, att lägga locket på
- Otydlig organisationskultur – normer och attityder
Niklas Bogestål berättar om några viktiga funktioner som behöver ingå i krisgruppen. Någon som är rutinerad och kan hela verksamheten, som ordförande. Kanske vice vd eller en senior avdelningschef?
”Ska vd ens vara med i krisgruppen? Vd ska ofta möta pressen, ta samtal med intressenter och kan behöva ha fokus på annat.”
En person från HR, någon från kommunikation eller marknad, en it-ansvarig och någon från produktionen är andra som behöver ingå.
”Eftersom det fattas snabba beslut så behövs chefer med mandat i gruppen.”
Dessutom behövs en loggförare, som kronologiskt dokumenterar allt som dyker upp och beslutas, så att det finns en spårbarhet bakåt.
Sedan finns ytterligare en viktig person, som Niklas Bogestål kallar ”djävulens advokat”.
”Det är någon som lyssnar och tänker friare och står lite utanför gruppen. Som hela tiden funderar över vad som är det värsta som kan hända just nu, och också ser långt framåt. Som ser om det ni gör nu tar höjd för ett värsta scenario.”
Nordic Protection Academy erbjuder onlineutbildningar och blended learning inom ämnen som krisledning, riskhantering, säkerhet och arbetsmiljö.
”För att få rätt fokus i arbetet behöver man svara på ett par frågor: Vad ska vi uppnå med krisledningen? Vilket är vårt önskade läge?”
För Nordic Protection Academy var målet att kunna leverera samma kvalitet till sina kunder, med en ny affärsmodell och med en ny digital plattform.
I omställningsarbetet använde man sig av en fyrfältare som beslutsstöd för krisledningen och för att snabbt få till en praktisk planering:
- Vilka omedelbara åtgärder och beslut måste göras/fattas?
- Vilka begränsningar finns för att lösa uppdraget?
- Vilka informationsbehov finns?
- Vilka är framgångsfaktorerna?
”De här frågorna hjälper er att ta omedelbara beslut och att delegera åtgärder i realtid”, säger Niklas Bogestål.
Kunskaperna om krisledning tog snabbt Nordic Protection Academy till ett bättre läge. På två veckor ställde man om sin verksamhet helt. De populära och välrenommerade utbildningarna flyttades online. En bättre plats att vara under en coronakris, där behovet av kunskaper i krisledning och krishantering knappast har minskat.
Text: Malin Kaldo
