”Ostörd”, Gisela Bäcklander

Boken Ostörd vilar på två premisser. Den ena är att vår kognitiva kapacitet är begränsad och uttömlig. Vi behöver alltså lägga upp vårt arbete så att vi har kapacitet när vi behöver den. Den andra handlar om att vår kognition sträcker sig utanför oss själva och involverar verktyg, andra människor och den fysiska miljön. Det innebär att vi kan nå fokus, produktivitet och hanterbar stress utan att tänka på att vi borde skärpa oss. 

När Gisela Bäcklander skriver om våra exekutiva förmågor handlar det om flera olika saker. Det kan exempelvis vara vår förmåga till avancerat tänkande, att kunna rikta och hålla vår uppmärksamhet och sedan kunna skifta den. Det är också att kunna planera och verkställa sin plan, att resonera logiskt och fatta genomtänkta beslut. Andra viktiga exekutiva kompetenser är att kunna stå emot impulser och att vara flexibel.

Det är få som numera jobbar i eget rum utifrån en tydligt specificerad arbetsroll eller hierarki. Idealet är att vi ska röra oss som fria, kreativa agenter i kontorslandskap och koordinera oss med rätt personer. Ofta ska du själv balansera och göra avvägningar mellan olika projekt du är involverad i. En stor del av arbetet med gränsdragning och organisering har alltså flyttat in i våra huvuden och slåss om vår uppmärksamhet. Uppmärksamhet har blivit en av våra mest värdefulla resurser, både i arbetslivet och privat, menar bokens författare Gisela Bäcklander. 

”Vi ska vara varsamma med och skydda och vårda vår uppmärksamhet och vårt arbetsminne – alltså förmågan att hålla information, plocka fram den och bearbeta den. Detta är vår främsta kapacitet för att producera någonting kvalitativt nytt. Arbetsminnet utökas inte för att kraven är högre och för att vi är mer utbildade – det är vad det är, varken mer eller mindre”, skriver hon.

I sin doktorsavhandling har hon frågat chefer vad de egentligen menar när de önskar att medarbetare ska vara självgående eller självledande. Svaren är allt från grundläggande till mer avancerat självledarskap. Ett genomgående tema är förmågan att läsa av en situation, liksom att formulera arbetsuppgifter i den, som man sedan proaktivt sätter igång med. Många av cheferna beskriver det som att ”se” vilka handlingar som blir logiska givet viss information, att se problemen som ska lösas och se vad man behöver göra utan att behöva bli instruerad. 

För att klara detta krävs förstås expertis, men det är också en fråga om meningsskapande och begripliggörande, att kunna förstå kontexten och hur man passar in i den. Det innebär att kunna läsa mellan raderna. I den flod av intryck och information som finns ska man karva ut, avgränsa och bestämma varje dag vad som är problemet och hur det ska lösas. Där man förr kunde lita på en tydlig arbetsbeskrivning och instruktioner, förväntas man i dag själv eller i samtal med kolleger kunna avläsa och förstå vad som ska göras. Den personliga förmågan att dra gränser och det mellanmänskliga samspelet, blir på så vis mycket viktigt. 

Detta är komplexa och krävande aktiviteter. Vi måste vara mentalt närvarande och alerta, och uppmärksamma på signaler omkring oss, samtidigt som vi inte ska låta oss distraheras av ovidkommande brus. Detta utöver den uppgift vi ska utföra – själva jobbet. 

En genomsnittlig kontorsarbetare lägger ungefär 45 procent av sin tid på olika sorters koordinering i form av mejl, möten och samtal. Det är sådant som inte ses som den uppgift du egentligen är anställd för att utföra. Detta meta-arbete är koordinering, kontroller och avstämningar, organisering och sortering av mejl, att ta reda på information man missat, att rensa bland papper eller filer i datorn och så vidare. Det är också olika administrativa uppgifter. 

En konsekvens av mer självledarskap är att man också behöver lägga viss tid på att koordinera och förhandla med kolleger om arbetsfördelning. Den som inte synkar med andra skapar svallvågor som resten av organisationen måste hantera.

Självledarskap, menar författaren, är det som en medarbetare förväntas göra för att hantera och prestera i en underdesignad arbetsroll. När ett jobb är oförutsägbart och otydligt krävs kreativitet och fantasi, finess, relationell kompetens, vision och vilja. På många sätt är det både roligt och utmanande. Samtidigt blir det krävande för oss, kognitivt. 

Det finns många studier som visar att otydlighet bidrar till stress och att rolltydlighet hjälper mot stress. Tydlighet betyder dock inte att alla ska sättas i fack med tydliga gränser. Det bästa är ett pågående samtal för att kontinuerligt skapa en tillfällig tydlighet, en handlingsbar tydlighet i vad som ska göras, vem som ska göra vad, vem som kan vad och så vidare. 

”Man har mycket att vinna på att hitta samtalspartners på sitt jobb, oavsett om detta sker under formella eller mer informella former, och oavsett om det är med kolleger som gör samma jobb så att säga parallellt, eller kolleger man gör jobbet tillsammans med.”

Komplexitet och otydlighet är också vanliga orsaker till att individer skjuter upp arbete. När man inte vet vad nästa konkreta steg är och vad man behöver göra känns uppgiften jobbig att ta sig an. Osäkerhet kan göra att man tror att något är mer komplext och svårare än vad det faktiskt är och då skjuter man upp det.

Ofta har självledarskap definierats som att skapa en egen inre motivation. Men de flesta kunskapsarbetare har en hög inre motivation. Det som är knappt är uppmärksamhet och tid.  Många är så motiverade att de jobbar för mycket och anstränger sig för hårt. 

”Om vi tänker oss att det är de exekutiva funktionerna som är en trång sektion och inte motivationen – i alla fall för kunskapsarbetare som jobbar mycket egendrivet och gränslöst, digitalt och i nära samarbete med andra – vad blir då viktigt? Vad innebär det då att utöva självledarskap? Svaret är att det är fruktbart att fokusera på faktorer utanför sig själv – även då man ’självleder’ – och ta i beaktande de resurser (materiella, sociala, informativa) som kan göras tillgängliga i den aktuella, lokala arbetsmiljön.” 

Arbetsminnet handlar om att styra sin uppmärksamhet och att komma ihåg vad man håller på med. Det är basen i förmågan att sy ihop signaler från miljön och situationen med individens tidigare erfarenheter och kunskaper och därmed generera någonting, att utföra olika mentala ingrepp på det som man lyckas hålla i det utrymme som skapats. 

Arbetsminnets kapacitet är begränsad och de kretsar i hjärnan som är involverade kan inte göra allting samtidigt. Olika sorters information konkurrerar om att ta dessa kretsar i anspråk. Vart din uppmärksamhet riktas är alltså en ständig kamp i hjärnan, mellan yttre och inre processer, mellan stimulusdrivna influenser och målrelaterade processer. Arbetsminnet är den trånga sektionen, den vill vi optimera för, när vi lägger upp vårt arbete.

Förmågan att fokusera handlar om att styra uppmärksamheten till rätt saker och att kunna stanna där – att hålla arbetsminnet tomt från sådant som inte ska vara där för tillfället. 

Personer med högre kapacitet i arbetsminnet tenderar att ha bättre förmåga att stoppa olika impulser. De lyckas ignorera störningar för att i stället hålla fokus på det de just då ägnar sig åt. Med lägre impulskontroll blir man mer automatiskt störd av olika stimuli. 

Om man är en person med låg impulskontroll ska man inte deppa ihop, skriver Gisela Bäcklander. I stället bör man utnyttja det faktum att man är mer miljöstyrd för att anpassa och designa sin miljö så att man lättare kan styra in på rätt spår och skapa situationer som inte kräver inhibering hela tiden. 

”För den vars arbetskvalitet vilar på god tillgång till de exekutiva funktionerna behöver man troligen optimera vissa saker i sin arbetssituation. Jag vågar påstå att som arbetslivet ser ut i dag är det mycket troligt att din arbetsplats och arbetsmiljö inte är optimerad för att ta tillvara dina exekutiva funktioner, trots att dina och dina kollegers kärnuppgifter kräver mycket av de funktionerna”, skriver Bäcklander.

Att kontrollera sitt eget beteende sker med hjälp av inhibering, initiering av beteenden, samt viljestyrd kontroll av tankar, känslor och reaktioner. Men allt detta är krävande och kostar på. Ju tidigare i processen du agerar, desto större är chansen att helt undvika en svår situation för din självkontroll. Det är ofta mer effektivt att undvika ”frestelser” än att försöka motstå dem. De personer som har hög självkontroll använder sig egentligen av undvikande som strategi, som att välja vilka situationer man överhuvudtaget sätter sig i. 

Du kan proaktivt styra eller påverka vilka situationer du från första början hamnar i genom att förändra miljön eller situationen tidigt, medan du är i den. Det är också att ändra vad du lägger märke till och koncentrerar dig på i situationen. Det handlar alltså om att skapa en miljö där du inte behöver använda självkontroll för att kunna fokusera, att se till att inte bli störd vare sig av mejl, notiser och sms, eller av andra människor och störande ljud. 

De strategierna innebär att vi kan vara mer generösa mot oss själva och inte behöva betrakta varje lyckad eller misslyckad självkontroll som en indikator på vårt personliga värde eller våra förmågor. Det i sin tur är bra eftersom sådana värderingar av oss själva i sig kostar mental energi och inte är gynnsamma vare sig för prestation, lärande eller mående. All tid man lägger på att grubbla över sitt eget värde är tid man inte lagt på uppgiften eller på återhämtning. 

En orealistisk bild av vad man borde kunna klara av skapar även ohälsosamma mönster och förväntningar, och en massa onödig frustration och stress för sig själv och kanske andra. Det är bättre att jobba sex bra timmar med rätt saker, än att göra både det och jobba fyra extra timmar när man är trött och pressad, med fel saker. Det är bra att förstå och acceptera sina begränsningar och använda tiden och sin mentala kapacitet smart. 

Gisela Bäcklander beskriver några olika typer av arbetsuppgifter och hur du kan hantera dem.

I administrativt arbete räcker det ofta att du uppnår en mininivå av att det är gjort, snarare än fantastiskt. Det minskar belastningen på de exekutiva funktionerna. Dock kan de innebära en stor mental belastning när det bär emot att göra dem för att de är tråkiga, tar tid från ditt ”riktiga” arbete eller för att systemen fungerar dåligt, vilket i sin tur skapar frustration.

Om den administrativa bördan är orimlig bör flera kolleger gå samman och driva det som en arbetsmiljöfråga. Om du kan är det bra att begränsa det till specifika dagar eller tidpunkter. Att uppgifter blir liggande är en störande tanke som tar energi och stjäl fokus. Att varva mer fokuserat komplext arbete med mindre krävande repetitiva uppgifter kan ge hjärnan en välbehövlig respit som kan boosta kreativiteten. Det sämsta sättet att hantera dina administrativa uppgifter är att inte planera in dem utan låta dem hänga över dig som ett mörkt moln medan du försöker fokusera på annat. 

Koncentrationskrävande uppgifter belastar våra mentala resurser för att vi ska kunna bibehålla fokus. Ofta ställer de också krav på ditt arbetsminne då du behöver tänka i flera steg och hålla flera saker i huvudet samtidigt. Eftersom det är ansträngande vill hjärnan gärna fladdra iväg och tänka på andra saker, särskilt om du är trött. Ett mål när du ska göra den här sortens arbete är att skapa och upprätthålla en ”bubbla” i tid och uppmärksamhet. Den fungerar som en mental arbetsyta där du kan sprida ut dina tankar och få syn på dem, koppla om och ihop, utvärdera etcetera. 

Du behöver avsätta en tillräcklig mängd tid till svårt arbete och det bör utföras på den tid på dagen då det är mest troligt att du har välfyllda mentala depåer. 

Du kan ägna dig åt en kognitivt uttröttande aktivitet och efter den göra någon enklare aktivitet utan att det kostar något i prestation. Men om den svårare aktiviteten kommer efter den enklare, presterar du sämre. Det är alltså rimligt att lägga den svårare aktiviteten först på dagen. Du kan också ladda de exekutiva funktionerna genom pauser och vila. För att du ska återhämta dig under pauser ska du psykologiskt distansera dig från arbetet och inte tänka på det. 

Problemlösning ger en kognitiv belastning särskilt om den är analytisk. Att snabbt komma fram till ett svar ger en starkare känsla av att det är rätt, men det har ett mycket svagt samband med huruvida det faktiskt är rätt. Det som kan störa analytiskt tänkande är ljud, ljus, rörelser och signaler från olika system, och interna störningar som tankar på något oavslutat, något som ska hända, känslor eller oro. Både individuell och social analytisk problemlösning kan avlastas och underlättas genom att vi visualiserar. Det vill säga att vi ritar upp eller representerar problemet med fysiska föremål som man kan flytta runt, vrida på eller jämföra. 

Problemlösning som handlar om att få olika insikter kan också stödjas genom att göras mer synliga eller fysiska. Det kan också hjälpa att ha tydliga strategier för hur man tar sig an dem, som att tänka i motsatser. Att ta en paus och göra något annat är också fördelaktigt vid denna typ av problem. Det bidrar till att släppa fixeringen på ett visst sätt att se på problemet. 

Att generera idéer tillsammans med andra kan vara roligt, men också krävande mentalt. Naturligtvis behöver man minimera yttre störningar. Viss distraktion kan dock vara bra eftersom det ökar vår förmåga att vara öppna för nya intryck. Alla behöver också känna psykologisk trygghet. Att tänka på vad andra ska tycka, att oroa sig för kritik och påhopp och att bevaka sin position tar extremt mycket energi. Vi är sociala varelser och alla tänker så här mer eller mindre när en grupp inte är trygg. Psykologisk trygghet gör att du sparar massor av processorkraft. 

När det gäller beslutsfattande har det visat sig att det är jobbigare att faktiskt genomföra val än att se över vilka alternativ man har och att implementera ett fattat beslut. Därför kan det vara bra att minimera olika beslut du måste fatta under dagen, som vad du ska ha på dig, hur du tar dig till jobbet, vad du ska äta, när du ska svara på mejl och titta på mobilen. 

Du kan också använda strategier som förlitar sig mindre på individuella kognitiva förmågor och kompetenser så att du får mindre att hålla i huvudet. Det kan exempelvis vara att ha tydliga beslutskriterier innan man tittar på sina alternativ eller hämtar in data. 

Besluten gynnas av en mer strukturerad process som dels blir kognitivt avlastande och dels innebär att besluten blir mer rättvist bedömda från gång till gång. 

För att hjälpa dig att behålla fokus kan du laborera med kognitiv och perceptuell belastning. Ett uppenbart sätt är att minska störande element som du ser och hör. Genom att slippa ignorera dessa, frigör du kognitiv kapacitet. Du underlättar för dig själv om du skriver ut det du arbetar med, sprider ut dig och jämför olika papper. Att rita och flytta lappar kan vara användbara sätt att konkretisera svårfångade eller flyktiga tankeprocesser. 

Multitasking är nästan alltid mindre produktivt och mindre effektivt. Att skifta uppmärksamhet mellan olika saker är kostsamt för hjärnans bearbetningskraft. Samtidigt är det lätt hänt att börja göra något annat. När vi är inne i en uppgift och kommer till ett steg där det inte är tydligt hur vi ska göra, blir vi frustrerade och uttråkade och då är vi extra mottagliga för att distraheras av annat. Det vi egentligen måste göra är att fokusera mer på uppgiften, tänka aktivt och formulera vad nästa steg i uppgiften är. Om vi klarar av den kraftansträngningen och beger oss djupare in i den lite motsträviga uppgiften, kommer den att engagera oss mer när vi väl är inne i den. 

För att få kvalitativt arbete gjort behöver vi ge oss själva ganska stora block av oavbruten tid. Efter ett avbrott kan det ta uppemot 25 minuter att komma tillbaka till det man höll på med. Du måste vara proaktiv i att skydda och prioritera tid för att utföra ditt svåraste och viktigaste arbete.

Forskare undersökte olika sätt att tillåta notiser från mobilen. Den som fick notiser vid tre tillfällen under dagen visade sig ha lägre stress och ökat välbefinnande. Att stänga av notiser helt under en dag kunde skapa en oro för att missa något viktigt, medan att inte stänga av alls skapade ständiga störningar.

Att vi har svårt att koncentrera oss är inte konstigt. Det har troligen varit en fördel att inte försjunka så djupt i något att man inte märker viktiga förändringar som sker runt omkring. Men det är bra att se till att ha 2–3 timmar några dagar i veckan av fokuserad tid. Och planer för hur du ska göra om du blir störd. Du kan också avsätta en exakt tid, sätta en timer och bestämma exakt vad du ska göra under den tiden. Att rama in tiden på det sättet ger dig en struktur som kan lugna sinnet.

En positiv bieffekt av att avsätta tid för kvalitetsfokus är att du kan vara mer generös med din tid vid andra tillfällen. Eftersom du vet att du har tid till ditt viktigaste arbete behöver du inte skydda din övriga tid och kan då bli mer generös med din tid och din kunskap. 

Det bästa sättet att få rätt saker gjorda är att forma den miljö och de situationer som i sin tur kommer att forma dina automatiska beteenden. Det gäller att skapa en gynnsam miljö för dig, för att kunna åstadkomma skapande arbete som är fruktsamt. Att anpassa din miljö är ett ekonomiskt smart sätt att använda din tid och energi för att reglera ditt eget beteende.

Vi har mindre kraft är vi tror och våra arbetsmiljöer är mer kognitivt krävande än vi tror. 

De mest effektiva strategierna för att hantera krav i arbetslivet är att vara proaktiv och externt fokuserad. Det handlar om att välja miljö utifrån vad för slags arbete man vill göra och om att modifiera kommande situationer, det vill säga att ge sitt framtida jag goda förutsättningar. 

Minst verksamma strategier är självfokuserade reaktiva strategier. I dessa ingår käcka ”det är bara att …”-strategier, som att ”när man blir störd är det bara att koncentrera sig hårdare så att man inte blir störd”. Det bygger på inhibering, att själv se till att man står emot impulser utifrån. Inom samma misslyckade strategi ingår att jobba mer, jobba fast man är sjuk, samt att inte kunna låta bli tekniken och kolla mejlen jämt. De bygger alla på en idé om att man kan vara disciplinerad.

De proaktiva externt fokuserade strategierna kan vara att inte ta med eller inte ha på teknik, som dator och mobil, som man egentligen inte vill bli störd av. Det är också att strategiskt undvika eller söka upp kolleger beroende på vad man ska göra. Det handlar också om att förbereda sig inför det arbete som ska komma och se till att ha rätt verktyg, rätt förberedelser och rätt instruktioner. 

Se till att vara proaktiv och tänk på vad ditt framtida jag skulle uppskatta att du gör redan i dag. Behöver du planera in något i förväg? Hur skulle ditt framtida jag vilja att du beter dig i dag? Att tänka framåt är inte att vara mindful, men det kan skapa utrymme för mindfulness och närvaro längre fram. 

Ett sätt att planera framåt är det som kallas implementeringsintentioner, alltså explicita avsiktsförklaringar om vad man tänker göra om en viss situation uppstår. Du sänker dina kognitiva krav genom att på förhand tänka igenom en situation, olika handlingsalternativ och möjliga konsekvenser. Då gör du det som kallas om-då-planer. ”Om xx händer, då ska jag yyy.” Det kan vara: ”Om papperet i skrivaren är slut, då byter jag direkt.” Eller ”Om min kollega börjar beklaga sig över den där grejen igen, då ska jag ha tålamod den här gången och ta ett andetag.” 

Liknande strategier kan också handla om att bli mer specifik i när, var och hur man ska sätta igång med någonting. En vanlig anledning till att man skjuter upp saker är att de känns stora och lite svåra att ta tag i, och man vet inte i vilken ände man ska börja. Genom att reda ut detta och skapa en intention kan du skapa en tydligare väg in.

Återhämtning kräver att man kopplar av och kan distansera sig från arbetet både fysiskt och mentalt. Att kolla mejlen hemma på kvällar och helger leder inte till återhämtning. Det tar av dina kognitiva resurser och stör den återhämtning du behöver för att göra ett bra arbete. 

Vill du jobba flexibelt gör du klokt i att lägga tid på att utveckla strategier för hur arbete och fritid ska separeras, åtminstone i tid och tanke. Det handlar om att kunna slå på och av effektivt och att planera när arbetet ska ske och vad det ska handla om. 

Gisela Bäcklanders approach till förändring är att det är bäst att fokusera på goda praktiker snarare än att försöka minimera eller sluta med dåliga. Hon anger tre skäl till det. 

Det första är att goda och dåliga saker inte alltid är ett nollsumme-spel. En sak kan vara bra även om du också gör en dålig sak. Att motionera är exempelvis alltid bra, även om du äter en bulle, dricker vin eller röker efteråt. Det är bättre att ha jobbat en bra och fokuserad timme och skjuta upp resten av arbetet, än att inte jobba alls, fast du ”borde” ha jobbat hela dagen.  

Den andra anledningen är att man genom att lägga till bra saker kan lyckas ”tränga ut” de dåliga praktikerna. Det finns helt enkelt mindre tid till dem och ibland kan lusten till det dåliga minska när du väl är igång med det som är bra för dig.

Den tredje anledningen är att man kan förekomma och bygga bort risker eller frestelser genom att börja strukturera det som kommer sedan. Förmågan att stå emot distraktioner eller stoppa impulser är en sista nödåtgärd och inte något man hela tiden ska förlita sig på. Förmågan att initiera och vara proaktiv är framför allt vad som behövs för att välja och förändra det som kommer sedan. De distraktioner och frestelser som är lättast att stå emot är de man inte behöver konfronteras med överhuvudtaget.

Man anammar alltså ett sätt att tänka kring beteende mer som en funktion av hur väl hela situationen är anpassad för vad som ska ske – hur väl man lyckas ’curla’ sitt nutida jag och hur väl förberedd och utvilad man är eller om rätt verktyg finns till hands – snarare än beroende på hur duktig eller smart eller disciplinerad man lyckas vara, menar Gisela Bäcklander.

Hon ser beteenden som en ledtråd, snarare än något som ska recenseras. När du tänker på det sättet om ditt eget beteende är du snällare mot dig själv. Dina beteenden är ett resultat av situationen du just befann dig i. Att förlåta sig själv och visa självmedkänsla ger bättre resultat i det långa loppet. Den leder också till ökad produktivitet. Dels hjälper den dig att släppa fokus på dig själv, vilket stjäl kognitiv kapacitet. Dels har det visat sig bidra till att man använder sig av mer konstruktiva och effektiva strategier. 

Att i stället observera dig själv leder till att du tittar på det som är och inte det som borde vara. Är du trött efter fem timmars möte kanske du ska se över mötestider och planering. Blir du trött på eftermiddagen, kanske du behöver ändra matvanor. Det handlar om att bilda hypoteser om hur du skulle kunna komma tillrätta med situationen eller förbättra den lite.

Genom att se på dig själv som en nyfiken men neutral, eller ännu hellre medkännande, observatör kommer du att få ledtrådar om vilka vanor du behöver utveckla för att ha kapaciteten att prestera på topp när du behöver det.

Fråga dig själv vad som händer i situationen. Vad finns det för något litet du kan göra för att det ska fungera bättre? Testa att göra det, och se om det blev någon skillnad. Om inte, ändra något annat och testa igen. Tänk som en forskare och ha en neutral inställning till dig själv och dina beteenden. Se både bra och dåliga resultat som information om vad som fungerar.

”Att observera sig själv är ett sätt att sakta ner för att bli snabbare – eller snarare att få mer rätt saker gjorda, de mest värdefulla, de med mest effekt på ditt mål.”