Svåra samtal: 11 tips inför, under och efter
Genväg. Du har förmodligen, som de flesta chefer, någon gång behövt hålla ett samtal med svårt innehåll. Så här lägger du upp samtalet för att det ska få önskad effekt.
Målet med ett svårt samtal är ofta att förändra ett beteende som påverkar arbetsinsatserna eller arbetsmiljön på ett negativt sätt. Men för att samtalet ska bli konstruktivt och ha större chans att skapa önskad förändring är det viktigt att sköta på rätt sätt. Här är tipsen som hjälper dig att hantera samtalet:
Förberedelserna
- Förbered dig noga. Handlar det om att medarbetaren exempelvis varit försenad upprepade gånger, bör du ha dokumenterat när det har skett. Handlar det om att medarbetaren har underpresterat, se till att ha konkreta exempel. Avsätt någon timmar för att förbereda samtalet, så att ditt budskap blir klart och tydligt.
- Låt det inte dröja. När du har berättat för medarbetaren att du vill ha ett samtal med honom eller henne, ge förslag på en tid som ligger nära inpå. Om det går för långt tid innan ni ska ha ert samtal, leder det lätt till oro och ryktesspridning.
- Håll samtalet på en måndag eller tisdag. Det ideala är om du kan hålla samtalet i början av veckan. Detta av två anledningar – dels för att medarbetaren får en chans att korrigera sitt beteende, dels för att samtalet kan röra upp en massa känslor. Om ni håller samtalet i början av veckan kan ni boka en ny tid i slutet av veckan, då ni kan prata vidare.
- Sätt upp ett mål. Du bör själv ha ett mål för samtalet. Då är det lättare att vara tydlig. Är målet att medarbetaren ska prestera bättre? I så fall, hur mycket bättre? Samtalet bör vara ett medel för att nå ett mål.
Samtalet
- Inledning. Börja med att berätta vad målet med samtalet är.
- Konsekvenserna. Berätta i jag-budskap att du är orolig över personen ifråga och beskriv vad konsekvenserna blir av medarbetarens beteeende. Låt medarbetaren reagera och svara.
- Framtid. Berätta vilken förändring du önskar se.
- Involvera. Ta tillsammans med medarbetaren fram förslag på hur förändringen ska gå till.
- Planera. Bestäm hur ni ska följa upp samtalet.
Efteråt
- Dokumentera. Skriv ner vad ni diskuterat och kommit överens om. Låt medarbetaren få en kopia.
- Följ upp. Gör den uppföljning som ni gemensamt kommit överens om.
Redan PLUSkund — Logga in
Bygg vidare med fler tjänster
Nå nästa nivå med
Chefakademin+Få de viktigaste insikterna, handplockade nyheter, smarta verktyg och ledarskapsutveckling – på ett sätt som fungerar i din vardag.
- Omvärldsbevakning – senaste ledarskapsnyheterna och -forskningen, samt andra ämnen som direkt rör chefsrollen.
- Tidningen Chef – tidningen hem i brevlådan 11 gånger per år och tillgång till hela tidningsarkivet.
- Digitala masterclasses – upskill med tillhörande workshopsmaterial som du kan använda på din arbetsplats.
- Ljudboksbibliotek – ett digitalt bibliotek där du kan lyssna på sammanfattningar av de viktigaste ledarskapstitlarna!
- Verktyg i vardagen – mallar, guider och metoder som underlättar ditt arbete.
*Faktureras halvårsvis eller årsvis. Tjänsten förnyas automatiskt om den inte sägs upp före sista giltighetsdatum.
Läs villkoren
Läs om Chefakademin+
