”The Leading Brain”, Friederike Fabritius & Hans W. Hagemann

Med hjälp av den senaste hjärnforskningen kan du prestera på topp utan att bli för stressad, förändra din hjärna så att du får goda vanor och lära dig mycket nytt. Och skapa ett drömteam med talanger som är olika, tillitsfulla och som trivs och utvecklas i din organisation. För hjärnforskningen förändrar hur vi leder, kommunicerar och interagerar i organisationer.

Det är budskapet i boken The leading brain, där författarna Friederike Fabritius och Hans W Hagemann samlat mängder av tips, verktyg och teorier som du kan använda för att bli en bättre ledare och må bättre själv.

De har själva använt de nya teorierna och verktygen i olika organisationer med goda resultat både för vinst, prestation och ledarskap.

Boken är uppdelad i tre delar, med vardera tre kapitel, som handlar om hur du kan prestera på topp, förändra din hjärna och skapa ett drömteam.

DEL 1

Den första delen handlar om hur du når topprestationer. Du behöver, menar författarna, göra tre saker: hitta ditt gyllene läge, reglera dina känslor och skärpa ditt fokus.

1. Hitta ditt gyllene läge

För att kunna prestera på topp behöver du hitta din optimala mix av dopamin, noradrenalin och acetylkolin. Dopamin ger en härlig känsla av belöning, ett rus som du vill ha mer av. Den behövs för uppmärksamhet och motivation. För att få mer dopamin behöver du känna att det du gör känns nytt, belönande och roligt.

Noradrenalin är ett stresshormon vars syfte är att skydda dig från faror. Det gör att du snabbt kan agera eftersom du blir alert och uppmärksam. En bra nivå av noradrenalin är när du känner dig utmanad, men ändå tror att du klarar uppgiften med lite ansträngning.

Acetylkolin är en signalsubstans som har en viktig roll för vår uppmärksamhet och vårt minne. Den finns i överflöd när vi är bebisar och upptäcker världen. Som vuxen kan du komma åt den när du medvetet bestämmer dig för att vara uppmärksam, när du motionerar och när du utsätter dig för något viktigt, förvånande eller nytt, alltså när dopamin frigörs.

För att lyckas prestera på topp behöver du hitta hur just du fungerar och hur mycket belöning stress, press och fokus du behöver för att prestera på topp. Du behöver hitta den mix av de tre hormonerna som passar just ditt dna.

Författarna föreslår att du under en dag skriver ner vilka arbetsuppgifter som ger dig energi och känns utmanande på ett bra sätt, vilka som tråkar ut dig och vilka som känns för stressande. Stäm av vilka uppgifter, situationer och sammanhang som gör att du känner dig på topp.

Kan du dina upp- och nedgångar, har du hittat ditt gyllene läge för topprestationer och kan forma ditt jobb på ett sätt som passar dig.

Syftet är förstås inte att du ska topprestera hela tiden, då kommer du att bli utbränd. Meningen är att du ska bli flexibel så att du kan prestera på topp när det verkligen behövs och att du ska hitta ett jobb som passar din prestationsprofil.   

När det gäller stress fungerar vi olika. En del presterar som bäst när det är lite stress och det finns tid att tänka och reflektera, medan andra vill ha mer stress och press för att prestera på topp. Den första gruppen blir irriterade och ibland även uppgivna av att få en utmaning som ska bli klar på kort tid. Den andra gruppen blir uttråkad om det är för gott om tid och blir peppade av att lösa en uppgift snabbt under stress.

Ofta finns det en konflikt mellan de två grupperna. De kan också ha olika status beroende på vilken organisation de finns i. Ofta är det de som presterar bäst under press som höjs till skyarna, medan de andra, de som behöver tid och lugn, betraktas som lite mossiga och tröga. Detta trots att många uppfinningar, revolutionerande upptäckter och andra framgångar gjort av personer som jobbar bäst när det är lugnt, tyst och gott om tid.

Som chef behöver du se till att omgivningen är optimal för dina medarbetare. Försök anpassa arbetet så att det är möjligt för alla att jobba på ett sätt som passar just dem, är författarnas råd. Sikta på att få så mycket flexibilitet som möjligt så att alla kan jobba i sitt gyllene läge.

Se även till att det finns karriärmöjligheter både för generalister och experter. Generalister har ofta de lite snabbare jobben, där pressen är större, medan experterna, som också behöver topp-prestera, jobbar bättre med mindre tidspress.

2. Reglera dina känslor 

Även om du lyckas hitta ditt gyllene läge, kan du behöva hantera och reglera dina känslor. Två delar i hjärnan tävlar om kontrollen. Prefrontal cortex är den rationellt tänkande delen, medan det limbiska systemet tar hand om känslor. Det limbiska systemet vinner alltid när det är strid mellan tanke och känslor. Limbiska systemet har två lägen – hot eller belöning. Antingen är du rädd eller nöjd. När du känner dig hotad är prefrontala cortex tillfälligt ur funktion, förnuftet försvinner. När du däremot känner dig nöjd och belönad förbättras ditt tänkande.

För att hitta en känslomässig balans behöver du ta hand om dig själv. Det gör du med de hederliga gamla knepen bra mat, god sömn och träning. Du kan också träna hjärnan att desarmera stressiga hotfulla situationer genom att använda olika tekniker, som att le, röra dig med självsäkerhet, djupandas och vara tacksam.

3. Skärp ditt fokus

Förmågan till fokus sitter i prefrontala cortex. Där sitter också intelligensen, det rationella tänkandet och förmågan till problemlösning. Det är hjärnans exekutiva del. Det är också den senast utvecklade delen av hjärnan som skiljer oss från djuren. Den är inte helt utvecklad förrän du är runt 20 år, vilket förklarar en del av tonårens bristande exekutiva förmågor.

Prefrontala cortex är väldigt känslig för störningar och tappar lätt fokus. Att multitaska och ha flera bollar i luften samtidigt är helt omöjligt för hjärnan. Däremot kan vårt fokus hoppa mellan olika uppgifter och frågor, vilket är en väldigt energikrävande process. Det tar cirka 50 procent längre tid och ger 50 procent fler misstag om du försöker göra flera saker på en gång. Både din produktivitet och koncentration ökar om du gör en sak i taget.

Yttre störningar gör också att din prefrontala cortex tappar fokus. Om du medvetet försöker strunta i distraktioner, stör det hjärnan lika mycket som multitasking. Rensa ditt skrivbord och miljön runt dig på samma sätt som du rensar din hjärna på sådant som stör ditt fokus innan du börjar med en uppgift.

För att skärpa ditt fokus hjälper det också att avsätta tid för eget tänkande, då du ostört och regelbundet får tid att reflektera. Meditation och mindfulness är också effektiva tekniker för ökat fokus.

4 faktorer som skapar flow i hela teamet

1. Fokus krävs för att nå gruppflow. Det behövs ett tydligt mål, total koncentration och uppmärksamt lyssnande. Förväntan om att komma närmare målet triggar dopamin och ger motivation.

2. Flexibilitet skapar flow, medan rigiditet, negativitet och egon dämpar det. Bygg på varandras idéer, släpp fokus på dig själv och lär av improvisatörer som bejakar varandra.

3. Att samarbete skapar flow kan tyckas självklart. Ett bra samarbete är när medlemmarna är vana vid varandras sätt att arbeta, men inte så bekväma att de slår sig till ro, där alla kommunicerar effektivt och där alla deltar på samma villkor.

4. En påtaglig risk triggar noradrenalin, vilket skärper allas fokus. Du får sällan socialt flow om inte något står på spel.

DEL 2

Nu över till den andra delen av boken. Här handlar det om hur du kan förändra din hjärna inom tre områden: dina vanor, ditt undermedvetna och genom att främja lärande.

1. Förändra dina vanor

För att må bra som ledare behöver du etablera goda vanor och bli av med dåliga. Som alla vet är det extremt svårt att ändra inbitna vanor, de har blivit automatiserade och ofta omedvetna. De mål som flest lyckas med har en stark känslomässig ingrediens – du behöver känna att du verkligen vill nå målet. Belöningssystemet i hjärnan måste vara med.

Att visualisera målet, och de steg du behöver ta för att nå det, ökar chanserna för att du ska lyckas. Det är som träning för hjärnan, den är förberedd och vet exakt vad som ska ske.

Psykologer skiljer på positiva fantasier, där du tänker på hur härligt du har det när du nått målet, och positiva förväntningar, där du ser hur du faktiskt klarar av att nå målet. Nackdelen med positiva fantasier är att hjärnan kan tro att du redan nått ditt mål och därför inte behöver göra något för att nå det.

Det bästa sättet att lura hjärnans aversion mot förändringar är att ta väldigt små steg, ett i taget, men ofta. När du tagit ett litet steg, ge dig själv en liten belöning så får den nya vanan en positiv association.

Att förändras med hjälp av förbud och viljestyrka är nästintill omöjligt. Nyckeln till att lyckas är att göra det nya tillräckligt länge för att det ska bli automatiserat. Till hjälp för att välja det beteende och agerande du har som mål behöver hjärnan triggers och ledtrådar.

En framgångsrik strategi är implementation intention eller ”om/då”- eller ”när/då”-planer.

”Om/när situationen y inträffar, då ska jag börja med beteendet z för att nå målet x.”

Om du exempelvis vill bli bättre på att redovisa dina utgifter i tid kan du skippa viljestyrka eller kom-ihåg-lappar. I stället gör du en när/då-plan: ”När datorn startar upp på morgonen, då samlar jag ihop mina senaste kvitton och lägger dem i ett kuvert.” På så sätt får du en naturlig trigger som hjälper hjärnan att minnas: Datorn går på – dags att samla ihop kvitton! Du kan fortsätta med en ny trigger, ”när jag går på lunch, då lämnar jag kvittona till ekonomiavdelningen”. När du har gjort det medvetet några gånger sätter sig triggern i hjärnan och beteendet blir automatiserat.    

Du kan även använda metoden för att stötta dina medarbetare. Författarna beskriver hur en chef hjälpte en medarbetare att ta en mer aktiv roll på avdelningens möten. De bestämde att medarbetaren skulle säga något om saken de diskuterade när chefen klickade med sin penna. Resultatet blev dels att medarbetaren blev mer fokuserad och var mer aktiv, dels att de övriga i teamet uppskattade medarbetarens bidrag till det gemensamma arbetet mer.

2. Frigör ditt undermedvetna

Vårt arbetsminne är litet och vi får anstränga oss extra för att använda förnuftet. Därför drabbas många av beslutströtthet, vi orkar helt enkelt inte fatta så många medvetna beslut varje dag som verkligheten kräver av oss. Det leder till att vissa delar av hjärnan stängs ner och andra aktiveras. Hjärnan fokuserar mer på kortsiktiga vinster och mindre på långsiktiga förtjänster.

Men det behöver inte vara ett problem. Mindre tänkande kan faktiskt leda till smartare beslut, särskilt om du är expert. Intuitivt beslutsfattande är ett resultat av åratal av insamlande av information. Expertens stora mängd av kunskap och erfarenhet dyker upp när de ska fatta beslut. Den vet vad som är rätt – utan att kunna förklara det.

Att använda mer av din undermedvetna del av hjärnan kan öka takten, effektiviteten och noggrannheten i dina prestationer. Du kan använda den när du fattar beslut, löser problem och jobbar kreativt. Med begränsad tid och information fattar oftast experter bättre beslut. De snäva restriktionerna gör att hjärnan använder kraften, snabbheten och förmågan att beräkna som finns i basala ganglierna, där även expertis lagras.

Som mindre erfaren ledare kan du behöva mer tid och skaffa mer information för att fatta bra beslut.

Det smartaste sättet att använda hjärnan är låta ditt undermedvetna göra huvuddelen av jobbet, för att sedan använda den medvetna delen till att övervaka beslutsprocessen. Det omedvetna får saker gjorda på ett effektivt och energibesparande sätt. Det medvetna dubbelkollar att allt går rätt till.

3. Främja lärandet

Det går att lära gamla hundar att sitta. Vår hjärna är plastisk, flexibel och utvecklas under hela vår livstid. Lärande är en emotionell process som behöver involvera vårt hot- och belöningssystem. Vi lär oss snabbt att inte sätta handen på spisplattan för att vi bränt oss och samma sak när vi får någon belöning, som beröm, ha roligt och vara tillsammans i en bra grupp. Det är ingen slump att barn lär sig genom att leka.

Författarna berättar att de hjälpte exempelvis en spansk medelålders vd att lära sig engelska genom att prata om sitt favoritämne – modeller av militärfordon från andra världskriget. När han fick beskriva sin passion, och lära sig de engelska orden på det han älskade, lossnade språket så att han efter många försök äntligen kunde prata med alla internationella kunder.

Men det fungerar inte alltid att göra inlärning rolig genom gimmickar. Prefrontala cortex har begränsat utrymme och prioriterar det som är udda och nytt, snarare än det som är viktigt. Om du som ledare vill öka intresset för information du framför genom att vara rolig, måste du vara säker på att det du gör stöder ditt kärnbudskap och inte konkurrerar med det.

När du ska tala till andra är det också viktigt att inte börja med en resumé av vad ni gjort tidigare, eftersom vi kopplar bort det som inte är nytt. Vi behöver nya och överraskande saker för att minnas. Börja därför med något som ger energi och är lite överraskande så att du fångar uppmärksamheten. Om du måste prata om samma ämne flera gånger, ändra miljön – byt stolar eller rum, sätt att skriva på eller något annat som får hjärnan att tro att det är något nytt på gång.

Social interaktion och relationer är mycket viktigt, även när det gäller inlärning. Vi lär bättre i grupp än individuellt och vi påverkas av andra. Om en vd eller chef ändrar beteende är sannolikheten stor att omgivningen också kommer att göra det.

Så blir du på topp

Mentala träningstekniker för att vara på topp:

DEL 3

Slutligen, i den tredje delen av boken, handlar det om hur du kan bygga ett drömteam genom att utveckla mångfald, odla tillit och utveckla ett framtidsteam.

1. Utveckla mångfald

Att ha olika kompetenser och personligheter i ditt team är bra för organisationen. I det bästa teamet har alla en unik styrka och färdigheter som utmärker just den personen. De har ofta olika synsätt och perspektiv som ibland strider med varandra. De kan sätta sina olikheter åt sidan och jobba tillsammans mot ett gemensamt mål.

När du är i en grupp med likasinnade finns det risk att din hjärna vaggas in i ett tillstånd av självbelåtenhet. Det kan försämra din prestation och minskar chanserna till innovation och flow. Även en grupp som ser olika ut, med olika åldrar, nationaliteter, kön, ekonomisk bakgrund och kultur, kan vara begränsad i sitt tänkande. Det är olika personlighetstyper och kompetenser som skapar mångfald i ett drömteam, menar författarna.

Ett bra första steg är att ha koll på om dina medarbetare är extroverta eller introverta. Du behöver möta deras olika behov så att de kan prestera på topp. De extroverta får kraft av andra, de introverta i ensamhet.

Många använder sig av personlighetstester för att få olika typer i team. Författarna lyfter en teori baserad på hjärnforskning som från början är gjord för att hitta rätt partner. Antropologen Helen Fisher har tagit fram fyra olika personlighetstyper. Du behöver ha alla i ditt team.

För att skapa ett drömteam behöver du se vilka olika personlighetstyper som finns i gruppen och göra så att de får rätt förutsättningar att göra sitt jobb och använda sina styrkor.

Som konsulter har författarna sett många organisationer där ledarskapet fokuserar på att minska eller ta bort medarbetarnas svagheter, i stället för att fokusera på styrkorna. Olika typer av betygsättning på prestationer gör att man ofta jobbar med att få högre rating på det som inte fungerar så bra, menar författarna. Den vägen är dömd att misslyckas om du vill skapa ett drömteam. De föreslår i stället att man ska jobba helt med styrkor och ha ett mått med fyra nivåer för att bedöma personalens prestationer.

1. Inte acceptabelt, är den nivå där personerna absolut måste ändra sitt beteende och öka sin kompetens för att platsa i teamet.

2. Acceptabel standard, beskriver vad som behövs för att göra jobbet.

3. Professionell standard, är den nivå som kompetenta medarbetare har.

4. Bäst i klassen, är den nivå där en medarbetares prestation är extraordinär.

Om en person är på nivå 1 behöver ledaren fokusera på vad medarbetaren behöver göra för att gå till nivå 2. Enbart då kan det handla om vilka svagheter och brister som behöver åtgärdas. När en medarbetare hamnat på acceptabel nivå får man bäst utfall om man fokuserar på att ytterligare stärka de styrkor som den anställde har, i sin kompetens och personlighet.

2. Odla tillit och förtroende

Ett teams prestationer beror till stor del på om individerna uppfattar varandra som fiender eller vänner, alltså om hot- eller belöningssystemet i hjärnan triggas av individerna i gruppen.

Som ledare kan du behöva hitta ett sätt att få alla i ditt team att känna sig trygga med varandra och dig. Författarna föreslår att du använder Scarf-modellen som utvecklats av coachen i neuroledarskap David Rock.

Bokstäverna i Scarf står för fem olika faktorer och drivkrafter som på olika sätt försätter vår hjärna i hot- eller belöningsläge.

3. Utveckla ett framtidsteam

För att ditt drömteam ska hålla i framtiden behöver du bygga på individernas styrkor och hålla dem glada både i framgång och motgång. Naturligtvis är rekryteringen av rätt personer avgörande. Det är betydligt bättre att anställa talanger än att träna människor till att bli det, skriver författarna. Det inte är värt pengarna och tiden att lära någon att bli talangfull inom ett område, men du kan förfina talanger och styrkor de redan har.

Som ledare behöver du alltså se vilka styrkor och talanger dina medarbetare har och se till att de har uppgifter och roller där de får använda och utveckla dem. Alla behöver hitta sina gyllene lägen för bra prestationer för att hela gruppen ska fungera.

För att behålla dina bästa medarbetare behöver du även skapa en hjärnvänlig miljö. Eftersom träning och rätt mat skyddar mot stress, behöver det vara möjligt för de anställda att göra bra val för hälsan. Det kan vara att ha hälsosam mat när ni äter, har möten och konferenser och att uppmuntra till träning på olika sätt. Se till att det finns ställen där det går att arbeta fokuserat utan störningar. Med en hjärnvänlig arbetsplats vill dina anställda komma till jobbet. Med rätt incitament vill de stanna kvar.

Pengar kan delvis fungera för att trigga vårt belöningssystem och som ett mått på vårt värde. Men det har sina begränsningar. Det finns många olika incitament du kan använda för att motivera dina medarbetare, men rent generellt kan du tänka på följande:

1. Belöningar är mer kraftfulla om de är oväntade. Vår hjärna blir stimulerad av det som är nytt. När vi får något vi inte förväntat oss aktiveras belöningssystemet i hjärnan och mängden dopamin ökar.

2. Uppmuntran till en individ påverkar hela teamet. När du ger en person en belöning kan det göra alla glada, om den känns rättvis. Men risken är stor att den snarare utlöser en hotreaktion hos de andra, särskilt om belöningen känns partisk, favoriserande eller oberättigad.

3. En personlig belöning  ger större effekt på prestationen än en summa pengar. Till och med blommor eller en bok kan ha större effekt på lång sikt än en bonus, särskilt om gåvan är utvald med omsorg.

4. Rättvisa är viktigt för att vi ska må bra. Därför behöver bonusar, löner och andra belöningar vara rättvisa.

Öka din intuitiva beslutsförmåga

1. Bana väg för expertis. Lär dig så mycket som möjligt och se till att få erfarenhet så att du blir expert. Om du ännu inte är expert är det bättre att använda analys för att fatta beslut.

2. Förbättra din kropps-kännedom. Magkänsla är en nyckel till expert-intuition. Meditation stärker den grå substansen i den del av hjärnan som gör att du känner igen kroppens varnings-signaler.

3. Lär dig när du ska lita på intuitionen och inte. Intuitivt beslutsfattande som baserar sig på samlad expertis är effektiv och oftast pålitlig. Beslut som fattas baserat på ingrodda stereotyper och fördomar är inte det.

Läs Chefboken i pdf-format: