Delegera som ett proffs: 5 steg
Grundläggande guide Ha koll på vad och varför du delegerar – och undvik de vanligaste misstagen.
5 steg för en perfekt (och snabb) delegering:
1. Delegera bara viktiga uppgifter.
Delegerar du uppgifter som du ser som oviktiga, är sannolikheten låg att de får hög prioritet och färdigställs i tid. Detta gäller självklart alla uppgifter, oavsett om de delegeras eller inte, men en vanlig fälla är att man frestas att delegera saker som inte blivit gjorda just på grund av att de inte är viktiga.
Ställ dig därför frågan: Kommer den här uppgiften att hjälpa oss att uppnå våra mål?
Man kan exempelvis rita upp en skala på 1-10 där man värdesätter hur mycket uppgiften bidrar till att nå era mål. Om uppgiften ligger på 1–4, ifrågasätt uppgiftens existens. Behöver den verkligen göras alls? -Ligger den över 5 på skalan, är den värd att delegera.
2. Vet VAD det är du delegerar.
För att delegeringen ska bli tydlig och din uppföljning ska bli lättare måste du och din medarbetare veta följande om uppgiften:
- Bakgrund, vad har hänt tidigare?
- Nuläge, var står ni i dag?
- Anledning, varför behöver uppgiften göras?
- Processen, finns det krav på hur uppgiften ska utföras? Finns det några delmål?
- Resultat, vad förväntas?
- Effekt, vilka effekter kommer uppgiften och delegeringen av den att innebära?
3. Ha koll på VARFÖR du delegerar.
Det finns två bra anledningar till varför du kan behöva delegera uppgifter:
- För att frigöra tid för dig till andra uppgifter.
- Eller för att få medarbetaren att utveckla sin kompetens. Det i sin tur kan bidra till en mer självgående organisation.
Är du medveten om varför du delegerar kommer det att bli lättare för dig att lämna över uppgiften, men också att påminna dig själv om att du som chef inte ska gå in och peta i arbetet. Då tappar delegeringen sin funktion.
4. Visa intresse – följ upp
Även om du delegerar uppgiften måste du komma ihåg att det är du som chef som har det yttersta ansvaret. Och hur visar du att uppgiften är viktig om du inte får lägga dig i? Visa dig intresserad. En god idé är att boka in avstämningsmöten direkt när medarbetaren får uppgiften, då riskerar ni inte att uppföljningen rinner ut i sanden.
5. Ha ett tydligt avslut
För att inte riskera att uppgiften rinner ut i sanden, sätt upp ett tydligt avslut.
Bestäm:
- När, hur och till vem ska uppgiften levereras?
- Boka gärna ett sista avslutningsmöte då ni kan checka av att uppgiften är klar.
Tre vanliga delegeringsmissar:
1. Att du alltid delegerar allt till samma medarbetare.
2. Att du som chef lägger dig i och är inne och petar i detaljer.
3. Att uppgiften blir ogjord eftersom du inte följer upp.
Redan PLUSkund — Logga in
Bygg vidare med fler tjänster
Nå nästa nivå med
Chefakademin+Få de viktigaste insikterna, handplockade nyheter, smarta verktyg och ledarskapsutveckling – på ett sätt som fungerar i din vardag.
- Omvärldsbevakning – senaste ledarskapsnyheterna och -forskningen, samt andra ämnen som direkt rör chefsrollen.
- Tidningen Chef – tidningen hem i brevlådan 11 gånger per år och tillgång till hela tidningsarkivet.
- Digitala masterclasses – upskill med tillhörande workshopsmaterial som du kan använda på din arbetsplats.
- Ljudboksbibliotek – ett digitalt bibliotek där du kan lyssna på sammanfattningar av de viktigaste ledarskapstitlarna!
- Verktyg i vardagen – mallar, guider och metoder som underlättar ditt arbete.
*Faktureras halvårsvis eller årsvis. Tjänsten förnyas automatiskt om den inte sägs upp före sista giltighetsdatum.
Läs villkoren
Läs om Chefakademin+
