”Facilitera!”, Anna Gullstrand

Många organisationer vill skapa en innovativ kultur som präglas av samarbete och samskapande och stärka sin konkurrenskraft. Samtidigt kämpar de med bristande engagemang hos med­arbetarna, stress och höga sjuktal. Det har också blivit tydligt för flera organisationer att de behöver ändra sina affärsmodeller och processer. I den utvecklingen kan facilitering vara ett kraftfullt verktyg och förmågan att skapa och leda workshops en viktig kompetens, anser Anna Gullstrand. I sin bok Facilitera ger hon verktyg till den som är chef, medar­betare eller konsult för att kunna leda en grupp framgångsrikt mot ett mål. Att facilitera definieras som att hjälpa en grupp att nå ett syfte och önskat resultat utan att styra innehållet. Fokus är på processen och deltagarnas interaktion. Deltagarna fokuserar på vad och varför, facilitatorn på ’hur-et’. Grundtanken är att gruppen har allt den behöver för att lyckas. Facilitatorns viktigaste uppgift är att etablera trygghet i gruppen. Alla ska känna sig trygga för att ni ska få ett bra resultat och att alla olika åsikter och idéer ska kunna komma fram. Att facilitera är ett förhållningssätt, mer än tekniker och verktyg. Det är ett sätt att vara, tänka och kommunicera som skapar värde i alla roller. Alla har nytta av att lära sig det. Chefer kan använda förhållningssättet i sitt dagliga ledarskap. På samma sätt som en leda­re kan ha ett coachande förhållningssätt utan att arbeta heltid som coach, kan du ha ett faciliterande ledarskap. En facilitators främsta uppgift är alltså att hjälpa gruppen att uppnå sitt syfte, och önskade resultat. Hen vet vad som får grupper att samarbeta effektivt och använder den kunskapen genom att skapa och leda gruppsessioner på ett medvetet sätt. Hen stöttar gruppen i att utveckla ett effektivt kollaborativt sätt att arbeta på, med trygghet, engagemang, motivation och välmående som grund. En facilitator tar hjälp av olika övningar och metoder för att leda gruppen framåt. Att planera det arbetet kallas processdesign eller workshopdesign.

Flera studier har visat att upplevelsebaserat lärande, som workshops, simuleringsövningar och träning under arbete har påtagligt positiva effekter på en grupps arbetsprocess och prestationer. Pedagogiska insatser som exempelvis föreläsningar, ger däremot inga effekter på teameffektiviteten. 

Den som faciliterar vill ge gruppmedlemmarna de bästa möjliga förutsättningarna att samarbeta och samskapa. I grunden handlar det om att ta hänsyn till hur våra hjärnor fungerar och våra sociala behov. Vår hjärna är främst inställd på att upptäcka hot och faror. Det innefattar även sociala hot som att förlora sin status, bli orättvist behandlad eller utfryst. När vi interagerar med andra aktiveras antingen en hotrespons eller en belöningsrespons i hjärnan. Vilken det blir påverkar starkt vår motivation, förmåga att lösa problem och kunna samarbeta. Som facilitator behöver du veta hur du ska agera för att minimera hotresponsen i gruppen. Din framgång står i direkt relation till din förmåga att skapa trygghet, lärande och engagemang. 

Anna Gullstrand använder scarf-modellen som hjälpmedel för att skapa trygghet i grupper. Den visar grundläggande behov som alla människor har. Tar vi hänsyn till dem hjälper vi människor att samarbeta bättre. Använd modellen och agera så att du triggar igång deltagarnas belöningssystem.

Hitta syftet

En av facilitatorns viktigaste uppgifter är att hjälpa gruppen att formulera ett syfte – de måste veta varför de är där och ska göra det de ska göra. Ett tydligt syfte skapar motivation och är det meningsfullt känner sig deltagarna viktiga. Själva processen att enas kring ett syfte skapar en känsla av tillhörighet. Om syftet dessutom är kopplat till gruppens och/eller organisationens syfte ökar motivationen ytterligare. När du faciliterar en grupp behöver ni börja med att enas om syftet med workshopen. Gör ni inte det kommer alla att skapa sina egna anledningar till att de är där. 

Syftet är den grundläggande poängen med att arbeta vidare, medan resultatet är något mer konkret som går att ta på och mäta. Innan sessionen bör du ha en tydlig bild av vad det önskade resultatet är, eftersom det ligger till grund för din planering av sessionen. 

Det är gruppen som ska ansvara för att enas om och formulera ett syfte. Din uppgift handlar om metodik, övningar, samtal och frågeställningar. Eftersom ditt mål som facilitator är att hjälpa gruppen att nå sitt resultat vakar du också över mindset, beteenden och kommunikationen i gruppen. 

Var opartisk

Under en session är det gruppens åsikter, idéer, tankar och lösningar som ska ta plats. Du ska förhålla dig opartisk till innehållet, vilket innebär att du undviker att komma med egna förslag, råd, tips eller lösningar som har med själva innehållet att göra. I stället fokuserar du på att ställa frågor och introducera övningar. Du undviker också att värdera eller bedöma deltagarna och det innehåll som de skapar. Opartiskhet ser lätt ut på papperet men är svårt i verklig-heten, vi människor förhåller oss sällan neutrala och objektiva. Vi är inte heller vana vid att den som ska leda ett möte inte har några egna åsikter eller idéer. Det kommer du att märka när du faciliterar. Ditt team kanske inte är vana vid att du är opartisk och du behöver vara tydlig med din roll.

”Flera i gruppen du faciliterar kommer att vända sig till dig för råd och synpunkter. Ibland tänker du att det faktiskt skulle vara värdefullt för gruppen att ta del av din kompetens och kunskap. Då kan det opartiska perspektivet kännas kontraproduktivt. Men det finns orsaker till det”, skriver Anna Gullstrand och listar flera av dem:

Alla som faciliterar på den egna arbetsplatsen och i den egna arbets-gruppen behöver vara extra uppmärksamma. Först behöver du fråga dig om du verkligen ska facilitera eller om gruppen tjänar på att du tar in någon annan. Sitter du på expertkompetens kanske det är bättre att gruppen har dig som deltagare än facilitator. 

Om du är projektledare eller chef behöver du vara uppmärksam på ditt eget beteende. Du måste också vara extra noggrann när det kommer till syfte och önskat resultat och att det verkligen är något gruppen kan påverka. 

”Du ska inte facilitera om det finns en förutbestämd idé om vad resultatet ska bli. Jag vill vara tydlig med det, eftersom det inte är helt ovanligt att ledare använder workshops som ett sätt att få arbetsgrupper att tro att det var de själva som kom på lösningen. Då är det bättre med ett informationsmöte. Om du redan har svaret i ditt huvud och vill styra diskussionen åt ett visst håll, undvik att facilitera. Eller utmana dig själv genom att strikt hålla dig till processen. Tänk om gruppen faktiskt kommer fram till en smartare lösning än den som du hade i huvudet!”, skriver Anna Gullstrand. 

Skapa ett tryggt rum

För att vi ska vara engagerade, innovativa och kreativa behöver vi känna oss trygga och tillitsfulla. En grupp kan omöjligt nå sin fulla potential och bli högpresterande om det inte finns trygghet i rummet och gruppen. Du som faciliterar kan hjälpa gruppen att få syn på sina egna beteenden, vilka antaganden och värderingar som ligger bakom och vad de får för effekt. Människor i grupp kan sätta en massa käppar i hjulet för sig själva, och i ditt processfokus ligger att stötta dem i att etablera trygga och effektiva sätt att samverka på.

I det som författaren kallar ett tryggt rum är deltagarnas ställning i gruppen inte hotad, de upplever inte att det är osäkert vad som gäller, de känner sig inte inträngda i ett hörn eller överkörda och riskerar inte att uteslutas om de gör något fel. Du skapar detta trygga rum genom att medvetet agera utifrån de grundläggande värderingarna som en facilitator behöver ha: öppenhet, nyfikenhet, informerade val, ansvar och medkänsla.

Det är också viktigt att skapa en effektiv gruppkultur där ni kommer överens om vilka beteenden och vilket mindset som hjälper er att nå sessionens syfte och önskade resultat. Du behöver också lyssna aktivt på riktigt på varje deltagare i gruppen, både på vad som sägs och vad som inte sägs.  

Var medveten om vad du säger och gör

Vad du säger, hur du säger det och på vilket sätt du säger det, är A och O i professionell facilitering. Ditt språk, ditt agerande och dina frågor förstärker din opartiska hållning och möjliggör för dig att interagera med gruppen utan att deltagarna upplever att du bedömer eller kritiserar dem. En facilitator använder olika språkliga grundtekniker:

• Återge och spegla. Det är viktigt att alla deltagare känner sig hörda och hänger med i konversationen. Du kan hjälpa till med det genom att antingen upprepa det någon sagt, med samma ord som personen använt. Eller så använder du dina egna ord, men med ett neutralt, opartiskt och accepterande tonfall.

• Redogör för beteenden. Om du ser tecken på ineffektivitet uppmärksammar du deltagarna på vad som sker. Det kan exempelvis vara att någon deltagare bryter överenskommelser ni haft när ni startade eller behöver hitta ett annat sätt att kommunicera på. Det gäller att beskriva det beteende du observerar utan att värdera eller generalisera, som exempel: ”Jag hör att du suckar. Vad betyder det?” eller ”Lena, du ser bekymrad ut. Vill du dela med dig av dina tankar?” 

• Beskriv känslor. När du själv berättar hur du känner skapar du ett rum där känslor får finnas och ta plats. Du kan göra det genom att själv sätta ord på dina egna känslor, beskriva hur du som facilitator upplever en situation eller genom att använda metaforer. Exempelvis: ”Jag känner att vi går runt i cirklar”, ”Jag känner att energin är låg” eller ”Jag känner mig frustrerad”. 

• Använd jag-budskap. Att säga ”jag” är att ta ansvar för det du tycker, tänker och känner. Det uppstår heller ingen förvirring om vem du pratar om. ”Jag” skapar tydlighet, i stället för svepande begrepp som man/vi brukar, det är vanligt, någon borde eller folk har …

• Undvik fördomar, normer och ”sanningar”. Det finns en risk att du omedvetet förstärker normer som begränsar individer i gruppen. Låt bli att generalisera eller göra antaganden utifrån exempelvis kön, bakgrund, ålder och etnicitet. Med ditt språk visar du att du omöjligt kan veta vad som rör sig inom en annan människa. Du ska inte heller spä på motsättningar eller se saker i svart eller vitt utan visa nyanser, empati och förståelse. Du sätter inte heller etiketter på folk, som ”du som är kreativ”, ”som chef tycker du väl” eller ”ni är väl trötta på …”

• Använd kroppsspråk. Vårt kroppsspråk har stor betydelse för hur vi uppfattas av andra. Du behöver vara medveten om hur du står, vem du vänder dig till och hur du ser ut när någon pratar. Tänk också på din placering. När du ska delta sitter du med, när gruppen ska äga sin process placerar du dig utanför. 

• Tänk på ditt tonfall. Hur du säger saker påverkar också hur det uppfattas. Testa exempelvis att säga ”varför?” med olika tonfall. Det kan uppfattas som ifrågasättande, irriterat, nyfiket eller förvånat. När du är nyfiken och tror på gruppen hörs det på ditt tonfall. 

• Säg tack eller okej. Som facilitator ska du helst inte ge feedback eller beröm, eftersom du ska vara opartisk och stärka hela gruppen, inte enstaka individer. När någon sagt något bra säg bara tack eller okej. Du kan ge beröm till processen eller beteendet, som ”Tack för att du delade med dig”, ”Bra jobbat” eller ”Tack för att vi fick höra ditt perspektiv”.

• Använd frågor. Ställ öppna frågor som formuleras på ett opartiskt sätt. Ställ också frågor som hjälper gruppen vidare, som: ”Vad finns det för andra perspektiv?” Försök att styra fokus från problem och svårigheter till styrkor och potential genom dina frågor. Ett exempel är: ”Vilka styrkor och resurser finns i denna grupp som kommer att hjälpa oss att nå våra mål?”

I grupper som ska jobba ihop händer det förstås att det finns ut-manande beteenden och konflikter. Du behöver själv vara medveten om hur du agerar och vad som kan trigga dig. Du kan använda scarf-modellen för att förstå dig själv, men också för att förstå andras beteenden och reaktioner. 

Du behöver vara förberedd på hur du ska hantera utmanande situationer och gripa in. Låt dina värderingar som facilitator leda dig och synliggör och beskriv vad som händer. Din opartiskhet och jag-budskap är extra viktigt. Alla deltagare ska bemötas med respekt, oavsett dina egna känslor och antaganden.

Lärande på hjärnans villkor

I en workshop, där deltagarna verkligen får delta och själva jobba med innehållet med hjälp av en facilitator, blir lärandet en del i den professionella utvecklingen. Du som faciliterar behöver lägga upp sessionen på ett sätt som skapar bästa förutsättningar för lärande och utveckling. 

Anna Gullstrand använder ofta ages-modellen. Den visar hur du kan skapa goda förutsättningar för lärande utifrån vad vi vet om hjärnan. Om du tar hänsyn till delarna i modellen när du planerar din session ökar chansen att deltagarna får med sig något som skapar värde för dem i framtiden. 

Ages = Attention • Generation • Emotion • Spacing 

Attention – uppmärksamhet och aktivitet. Du behöver fånga och behålla hjärnans uppmärksamhet. Vi kan bara hålla full uppmärksamhet i 20 minuter och vi kan inte göra flera saker samtidigt. Dela in sessionen i kortare moment med olika karaktär. Hjärnan går på semester om det blir för enformigt och förutsägbart och därför är det effektfullt att använda kroppen och rummet. 

Generation – skapa egna kopplingar. Vi lär oss och minns mer när hjärnan skapar kopplingar i relation till ny information. Hjälp deltagarna att dra egna slutsatser, göra egna kopplingar och tänka själva via genomtänkta frågor, övningar och reflektion. Det kan vara att relatera en övning till något som är viktigt och relevant för dem och den egna verksamheten, eller till sessionens mål och syfte. Ställ också frågor som uppmuntrar dem att tänka efter. När du involverar många sinnen i lärandeprocessen skapas också fler kopplingar i hjärnan. 

Emotion – väck känslor. Du vill förstås undvika att trigga igång alltför mycket hotrespons hos deltagarna. Som facilitator ska du främst arbeta med att väcka positiva känslor och belöningsrespons hos deltagarna, eftersom de då minns och lär sig mer. Det finns ingen motsättning mellan att ha roligt och att vara professionell och nå resultat. 

Spacing – låt hjärnan jobba ifred. Hjärnan tycker om när information delas upp i mindre delar över tid. Du behöver ha flera pauser och utrymme för reflektion. Vi behöver pauser och göra annat för att lära, reflektera och få tid att processa det vi just lärt oss. 

En session kan ofta delas in i två olika faser, den divergenta och den konvergenta. De kräver olika tankeprocesser och sätt att jobba på. 

I den divergenta fasen behöver gruppen hjälp att öppna upp kring ett ämne eller ett problem, att vidga perspektiven, ta fram flera olika förslag eller dela information. Här värderas olikheter och avvikelser. Du ska fokusera på att allas bidrag ska synliggöras och att det inte spelar någon roll att deltagarna tänker olika. Förslag och tankar ska inte värderas. Du stöttar gruppen i att lyssna, se flera perspektiv och använda sin kreativitet. Du strävar efter aktivt deltagande. I denna fas ska inga beslut fattas. Du behöver ofta hjälpa gruppen att stanna i denna fas så att all information och alla perspektiv verkligen kommer fram.

I den konvergenta fasen behöver gruppen hjälp att tratta ner, ringa in och prioritera. Då stöttar du deltagarna i att nå samsyn och fatta beslut i en fråga och enas kring nästa steg. Här hjälper du gruppen att tydliggöra vad diskussionen handlar om, när de tycker olika eller lika och när de talar förbi varandra. Du hjälper gruppen att konkretisera och förstå var i beslutsprocessen de befinner sig. Du gör det genom att ställa frågor, återge, summera och stämma av. Om denna fas ska avslutas med ett beslut är det extra viktigt med ett tydligt avslut och diskussion kring nästa steg. 

Led dig själv

För att kunna facilitera på ett sätt som verkligen förlöser individens och gruppers fulla potential behöver du börja med att facilitera dig själv. Det handlar om att acceptera dig själv, medvetandegöra och hantera de tankar och känslor som uppstår inom dig när du faciliterar och fatta fler medvetna beslut kring vad du vill säga, göra och träna mer på. 

Att acceptera sig själv innebär att du slutar tänka att du är något som måste fixas och förbättras. Du duger som du är. När du är ”dig själv” upplevs du som mer autentisk och ärlig vilket skapar trygghet hos gruppen. Du kan också vara mer närvarande i nuet och inte tänka så mycket på din egen prestation. När du accepterar dig själv vågar du också visa dig sårbar och mänsklig. 

Du behöver också bli medveten om hur olika människors beteenden kan trigga dig så att du aktivt kan välja att agera på ett sätt som är bra för gruppen. 

Parallellt med arbetet att acceptera dig själv är arbetet med att utvecklas och växa. Din utgångspunkt är nyfikenhet och en vilja och lust att lära sig mer. Inte för att du är dålig och måste bli ”bättre”.

Se till att du reflekterar efter varje gång du faciliterat en grupp. Fråga dig själv vad som hände och vad du gjorde. Vad kände du? Vad kan du lära dig? Vad vill du göra nästa gång? 

Till sist – var snäll mot dig själv. Varje gång du faciliterar en grupp gör du olika val, vissa blir bra, andra kanske inte så bra. Kanske glömmer du ett moment, misstolkar något, säger fel namn till någon eller öppnar upp en konflikt utan att ha tid att hantera den.  Hjärnan förstorar ofta upp fel och hot och det är lätt hänt att det negativa tar över, trots att du gjort så gott du kan. Kom ihåg förhållningssättet acceptans, lärande och självmedkänsla.