Dragkampen om det nya hybridarbetet
En dragkamp om det nya hybridarbetet har börjat. Chefer ställs inför önskemål om individuella lösningar och knepiga arbetsrättsliga frågor. ”Risken finns att chefers arbetsbörda nu ökar oerhört”, säger Anna Schönfelder på Simployer.
Annonssamarbete: Simployer
Det är en hektisk tid för HR- experterna på Simployer. Med de lyfta restriktionerna den 29 september följer mängder av frågor om vad som gäller i det nya hybridarbetslivet. Behovet av stöd är stort när många arbetsplatser träder in på oprövad mark.
”Låt den här omställningen få ta tid”, uppmanar Anna Schönfelder på Simployer.
”Många är så ivriga nu när restriktionerna har hävts. Det är bråttom, bråttom. Men dras inte med. Ta tillvara den här stora förändringen och jobba fram något riktigt bra tillsammans med medarbetarna. Det här är ett unikt tillfälle att skaffa en bra och hållbar arbetsplats på lång sikt”, säger hon.
En återgång till att sitta på kontoret 9–5 varje vardag känns fel för medarbetare som under tiden med distansjobb och mer frihet har lyckats balanserat upp vardagstillvaron.
”Chefer vill ofta ha tillbaka de anställda mer. Medarbetare däremot är nöjda med ökad flexibilitet.”
Individualiserat ledarskap
Här kan det bli dragkamp. Chefer och arbetsgivare försöker locka tillbaka medarbetare till arbetsplatserna samtidigt som de peppras med önskemål om individuella lösningar och jobbupplägg.
”Risken finns att chefers börda nu ökar oerhört, när ledarskapet blir mer individualiserat”, varnar Anna Schönfelder.
”Medarbetare behöver förstå att verksamheten styr vad som är möjligt och rimligt. Den nya friheten behöver få gränser och verksamhetens bästa behöver vara i fokus”, säger hon och tipsar om hur arbetsgivare och chefer utifrån det kan hitta vägen framåt.
”Klargör riktlinjerna för vad som gäller just nu. Här har HR en viktig roll genom att sätta de yttre ramarna.”
Fixa flexibilitetsmanifest
Samla till arbetsplatsmöten och till gruppmöten med avdelningar och team.
”Hitta tillsammans vad som funkar bäst för er och utifrån verksamhetens bästa. Var också tydlig med att de arbetssätt som nu testas inte är statiska, utan att ni gör en utvärdering framöver.”
”Det är bra med en policy, eller ett flexibilitetsmanifest, som skriftligt klargör vad som gäller, också för samarbete mellan team.”
Arbetsgivaransvaret sätts på prov när tidigare tillfälliga distansarbetslösningar under pågående restriktioner ska bli mer permanenta. Arbetsmiljölagen, som ofta är inriktad på generella lösningar, blir mer svåranvänd när arbetet nu utformas mer individanpassat.
”Lagar och regler har inte ändrats och anpassats till de nya förutsättningarna”, konstaterar Anna Schönfelder.
Guide: Hybridkontoret – den flexibla arbetsplatsen
Medarbetare har vant sig vid en flexiblare arbetsplats, och många vill inte tillbaka till kontoret till 100 procent. Detta innebär stora utmaningar för både chefer, ledare och medarbetare.
Hur ska man tänka framåt? Läsa mer om viktiga frågor och svar i Simployers guide.
Arbetsgivaren bestämmer enligt arbetsledningsrätten hur verksamheten organiseras.
Men en sak som Anna Schönfelder tror att en hel del arbetsgivare kan ha missat är att arbetsgivare inte längre kan hindra någon från att komma till arbetsplatsen.
”Nu när de särskilda restriktionerna under pandemin har lyfts så har vi en annan arbetsrättslig utgångspunkt.”
Arbetsgivare och HR behöver underlätta för chefer, genom att ta fram nya riktlinjer och rutiner.
”Annars finns risken att chefer äts upp av alla individanpassningar.”
Nya riskbedömningar
Det behövs nya riskbedömningar, utifrån den nya frivilligheten som finns. Hur ser det ut med försäkringsfrågor? Rutiner kring jobbresor?
”Om vi ska jobba på olika ställen så kanske det behövs checklistor att utgå ifrån: ́Uppfyller arbete från ditt fritidshus det här? ́”
Som chef behöver du inte gå med på att en medarbetare vill jobba från fritidshuset i Åre.
”Men om det är möjligt, varför säger vi nej?”, frågar Anna Schönfelder, och påminner om att ta tillvara möjligheterna i de här stora förändringarna.
Tillgänglighet är också en viktig fråga att klargöra vid hybridarbete.
”Hur och när förväntas vi vara nåbara? Är det okej för den som inte är på arbetsplatsen att vara borta ett par timmar under dagen och sedan jobba i kapp. Behöver chefen informeras först? Behöver teamet eller andra veta det? Här får arbetsuppgifterna styra.”
”När det nya sättet att hybridarbeta tar form behöver vi vara ödmjuka inför att det inte finns svar på alla frågor. Det kan handla om att hitta en praxis.”
Skynda långsamt
Att ta ett steg i taget och utvärdera efter hand är en fördel också för anställda.
”Det kan vara så att medarbetare märker att den första lösningen med mycket hemarbete inte riktigt funkade. Kanske vill man trots allt känna sig mer delaktig på arbetsplatsen, genom att vara där oftare.”
Av den anledningen kan det vara klokt att skynda långsamt när det kommer till stora förändringar av arbetsplatsen.
”Det är värt att vänta in utvärderingar och effekter av nya arbetssätt, innan man bygger om eller säger upp kontorslokaler”, säger Anna Schönfelder.
Sjuknärvaro är känsligt
Något som hon tror kan bli en het fråga under hösten och vintern är sjukfrånvaro. Hostande och snörvlande kollegor på arbetsplatsen kommer att kännas obekvämt framöver.
”Sjuknärvaro har blivit ett känsligare ämne. Hur ska vi göra med de som är lite halvsjuka? Det får vi många frågor om till Simployer nu”, säger Anna Schönfelder.
Folkhälsomyndighetens råd säger att vid symptom ska du inte gå till arbetet och arbetsgivare ska då underlätta möjligheten att jobba hemma, för de som kan. Samtidigt är karensavdraget tillbaka sedan 1 oktober.
”Det pratas om att karensavdraget i kontaktnära yrken eventuellt ska slopas i kollektivavtal framöver. Men vi får se hur de nya reglerna slår.”
Ett steg i taget. Testa, utvärdera och anpassa. Det sker nu på alla plan.
”Vi står inför nya förutsättningar. Så skynda långsamt. Vi har inte hela bilden klar ännu”, påminner Anna Schönfelder avslutningsvis.
Text: Malin Kaldo
