Svåra samtal: Så förbereder du dig på bästa sätt

Styr samtalet.
Du ska styra samtalet. Då måste du ha ork och vara närvarande. För att orka måste du våga uppgradera din egen betydelse och lyssna på dig själv. Respektera dig själv och hur du mår just nu. Då kan du också våga skjuta upp ett samtal när energin är slut eller om du inte mår så bra av någon annan anledning, även om du inte ska låta dig stoppas av att du känner obehag inför uppgiften.

Ta hand om dig själv.
Om du ska ha ett utvecklingssamtal så unna dig till exempel en powernap innan. Om du mår bra, vet vem du är och i vilket syfte du träffar din medarbetare, är det lättare.

Tänk igenom det praktiska.
Det är också viktigt att du tänker igenom det praktiska i förväg. Avsätt tid för samtalet, räkna med minst en timme även om du tror att ditt budskap är levererat på fem minuter. Det måste finnas utrymme för medarbetarens reaktioner och reflektioner.

Välj en bra plats.
Fundera på hur och var ni ska sitta. En neutral och lugn miljö är bättre än mitt emot dig vid ditt skrivbord. Ha aldrig samtalet ute bland de andra medarbetarna i ett kontorslandskap. En bra tumregel är, ge all positiv feedback offentligt. All negativ feedback och besvärliga samtal privat.

Välj en bra tid.
Om du ska ge ett tungt besked, som att företaget måste dra ned på personal, är det mycket viktigt att tänka på när du gör det. Ge aldrig svåra besked precis före en helg eller semester. Planera också in tid för uppföljning redan innan ni haft ert första möte.

Ha ett tydligt mål.
Tänk igenom vart du vill nå. Vad är din avsikt och vilka är konsekvenserna av samtalet? Gå ned på detaljnivå: Hur ska du börja? Vilka frågor kan du förvänta dig att få? Om din medarbetare sedan försöker blanda bort korten, gäller det att vara väl förberedd. Om du i förväg har målat upp olika scenarier klarar du att behålla initiativet under samtalet.

Coacha.
Fundera också över hur du kan involvera motparten. Ett sätt är att använda coachning. Coachning går ut på att du ställer frågor till medarbetaren för att guida henne eller honom till sin egen individuella lösning. Frågorna är alltså dina verktyg för att coacha. Använd i så stor mån som möjligt öppna frågor, som inte går att besvara med endast ‘ja’ eller ‘nej’ för att få ett bättre samtal. Akta dig för ‘varför inte -frågor’, eftersom de lätt blir skuldbeläggande, som till exempel ‘Varför har du inte …?’.

Lyssna. 
Koppla bort dig själv och egna jämförelser när du lyssnar på vad medarbetaren har att säga. Om hen tycker att det är stressigt att skilja på privatliv och fritid, tänk inte på hur du själv lyckas med det. Lyssna istället fokuserat och försök läsa mellan raderna.

Exempel: ‘Du var helt enkelt så stressad att du glömde analysen och skickade iväg ett ofärdigt förslag till kunden. Som jag upplever det hade du önskat att vi såg att du var stressad så att du fick mer avlastning?’