”The 4 day week”, Andrew Barnes

Andrew Barnes fick idén till fyradagarsveckan på ett flygplan. Han läste en artikel om hur låg produktivitet de flesta har på sina jobb – ungefär två timmars produktiv tid på en arbetsdag. Resten av tiden har de ineffektiva möten, fikar, tittar på sociala medier, ringer privatsamtal eller försöker hitta tillbaka till fokus efter att ha blivit avbrutna. 

Han insåg att om hans anställda jobbade fyra dagar per vecka i stället för fem, skulle de bara behöva vara produktiva 40 minuter till per dag, för att nå samma nivå som på fem dagar. 

Han beslöt snabbt att testa sin idé i det egna företaget Perpetual Guardian på Nya Zeeland. 

Personalen skulle jobba enligt 100-80-100 regeln, alltså få hundra procent av lönen, jobba 80 procent av tiden och vara 100 procent produktiva. 

De gjorde en testomgång som två forskare följde. Det visade sig att produktiviteten nådde nivån med 40 minuters mer produktivitet per dag. De mest förvånande var att stressnivåerna sjönk med 15 procent, balansen mellan jobb och privatliv blev väldigt mycket bättre och engagemanget ökade markant. De jobbade också bättre som team. Användandet av de vanligaste webbplatserna för sociala medier sjönk med 35 procent. Efter försöket fick hela organisationen fyra dagars arbetsvecka.

Andrew Barnes anser att det sätt vi jobbar på i dag inte stämmer med vår tid. Arbetslivet förändras markant. Arbetslösheten bland unga stiger i de flesta västländer och många av de jobb som unga har är sådana som troligen kommer att automatiseras. Internet och mejl påverkar vårt arbetsliv extremt mycket och tar mycket tid. Arbetsliv och privatliv har allt mer flutit ihop. Det gör bland annat att tiden till återhämtning och fokus på annat än jobb minskar. Stress och psykisk ohälsa har blivit två av de största hälsoproblemen i västvärlden.

Samtidigt har bostadspriserna stigit i många storstäder och allt fler pendlar långt till jobbet. Det ökar inte bara luftföroreningarna, utan skapar också ohälsa hos den som pendlar och mindre tid till livet utanför jobbet.

En annan utveckling är att gig-ekonomin har gjort att allt fler förväntas vara tillgängliga jämt, samtidigt som de ofta tjänar sämre än andra och inte har tillgång till de sociala skyddsnät som en anställning ofta för med sig.  

I många organisationer är det de som är helt hängivna sina jobb som gör karriär. Andrew Barnes har själv jobbat i finansbranschen. Där förväntas du ge allt för jobbet, menar han.

”I många techföretag har det blivit inne med stress och övertid och den attityden har spridit sig till allt fler typer av jobb. Det påverkar många när ledare som Elon Musk säger att ingen kan förändra världen på 40 timmar i veckan, och att en normal arbetsvecka är på 80 timmar för att få något gjort. Trots att all forskning säger motsatsen”, skriver Barnes.  

Han har själv jobbat inom investment banking i Australien och i London. Han beskriver en inhuman kultur där alla förväntades jobba minst tolv timmar per dag och där produktiviteten och statusen räknades i hur många timmar du spenderade på kontoret. Han gjorde själv karriär på det sättet och blev vd och hade hög status i andras ögon. Men samtidigt kraschade hans äktenskap och han hade inte tid till annat än jobbet. 

Efter några år insåg Andrew Barnes att han föraktade den person han blivit och bestämde sig för att göra saker annorlunda på alla kommande jobb han därefter skulle ha. 

FYRADAGARSVECKA LÖSER MÅNGA PROBLEM

Andrew Barnes menar att fyradagarsvecka kan ge människor den flexibilitet många söker och samtidigt en lön de kan leva på. Ett samhälle med stora inkomstklyftor, där några få kan jämföra sina superyachts, medan miljoner andra inte ens kan nå den relativt blygsamma nivå av välstånd som deras föräldrar eller mor- och farföräldrar hade, kommer oundvikligen att bryta ihop, skriver han.

Med sitt etiska samhällsperspektiv får Andrew Barnes påminna folk om att han först och främst är en affärsman och att han äger en del i företaget som han leder. Hans syfte med att testa fyradagarsveckan var främst en nyfikenhet baserad på evidens. Om nu de flesta har en produktivitet på 1,5–2,5 timmar per dag, vad skulle hända om han frågade sin personal om de kunde ge honom högre produktivitet under fyra dagar, i utbyte mot en hel dag ledigt i veckan? Om alla gjorde 100 procent av sitt jobb på 80 procent av sin normala arbetstid för 100 procent av sin lön, vad skulle hända? 

De anlitade två forskare för den första testomgången för att få evidensbaserat beslutsunderlag och för att kunna jämföra resultatet med andra företag. 

När man sätter igång är det bäst om strukturen för fyradagarsveckan görs av medarbetarna så att den stämmer med individernas och teamens arbetsbörda, prestationsmål och personliga önskemål runt tider, menar han.

Innan du testar behöver du ha ett tydligt syfte, poängterar han. Var tydlig med vad du vill ha ut av försöket från varje del av organisationen, från styrelsen till ledare och medarbetare. Är dina mål tydliga från början är det lättare att korrekt mäta framgångar och milstolpar. 

Se också till att fråga dina anställda vad de tycker. Be dem att fundera över, diskutera och registrera hur de ska öka sin individuella produktivitet och den hos teamet. 

Försöket på Perpetual Guardian varade i åtta veckor och var extremt lyckat på flera plan; lönsamheten ökade, personalen mådde bättre och engagemanget steg.

LÄGG GRUNDEN FÖR FYRADAGARSVECKA

Hur gör man då om man vill införa fyradagarsvecka? Andrew Barnes ger flera olika råd i boken. Till en början behöver du lägga grunden. Ägare, ledare och anställda behöver alla vara involverade från start. Genom att förbereda er ordentligt hjälper ni alla att lyckas och att få ut det bästa av det nya sättet att arbeta så att det blir ett livskraftigt, långsiktigt program. 

GE RÄTT FÖRUTSÄTTNINGAR

När det är dags att köra igång är reglerna enkla – skapa de förhållanden som behövs för att dina anställda ska kunna göra sitt bästa, men inse att alla inte kommer att reagera på samma sätt. Under resans gång finns det flera saker att tänka på:

1. Stör inte. För att produktiviteten ska öka måste störningar minska. Andrew Barnes liknar produktivitet vid ett bankkonto. Det som ger insättning är en god natts sömn, en rask frisk promenad i solen och ett luftigt och bekvämt kontor med mycket naturligt ljus. Uttag på kontot är alla avbrott, som telefonsamtal, sms, mejl-signaler och oplanerade möten med kolleger.
I en undersökning var det över hälften som ofta blev avbrutna under arbetsdagen. Det vanligaste avbrottet, och det mest distraherande, var fysiska möten som när en kollega stannar vid ditt skrivbord för att prata. Den typen av avbrott är också svårast att ignorera. I en annan undersökning svarade 71 procent att de ofta blir avbrutna när de jobbar. De flesta som ofta blir avbrutna tycker inte att de haft en bra dag på jobbet och många känner sig stressade. Att känna att du haft en framgångsrik dag på jobbet ökar din tillfredsställelse och påverkar positivt hur du ser på både kolleger och kunder.
Andrew Barnes menar att det är ganska lätt att föreskriva några enkla regler för att främja större fokus och färre avbrott. På Perpetual Guardian införde de en liten flagga alla kunde ha på sina skrivbord. När den var uppe betydde det att man fokuserade på en uppgift och inte ville bli störd. Andra arbetsplatser använder små trafikljus på skrivborden, när röda ljuset är på är inga avbrott tillåtna. Andra använder hörlurar för att visa att man inte vill bli störd. Andra sätt är att sätta mobilen på ”stör-ej” läge, ha särskilda tysta rum, ha särskild tid för att svara på mejl eller att schemalägga tyst arbetstid.

2. Utnyttja koncentrationens kraft till att sätta produktivitet först. Många fokuserar på förbättringen i balansen mellan arbete och fritid när de diskuterar fyradagarsveckan och tänker att ökad produktivitet är en biprodukt av detta. Det finns betydande evidens för den tanken i forskningen. Trots detta -brukar många styrelser och seniora ledare se på fyradagarsveckan som ett riskabelt projekt. De är rädda att fördelarna för produktiviteten inte kommer att uppstå eller att medarbetarna så småningom kommer att återgå till sin tidigare nivå av produktivitet. De anställda brukar i stället oroa sig för att det flexibla arbets-sättet är ett knep för att minska lönerna och förmånerna.
På Perpetual Guardian uppvägde man dessa risker genom att fokusera på produktivitet och inte balansen mellan arbete och fritid. Internt i företaget kallade de anställda fyradagarsveckan för ”produktivitetsveckan”. Eftersom den grundläggande överenskommelsen mellan de anställda och ledningen var att ha samma nivå på produktiviteten på fyra dagar, som de tidigare nådde på fem dagar, förstod alla sin roll och sitt ansvar i försöket och jobbade tillsammans på ett konkret sätt.

3. Testa 52/17-metoden. Flera forskare har studerat vad produktiva människor gör. Det har visat sig att de inte jobbar mer än andra, snarare mindre. Men de tog regelbundna raster, ofta borta från datorn för att prata med kolleger eller ta en promenad. De tog 17 minuters paus för varje 52 minuter de jobbade. Vissa företag har program som påminner personalen om att ta raster.

4. Låt människorna leda. Det som mest bidrar till framgång med fyradagarsveckan och andra flexibla policyer är de anställda. När Perpetual Guardian lanserade idén var de tydliga med att det var ett samarbete och inte ett krav. Ingen skulle säga åt medarbetarna vad de skulle göra, de behövde komma på svaren själva, i teamen och med sina chefer. Framgången skulle bero på hur bra alla var på att dela idéer, lösa problem och be om hjälp. Medarbetarna insåg att de togs in i processen tidigt och att Andrew Barnes inte riktigt visste hur försöket skulle gå till och behövde deras hjälp. För att detta skulle fungera behövdes tillit, något de jobbat på länge innan för att uppnå.
Författarens råd till ledare är att ge medarbetarna mycket tid till att fundera över hur de kan jobba annorlunda och uppmuntra dem att komma med egna förslag på hur produktivitet kan mätas. Om försöket ska lyckas måste alla anställda ha ett tydligt mål – individuellt och för teamet. Att personalen är engagerad på detta sätt är helt nödvändigt för att fyradagarsveckan ska fungera.

5. Se till att du känner dina medarbetare. Nyheten om att ni ska testa fyradagarsvecka kommer att röra upp känslor och utmana medarbetarnas antaganden. Andrew Barnes listar fyra typer av människor som reagerar olika på fyradagarsveckan. För att kunna införa en ny struktur behöver du förstå dessa typer och ha strategier för att möta deras behov och förutfattade meningar. Typerna är:
• Den adaptiva entusiasten. Den här personen tar emot beskedet om fyradagarsvecka som om alla livets julklappar kom på en gång. De förstår och omfamnar idén och anpassar sig direkt till det nya sättet att jobba. På de flesta företag är denna typ i minoritet. Här finns till exempel de som just kommit tillbaka från föräldraledighet som redan bevisat att de kan få fem dagars jobb gjort på fyra dagar. De är försökets största förespråkare.
• Tvivlaren. De mest högljudda reaktionerna kommer från de som förstår principen och fördelarna men som är övertygade om att det finns en hake. De undrar varför någon chef skulle vilja minska arbetstiden om de inte har ett dolt motiv? Är det ett försök att minska antalet anställda? Kommer produktivitetsmålen att höjas så fort vi visat att vi kan jobba mer effektivt på fyra dagar? En ledare behöver vara förberedd på dessa frågor och svara ärligt, rakt och tydligt. Tvivlaren måste bli försäkrad om att fyradagarsveckan inte är en kod för ytterligare en neddragning.
• Vägraren. En tredjedel av gruppen kommer att vara helt emot fyradagarsveckan. Några av dem är beroende av den sociala delen av jobbet med kollegerna, andra blir förvirrade av att de skulle kunna göra sitt jobb på fyra dagar i stället för fem. Vissa i denna grupp kan komma runt sitt motstånd om de erbjuds andra flexibla lösningar som exempelvis att jobba kortare fem dagar i veckan. Andra kan behöva bli respekterade och få jobba som tidigare.
• Icke-kompromissaren. Den här gruppen välkomnar idén, men inser inte att fördelarna kommer med ansvar. De fokuserar enbart på att de får jobba en dag mindre för samma lön, men är ovilliga eller oförmögna att se hur de kan jobba annorlunda för att öka sin produktivitet på det sätt som behövs. Här behövs chefernas kompetens så att inte icke-kompromissaren förstör försöket för kolleger som är mer öppensinnade och samarbetsvilliga.

Andrew Barnes beskriver också tre ledar- och vd-typer som kan göra så att fyradagarsveckan misslyckas:
• Förnekaren. Den här typen möter Barnes på många föreläsningar världen över. Det är den som ställer sig upp och säger: ”Det här låter ju bra, men det skulle aldrig fungera i min organisation.” Förnekaren har bestämt att modellen är ogenomförbar. Även om de kan ha rätt visar det på en brist på öppet sinne, inte bara för fyradagarsveckan, utan också för alla andra nya sätt att jobba och göra affärer. Denna typ av ledare bör inte vara kvar, förändringar i arbetslivet kommer att komma, oavsett om man vill det eller inte. Att vägra undersöka olika möjligheter berövar organisationen talanger och möjligheter.
• Strutsen. Denna typ av ledare finns överallt. De är självgoda och tycker inte att det behövs nya arbetssätt eftersom allt är bra som det är. För att övertyga strutsen behövs evidensbaserade data.
På Perpetual Guardian identifierade de under testomgången många möjligheter till förbättringar och förändringar i tidshantering för att öka produktiviteten. Det var ett billigt sätt att förbättra verksamheten som till och med en struts kan förstå.
• Den dåliga försäljaren. Den här typen förstår och gillar idén med fyradagarsveckan, men är osäker på vilka reaktioner som kommer från ledning, styrelse och aktieägare. Deras synliga tvivel gör att deras pitch, om den ens händer, inte blir särskilt övertygande.
Innan Perpetual Guardian lanserade idén fick de övertyga sig själva först om genomförandet, genom att basera det på produktivitet och ta in forskare. Att de också var tydliga med att de skulle ta bort försöket om produktiviteten inte förbättrades, gav de mest tvivlande försäljarna mer självförtroende.

AVSLUTA OM DET INTE FUNGERAR

Det går inte att införa fyradagarsvecka som ett sätt att bli populär. Du behöver verkligen tro på idén och samtidigt vara beredd på att dra tillbaka försöket om inte den önskade ökningen av produktiviteten uppstår.

På Perpetual Guardian var det frivilligt att jobba enligt den nya modellen. De som ville skrev på ett avtal där både deras rättigheter och skyldigheter vad gäller produktivitet fanns med. Ingen tvingades vara med. Det är något som Andrew Barnes rekommenderar. Han tycker också att man kan hitta andra lösningar. Under vissa perioder av året hade de mer att göra, då fungerade inte fyradagarsveckan. Andra perioder var det mindre. Systemet behöver vara flexibelt utifrån verksamhetens behov och förutsättningar. 

Han tycker att fyradagarsveckan passar även de organisationer som inte har kontorsarbete. Det handlar mest om att fråga medarbetarna vilken typ av arbetsvecka som passar dem bäst med livet utanför jobbet. Med nöjda och utvilade anställda får du högre produktivitet och nöjdare kunder. 

BIDRA TILL SAMHÄLLET

Förutom vinsterna i produktivitet ser Andrew Barnes flera fördelar ur ett makroperspektiv. När människor jobbar färre dagar minskar stressen. De anställda pendlar eller tar bil en dag mindre i veckan, vilket minskar utsläppen. 

Perpetual Guardian vill också främja ideellt arbete. De som gick med i fyradagarsveckan ska jobba en av sina fria dagar per kvartal som volontär i någon ideell organisation. Totalt sett bidrar företagets anställda med 1 000 dagar till välgörande ändamål per år. 

De har också sett att fyradagarsveckan haft en positiv inverkan på jämställdheten. Flexibla arbetstider påverkar i vanliga fall ofta kvinnor negativt, men här jobbar både män och kvinnor mer flexibelt. De får samma lön och har samma karriärmöjligheter. Modellen gör det också möjligt för fler män att vara bra pappor utan att offra sin karriär. En förälder som vill jobba mindre efter att hen fått barn förhandlar inte längre om löner utan om produktivitet. 

”När företag fortsätter röra sig mot mer hållbara affärsmodeller, blir frågan om hållbara anställningar av största vikt – att stödja fysiskt, psykiskt och ekonomiskt välmående, och avvisa ’ur hand i mun-naturen’ i gig-ekonomin. Fyradagarsveckan är både ett argument för och en manifestation av etiskt företagande”, skriver Andrew Barnes.