6 frågor som hjälper chefen lösa samarbetsproblem

När det flyter på känns det självklart. Så enkelt och effektivt. På samma sätt blir det plågsamt tydligt när samarbetet i en arbetsgrupp som du leder inte fungerar. Effektivitet, lönsamhet och trivsel dyker snabbt.
”Det tär på så många områden. I en grupp med dålig laganda lyssnar vi sämre och tar inte till oss information på samma sätt. Det här blir till klister i maskineriet. Folk börjar må dåligt”, förklarar Viktoria Lindhé på &frankly.

Verktyget &frankly används av över 12 000 svenska chefer och kartlägger engagemang, effektivitet och trivsel på jobbet och hjälper också till med att ta svaren vidare.
”Samarbete är en av sju drivkrafter som skapar engagemang och resultat på jobbet och som vi jobbar med. Vi behöver varandras kompetenser för att klara av att leverera”, konstaterar Viktoria Lindhé.

Var fjärde medarbetare anser att det inte finns en stark laganda på deras arbetsplats, enligt &franklys svarsdata.
”De som saknar laganda på jobbet ger även oftare uttryck för att de inte rekommenderar sin chef”, säger Viktoria Lindhé.

Vissa egenskaper och förmågor utmärker chefer som är bra på att skapa samarbete och laganda på jobbet.
”Det handlar om chefer som är bra på att skapa en trygg miljö, där man vågar göra fel, ställa frågor och blotta tankar. En miljö där medarbetare litar på varandra. Struktur och tydlighet behövs, liksom att man ser en nytta med det man gör och känner att man kan påverka både i verksamheten och sin egen situation.”

Det här kokar i stort ner till det som kallas psykologisk trygghet och som i en omtalad Googlestudie visade sig vara den viktigaste faktorn för effektiva team.

Föregå med gott exempel som chef.
”Walk the talk. Visa att du respekterar andras tankar och åsikter. Dela misstag, skapa samsyn och följ upp på det ni kommit fram till att ni vill göra för att förbättra samarbetet. Se till att alla kommer till tals och var tydlig med att man får be om hjälp och input.”

När det sedan dyker upp samarbetsproblem och samarbetssvårigheter, för det gör det, så ta tag i dem direkt.
”Viktigast är att inte ducka. Konflikter försvinner inte av sig själva. Ju tidigare du agerar desto lättare är det att hantera.”

Ta reda på var gnisslet finns. Involvera alla.
”Samarbetet rör ju hela teamet. Det är en vi-fråga”, säger Viktoria Lindhé och tipsar om frågor i verktyget &frankly som hjälper chefer att få syn på samarbetsproblem, förstå vad de handlar om och var ni behöver börja diskutera och jobba med dem.

6 frågor som tar tempen på ert samarbete

Om svaren på de här frågorna pekar i negativ riktning behöver du som chef agera. Frågorna är från &franklys puls om samarbete. Bilderna visar resultatvyn.
”Tydligt och lättillgängligt. Resultatet från frågorna har du alltid nära till hands”, säger Viktoria Lindhé.

Finns det en stark laganda på vår arbetsplats just nu?

Det kan chefen göra: ”Egentligen räcker det ju att en eller två personer inte håller med om det här för att det ska finnas ett problem. Definiera tillsammans i gruppen: hur vill vi ha det, vilka spelregler ska vi ha och hur ska vi förhålla oss till dem, var och en”, säger Viktoria Lindhé på &frankly.

Hur fungerar samarbetet…

...inom teamet/gruppen, hela företaget och med externa parter?
Det kan chefen göra: ”Här skulle jag först följa upp med fördjupningsfrågor för att bena ut mer exakt var det inte fungerar. Hur fungerar det på olika avdelningar och i olika konstellationer? Identifiera i vilken gruppering det inte fungerar bra med. Är det inom företaget eller med externa parter?”

Hur skulle du beskriva vårt bemötande mot varandra på jobbet?

Det kan chefen göra: ”Visar svaren att det brister i respekt för varandra, så är det en akut varningsflagg. Det kan vara ett arbetsmiljöproblem och göra att du mycket snart förlorar bra medarbetare. Agera direkt som chef. Prata i gruppen om hur ni lyssnar, agerar och hjälps åt att göra varandra säkra i jobbsituationer.”

Vi bryr oss om varandra i vårt team

Det kan chefen göra: ”Frågan handlar mycket om att se och bry sig om människan bakom yrkespersonen. Med förståelse visar vi att vi bryr oss om varandra och då skapar vi höjd i att både lyckas och misslyckas. Odla en förståelse för: att om det går bra för dig, så går det bra för mig.”

Hur har stämningen varit på jobbet de senaste veckorna?

Det kan chefen göra: ”Här handlar om att kunna prata om känslor. Som chef kan du se svaren på frågan som en sorts varningssystem för tex hög stress. Fundera då: Vad beror det på? Är det tillfälligt eller något som kan stanna kvar? Finns det en tydlig förklaring? Behöver ni agera? Kanske behöver ni omfördela arbetsuppgifter?”

I ditt nuvarande team kan du..

…skratta med dina kollegor, vara dig själv, be om hjälp, etc.
Det kan chefen göra: ”De olika underfrågorna här handlar om energier och att vara människa. Sådant som gör att vi vågar ställa en udda eller korkad fråga, som kan visa sig vara smartast av alla. Det här handlar om sådant som får oss att må bra och gör oss mer effektiva på sikt.”

Så tar du tag i samarbetsproblem…

…internt i din grupp

Viktoria Lindhé tipsar om att ställa frågor med verktyget &frankly för att kartlägga var problemen finns. Det finns skräddarsydda frågepulsar för det.
Dela resultatet med teamet. Prata ihop er om era övergripande mål, för att få samma målbild.
”Gör tydligt att alla är en del av lösningen. Hur vill vi ha det? Måla upp idealbilden ihop. När den bilden är gemensam – se på vad vi behöver göra för att ta oss dit? Behöver vi kanske bli bättre på att ge varandra feedback?”, säger Viktoria Lindhé.
Följ sedan upp det ni gemensamt bestämt att ni ska göra, med hjälp av frågor i verktyget, så som: Har du gett en kollega feedback? Har du hjälpt en kollega?
Kanske behövs också mjukare aktiviteter, som ger nya möjligheter att mötas i gruppen.
”Påminn dig själv och dina medarbetare om att samarbete handlar mycket om att jag inte kan ändra på hur du är, men att jag har kontroll över hur jag förhåller mig till dig.”

…med en annan grupp eller externt

Samarbetsproblem kan också finnas mellan grupper i företaget, eller med en leverantör eller kund.
”Peka då inte tillbaka på den som menar att det finns samarbetssvårigheter med ett: ”Ni då!”. Det gäller att vara stor här.”
Få till en dialog med de som identifierat samarbetsproblemen.
”Red ut vad det handlar om. Tycker de att de har brist på information? Att vi prioriterar fel? Att vi lämnar ifrån oss sådant som är halvgjort i deras ögon?”
När problemen är definierade kan ni börja se på vad som kan göras annorlunda och följa upp på det.

…mellan två personer

Diskutera först individuellt med var och en.
”Klargör skillnaden mellan sak och individ. Att här på jobbet gäller det att lösa en uppgift.”
Få dem att förstå att de inte kan ändra en annan person.
”Det handlar mer om eget agerande och hur man kan förhålla sig till någon annan för att äga situationen och skapa rätt förutsättningar för att få saker gjorda”, säger Viktoria Lindhé.
Som chef kan du sedan vara initiativtagare till en dialog och guida i den. Sätt dig med de två som har samarbetssvårigheter. Lyft upp vad problemen orsakar. Måla upp en gemensam och mycket tydlig målbild och ansvarsområden.
”Få dem att prata med varandra och förklara: ’När du säger på det viset känner jag så här. Skulle du kunna uttrycka dig på ett annat sätt när du vill att jag ska göra den här uppgiften?’”

Text: Malin Kaldo